Video: Бухучет для начинающих. Занятие №1 (Decembris 2024)
Ja jūsu uzņēmums apsver biznesa dokumentu pārvaldības programmatūru, ļaujiet numuriem norādīt. Protams, jūs droši vien uztrauc vēl viena pastāvīga programmatūras licencēšanas maksa, kas pieaugs mēnesi pēc mēneša un gadu no gada, taču esiet droši - šie rīki galu galā ietaupīs vairāk naudas, nekā maksā. Redaktoru izvēles rīks, piemēram, Zoho Docs, nodrošina jums lielāku elastību, sadarbības iespējas un atmiņas ietilpību, kāda jums jebkad būs ar papīru, failu mapēm un glabāšanas skapjiem.
Es runāju ar Lisa Croft, Adobe Product Cloud grupas produktu mārketinga vadītāju, kas ir spējīgs un rentabls biznesa dokumentu pārvaldības rīks, par daudzajiem veidiem, kā biznesa dokumentu pārvaldība var ietaupīt jūsu uzņēmuma laiku, vietu un, kas vēl svarīgāk, daudz naudas. Šeit ir četri acīmredzamākie veidi, kā šie rīki nodrošina izcilu ieguldījumu atdevi.
1. Drukāšanas izmaksas
Ja spējat pilnībā atbrīvoties no papīra dokumentiem, padarot visu darbību ciparu, jūs pērkat daudz mazāk papīra nekā konkurenti. Turklāt jūs varēsit tērēt mazāk naudas drukāšanai, kas ietver enerģijas izmaksas, tinti un izdevumus, kas saistīti ar fizisku dokumentu nosūtīšanu uz attālām vietām.
Saskaņā ar Adobe aprēķiniem uzņēmumi, kas drukā 10 000 dokumentu, ietaupīs aptuveni 2 740 USD, pārejot uz digitālajiem dokumentiem (10 000 dokumentu ir aptuveni 1/6 no GB; vairāk par to vēlāk). Ja papīra izmaksas jūs neaptver, padomājiet par to, cik daudz jūs palīdzēsit videi. Desmit tūkstošu dokumentu ražošanai ir nepieciešami 11 427 galoni ūdens, 961 mārciņa atkritumu un 3725 mārciņas koksnes. Tas ir ļoti kaitīgs mūsu ekosistēmai.
"Centieties vispār nekad nedrukāt, " sacīja Krofts. "Kad esat izdrukājis dokumentu, jūs ieviešat izmaksas par šī dokumenta pārvaldību. Ja jūs to visu laiku glabājat ciparu formātā, jūs ietaupāt naudu no paša sākuma."
2. Uzglabāšanas izmaksas
Komerciālā nekustamā īpašuma izmaksas Manhetenas pilsētas centrā, kur atrodas PCMag biroji, ir aptuveni USD 73 par kvadrātpēdu. Ja dokumentu glabāšanai veltāt tikai 100 kvadrātpēdas, jūs tērējat aptuveni 7300 USD mēnesī vai 87 600 USD gadā, tikai uzglabājot papīru.
Tomēr, ja jūs pilnībā digitalizētu savu darbību uz papīra, jūs varētu saglabāt 64 800 Microsoft Word dokumentu lapas mazāk nekā 1 GB digitālā mākoņa krātuvē. Piemēram, izmantojot Zoho Docs, jūs varētu maksāt tikai USD 96 par 100 GB krātuves gadā. Simt gigabaitu ir ekvivalents 64 800 000 Word lapām. Izmantojot Zoho Docs, jūs varēsit piekļūt arī tādām funkcijām kā grupas failu koplietošana, tiešsaistes un vienlaicīga komandas rediģēšana un pat audita žurnāli, kas precīzi norāda, kurš piekļuvis jūsu dokumentiem un veica izmaiņas tajos (vairāk par to vēlāk).
3. Dariet vairāk mazāk, un dariet to ātrāk
Iepriekš es minēju dažas digitālās funkcijas, kas biznesa dokumentu pārvaldības sistēmas padara jūsu biznesu vērtīgākas nekā standarta papīra dokumenti. Šajā sadaļā es apskatīšu mazliet padziļināti. Piemēram, izmantojot Adobe Document Cloud, jūs varat nosūtīt vienu failu vairākiem lietotājiem un pieprasīt parakstus no katra adresāta. Padomājiet par to, cik daudz sarežģītāks un dārgāks šis process būtu ar papīru un Amerikas Savienoto Valstu pasta dienestu. Tagad, reizinot šo cenu, vairākas reizes jūs varētu atkārtot procesu visa gada garumā.
"Dokumenta elektroniska parakstīšana ļauj ietaupīt naudu, " sacīja Krofts. "Jums tas nav jādara FedEx. Jums nav jāgaida, kad tas tiks nosūtīts atpakaļ. Tas saīsina laiku un papildu dokumenta kopijas. Jūs arī novēršat problēmas ar cilvēkiem, mainot dokumentu, tāpēc jūs zināt dokumentu, kas izrakstījies un parakstījies ir dokuments, kuru jūs faktiski izsūtījāt. Nākamajā sadaļā es nonākšu drošībā.
Kā ar grupas rediģēšanu? Izmantojot tādus rīkus kā Zoho Docs, jūs varat sapulcināt grupu un vienlaikus veikt izmaiņas dokumentos, tos nenosūtot no locekļa uz priekšu un atpakaļ. Pat ja jūs jau izmantojāt Microsoft Word un e-pastu, šis process būtu daudz lēnāks un mazāk sadarbīgs. Jūs, visticamāk, izveidosit dokumentu un nosūtīsit to augšup pa komandķēdi vairākām recenzijām, kurā brīdī dokuments jums tiks nosūtīts atpakaļ uz labojumiem. Izmantojot biznesa dokumentu pārvaldības programmatūru, visas ieguldītās puses varēja rediģēt dokumentu vienlaikus, vienā un tajā pašā dokumentu skatītājā.
"Spēja sadarboties ar dokumentu ir ieguvums, noteikti, " sacīja Krofts. "Tas nozīmē, ka tas ietaupa naudu ceļošanai, kā arī samazina pārskatīšanas ciklus. Jūs paņemat dokumentu no sākuma līdz beigām, izmantojot diezgan sarežģītu ciklu. Jebkurā laikā jūs varat samazināt šo laiku, jūs ietaupāt naudu. Tās perifērijas lietas, par kurām cilvēki nedomā, bet ilgtermiņā ietaupa naudu."
4. Daudzie dokumentu drošības aspekti
Nav iespējams noteikt, cik liela dokumentu drošība var ietaupīt jūsu uzņēmumu, kamēr nav par vēlu. Piemēram: Ko darīt, ja kāds uzņemas līgumu, kuru jūs viņiem nosūtījāt uz fiziska papīra un veic neapstiprinātas izmaiņas līguma noteikumos? Iespējams, ka pirms parakstīšanas neredzēsit krāpnieciskajā dokumentā atspoguļotās izmaiņas. Tagad jūs esat juridiski atbildīgs par jaunā un neīsto līguma noteikumiem.
Turklāt, kā būtu, ja kāds pazaudētu papīra lapu, kurā ir svarīga korporatīvā informācija, un šī informācija nonāktu nepareizajās rokās? Jūs varat zaudēt savas konkurences priekšrocības vai arī jūs varat iesūdzēt tiesā. Lai gan nav iespējams norādīt skaitli, ko šis kaitējums varētu maksāt jūsu biznesam, tas gandrīz noteikti ir mazāks par ikgadējo biznesa dokumentu pārvaldības abonementa cenu.
Biznesa "dokumentu pārvaldības rīki ļauj uzzināt, kam ir pieeja un ko viņi var darīt ar dokumentu, " sacīja Krofts. "Es varu jums nosūtīt failu un pateikt, kad jūs to atvērāt, ja jūs to apskatījāt, vai jūs to izdrukājāt. Es zinu, kur ir dokuments. Vai šis dokuments nonāks nepareizajās rokās? Šie rīki šo risku pilnībā novērš.. Tas ir kaut kas, par ko nedomājat ietaupīt, bet ilgtermiņā tas varētu būt."
Atrodiet sev piemērotāko rīku
Lai arī Zoho Docs un Adobe ir vieni no labākajiem rīkiem tirgū, citi produkti, piemēram, Google Drive, Microsoft SharePoint un Dropbox Business, piedāvā unikālu funkciju komplektus, kas varētu labāk atbilst jūsu vajadzībām.
Piemēram: Google disks piedāvā pilnu piekļuvi dokumentiem tiešsaistē, var lasīt Microsoft Office failus un piedāvā neierobežotu krātuvi vairāk nekā pieciem lietotājiem. SharePoint ir ideāls rīks uzņēmumiem, kas galvenokārt paļaujas uz Microsoft Office 365 rīkiem, piemēram, Word, PowerPoint un Excel. Dropbox ir vislabākais failu glabāšanai, pārvaldīšanai un pārsūtīšanai. Uzņēmums pat nesen pievienoja IT administratora rīkus, lai dotu jums lielāku elastību attiecībā uz to, kurš redz kādus dokumentus.
