Organizējieties: 10 padomi digitālo piezīmju pārvaldīšanai

Seinfelda fani atcerēsies krāšņo ainu no izrādes, kad Džerijs un Elaine parādīsies automašīnu nomas aģentūrā. Džerijs lūdz paņemt vidēja lieluma automašīnu, kuru rezervēja. Aģents pie letes atbild, ka viņiem nav atlicis neviena vidēja lieluma modeļa, jo viņi beigušies. "Skat, " Džerijs saka, "jūs zināt, kā veikt rezervāciju. Jūs vienkārši nezināt, kā rezervāciju noturēt ." Es tāpat domāju par digitālajām piezīmēm. Ir ļoti viegli veikt piezīmes, bet daudz grūtāk tās izmantot .

Lai faktiski izmantotu pierakstītās piezīmes, jums tās jāorganizē un jāzina, kā tās atrast. Šie padomi par darba sākšanu ar piezīmju veikšanas lietotni un piezīmju kārtošanu palīdzēs.

1. Izvēlieties lielisku piezīmju veikšanas lietotni

Jūsu izvēlētā piezīmju veikšanas lietotne ļoti ietekmē to, vai un kā jūs kādreiz atkal redzēsit piezīmes. Pamata piezīmju veikšanas lietotne, kas iepriekš tika instalēta tālrunī vai planšetdatorā, iespējams, nav pārāk laba. Protams, jūs to jau esat izmantojis, un tas darbojas lieliski, bet varbūt jūs nezināt, kādas funkcijas jums trūkst un kas atšķir tikai apmierinošas lietotnes no izcilām.

Trīs funkcijas, kas padara pierakstīšanas lietotnes patiešām noderīgas, ir:

• mapes,
• tagi un
• rakstzīmju optiskā atpazīšana (OCR).

Pēc brīža es iedziļināšos sīkāk par katru punktu.

Trīs lietotnes, kuras es visvairāk iesaku, balstoties uz manu personīgo pārbaudi daudzām piezīmju lietotnēm gadu gaitā, ir šādas:

• Microsoft OneNote, ja vēlaties bezmaksas piezīmju veikšanas lietotni,
• Evernote, ja jums nav prātā maksāt par Premium līmeņa abonementu, un
• Quip sadarbības piezīmju veikšanai.

2. Izveidojiet iesūtni

Ātri pierakstot piezīmi, ir nepieciešama vieta, kur to saglabāt, kur tā nepazudīs. Savā piezīmju izveides lietotnē izveidojiet mapi Iesūtne un iestatiet to kā noklusējuma krātuves vietu.

Regulāri apmeklējiet iesūtni, lai pievienotu vairāk informācijas par savām piezīmēm un kārtotu tās. Nākamajos dažos padomos jūs redzēsit, kā to izdarīt. Iesūtne nav jātīra noteiktā grafikā, bet mēģiniet to izdarīt, kad piezīmju veikšanas lietotne ir atvērta pilna izmēra ekrānā (sk. 10. punktu zemāk). Tas ļauj vieglāk redzēt, ko jūs darāt, un redzēt visas jūsu piedāvātās iespējas.

Piezīmju ierakstīšanas lietotnē nav jāiestata Inbox Zero. Iesūtne ir lieliska vieta, kur glabāt piezīmes, kuras bieži apmeklējat. Piemēram, es glabāju piezīmi ar visu savu draugu Wi-Fi tīkla nosaukumiem un parolēm, tāpēc, ja ienesu viņu mājā jaunu ierīci vai noslaukšu saglabāšanas paroli, es varu atkal pievienoties tīklam, netraucējot viņiem uzzināt sīkāku informāciju. Šai piezīmei manā iesūtnē ir pastāvīga māja.

3. Kārtojiet piezīmes mapēs vai piezīmjdatoros

Mapes, kuras dažas lietotnes sauc arī par piezīmjdatoriem, palīdz manuāli sakārtot piezīmes. Tās kļūst noderīgas vēlāk, kad vēlaties izpētīt piezīmes par noteiktu tēmu, piemēram, visas piezīmes, kas ir receptes.

Izveidotās mapes un to nosaukšanas veids ir atkarīgs no tā, kādas piezīmes jūs veicat un kā tās izmantojat. Ja neesat pārliecināts, sāciet ar iesūtnes, lasīšanas, sadzīves, personiskā un darba mapēm. Kad esat sapratuši, kā tos izmantojat, tos vienmēr varat mainīt un izveidot vairāk.

4. Izveidojiet saīsnes savām iecienītākajām mapēm

Jebkurā labi izmantotajā piezīmju veikšanas lietotnē ir mapes, kurās redzama lielāka darbība nekā citās. Padariet šīs mapes viegli sasniedzamas, izveidojot tām saīsnes vai atzīmējot tās kā izlases. Šīs ir mapes, kurās jūs bieži skatāties veiktās piezīmes un pievienojat jaunas.

Jums, visticamāk, ir citas mapes, kurās ir tikai piezīmes līdz neparedzētam laikam, kad tās jums vajadzīgas. Viņiem nav jābūt priekšpusē un centrā.

5. Izmantojiet tagus

Tagi palīdz atrast esošās piezīmes. Tie var sašaurināt to, ko redzat noteiktā mapē, vai parādīt visas piezīmes, kas vairākās mapēs ir marķētas ar kopēju motīvu. Tie arī palīdz jums atrast piezīmes, kas attiecas uz kādu tēmu, pat ja tematiskais vārds neparādās pašā piezīmē. Ļaujiet man minēt dažus piemērus.

1. piemērs: sakiet, ka jums ir mape ar nosaukumu Receptes, un jūs plānojat ballīti dažiem veģetāriešiem. Jūs varat paņemt visas piezīmes no tikai tās mapes, kuras ir marķētas ar veģetāriešiem, lai iegūtu idejas, ko padarīt.

2. piemērs: iespējams, jūs esat rakstnieks, kurš raksta dažādām publikācijām. Jūs varētu izdarīt piezīmes par rakstiem un sakārtot tos mapēs, pamatojoties uz to publicēšanas vietu. Tomēr var būt reizes, kad vēlaties izpētīt visas piezīmes, kas jums ir par noteiktu tēmu, neatkarīgi no tā, kurš darbu publicējis. Ja piezīmes esat atzīmējis ar šo motīvu, varat meklēt tagu un redzēt tos visus neatkarīgi no tā, kurā mapē tie atrodas.

3. piemērs: ar piezīmju pierakstīšanas ziņojumu jūs pārsūtāt ar projektu, kurā strādājat. Ziņojumā nekad nav teikts projekta nosaukums vai tas, par ko tas ir domāts. Tas ir tas, kā cilvēki sazinās, kad viņiem kaut kas ir pa prātam. Šajā gadījumā jūs varētu pievienot atzīmes, lai definētu piezīmi (projekta nosaukums, klients, darba apraksts), lai jūs varētu atrast piezīmi, kad jums tā būs nepieciešama.

6. Lopu birkas

Ir tāda lieta kā pārāk daudz tagu. Jo vairāk pievienosiet tagus, jo apķērīgāki būs tie. Tāpēc laiku pa laikam izkaujiet tagus. Lūk, kā to izdarīt.

Uzvelciet visu izmantoto tagu sarakstu. Bieži vien blakus tagam var redzēt piezīmju skaitu. Vispirms meklējiet gandrīz kopijas. Ja jums ir tagi gan lietotnei, gan lietotnei, atbrīvojieties no tā, kurai ir mazāk piezīmju. Atveriet skartās piezīmes un pievienojiet tagu, kuru paturēsit. Izdzēsiet otru tagu.

Turklāt, ja jums ir tagi ar divām vai mazāk piezīmēm, apsveriet iespēju no tiem atbrīvoties. Viņi, iespējams, neko labu tev nedara.

7. Izveidojiet saīsni savā tālrunī

Izveidojiet saīsni tālrunī, lai piezīmju ierakstīšanas lietotnē sāktu jaunu piezīmi, lai ideju un informācijas iegūšana vienmēr būtu ātri sasniedzama. IOS ierīcēs varat izveidot saīsni Siri, bet operētājsistēmā Android - lietotnē meklēt opciju Jauns piezīmju logrīks.

8. Diktēt

Kad kaut kas ienāk prātā, jūs vēlaties pierakstīt, bet diktējiet, ja nopietni steidzaties vai staigājat pa suni un diez vai spējat vienlaikus noturēt gan pavadas, gan tālruni.

Lielākajai daļai viedtālruņu ir funkcija no runas uz tekstu. Lieto to! Sāciet jaunu piezīmi, nospiediet mikrofona ikonu uz tastatūras un runājiet visu, ko vēlaties pierakstīt. Alternatīvi, jūs varat ierakstīt balss piezīmi un vēlāk to pārrakstīt. Ja jūs ieradīsities ieradumā un bieži vien diktēsit garus fragmentus, ieteicams ietaupīt laiku, lai izmantotu transkripcijas pakalpojumu. Ir pieejamas daudz labu bezmaksas un apmaksātu iespēju, lai gan apmaksātās iespējas parasti ir daudz precīzākas.

9. Pievienojiet attēlus un PDF failus, izmantojiet OCR

Ja jūsu lietotnei ir OCR, tā var meklēt tekstu, kas atrodams attēlos, PDF failos un citos failos, kurus tajā augšupielādējat. Nekautrējieties pievienot failus savām piezīmēm, kad tie jums nepieciešami. Tajā ietilpst informatīvu zīmju fotoattēli, ar roku rakstītas piezīmes, grāmatu lapas utt.

Izmantojot piemēru, varat redzēt, cik tas ir noderīgi. Pieņemsim, ka jūs pievienojat maltītes kvīti PDF formātā, kas jums jāpieprasa izdevumu pārskatā. Jūs aizmirsāt atzīmēt to kā “kvīti” un nezināt, kur tā atrodas. Ja atceraties restorāna nosaukumu, varat to ierakstīt meklēšanas joslā, un OCR to izsekos.

Pievērsiet uzmanību ierobežojumiem, kurus piezīmju veikšanas lietotne vai konta tips nosaka OCR lietošanai un glabāšanai. Piemēram, Evernote bezmaksas versija palaiž OCR attēliem, bet ne PDF un Office dokumentiem. Lai to izdarītu, jums ir nepieciešams Premium vai Business konts. Ja jūsu lietotnē nav iebūvēta skenēšana, varat apsvērt iespēju to savienot pārī ar mobilo skenēšanas lietotni.

10. Organizējiet uz lielā ekrāna

Ideālā gadījumā piezīmju veikšanas lietotnei būs darbvirsmas lietotne un tīmekļa lietotne. Kārtot, izmantojot iesūtni un kārtot piezīmes, izmantojiet vienu no tām (vispārīgi runājot, darbvirsmas lietotnes ir labākas šim nolūkam). Liela ekrāna izmantošana ļauj jums redzēt vairāk lietotnes, un tāpēc vairāk mapes struktūras, tagus un citu informāciju, ko pievienojat piezīmēm, lai tās būtu sakārtotas. Ja redzat visas savas iespējas, visticamāk, izvēlēsities pareizās.

Ņemiet piezīmi, turiet piezīmi, atkārtoti apmeklējiet piezīmi

Organizējot piezīmju veikšanas pieredzi, jūs uzlabojat iespējas ne tikai veikt atbilstošākas piezīmes, bet arī saglabāt tos tādā veidā, kas ļauj tos pārskatīt, kad ir pienācis laiks.