Organizējieties: 5 lietotnes, kas jums nav nepieciešamas, lai tās nevarētu izmantot elektroniski

Pāriet uz elektronisku dokumentu nav grūti, it īpaši, ja zināt, kādi rīki to var palīdzēt izdarīt. Ja jūs mēģināt pilnībā atteikties no papīra, ir vismaz pieci rīki, kas nepieciešami, lai tas darbotos.

Kur jūs joprojām izmantojat papīru? Varbūt jūs savu uzdevumu sarakstu glabājat piezīmju grāmatiņā vai varbūt jums ir dokumentu kaudze, kas jums jāpierakstās ar tinti. Jūs varat likvidēt gandrīz visu papīru savā dzīvē, ja jums ir šie pieci rīki:

1. aktīvo darbu saraksta lietotne,
2. skenēšanas lietotne,
3. failu sinhronizācijas pakalpojums,
4. e-paraksta rīkus un
5. dokumentu piegādes pakalpojums.

Apskatīsim tuvāk katru no šiem rīkiem un to, ko viņi dara. Es arī sniedzu ieteikumus par konkrētām lietotnēm, kuras varat izmantot, lai palīdzētu jums sākt darbu.

1. App-Do saraksts App

Es nekad neatliecos ar pirkstu uz kādu, kurš izmanto aktīvo darbu sarakstu, ja viņiem šķiet, ka tas viņiem darbojas. Tomēr, ja jūs mēģināt iztikt bez papīra, viena no labākajām sākuma vietām ir visu savu uzdevumu un sarakstu pārvietošana uz lietotni.

Labākās aktīvo darbu saraksta lietotnes ir daudz efektīvākas nekā papīra saraksti. Izmantojot papīru, jūs esat iestrēdzis pārsvītrojumos, un, mainoties prioritātēm, jūs nevarat viegli pārkārtot uzdevumus. Jūs nevarat arī uzticēt uzdevumus citiem cilvēkiem un saņemt brīdinājumus, tiklīdz viņi tos ir izpildījuši.

Izmantojot aktīvo darbu saraksta lietotni, jūs saņemat atgādinājumus par gaidāmajiem termiņiem, paziņojumus, kad kāds cits veic uzdevumu, iespēju jebkurā laikā pārkārtot jūsu sarakstu un daudzas citas priekšrocības. Mani trīs labākie saraksti starp aktīvo darbu saraksta lietotnēm ir:

• Todoist Premium
• Asana (parādīts iepriekš)
• Any.do

Ja jūs mēģināt pāriet uz elektronisko dokumentu, jums jāatrod jūsu vajadzībām piemērota aktīvo darbu saraksta lietotne un dažas nedēļas jāpieliek pie tā.

Sāciet ar trīs kategoriju sarakstu izveidi: darba, personīgais un sadzīves. Jūs tos vienmēr varat mainīt vēlāk, ja tie nav atbilstoši jūsu vajadzībām. Savā darba sadaļā pierakstiet uzdevumus darbā, kas jums jāpaveic šajā nedēļā. Personīgajā sarakstā pierakstiet visu personīgo, kas jums jādara, piemēram, nosūtiet pateicības karti vai ieplānojiet matu griezuma iecelšanu. Izmantojiet savu mājsaimniecības sadaļu, lai sāktu pārtikas preču iepirkšanās sarakstu.

Tas ir pietiekami daudz, lai jūs sāktu. Izmantojot lietotni “to-do”, jūs noskaidrosit, kuras stratēģijas jums vislabāk der, ja sakārtojat sarakstus, iestatīt atgādinājumus un uzticēt uzdevumus citiem. Tomēr pirmās pāris nedēļas vislabāk ir saglabāt sarakstus īsus un saprotamus. Pirmoreiz izmantojot aktīvo darbu saraksta lietotni, ir jāpieņem jauns ieradums; ja tas ir pārāk sarežģīti, jūs, iespējams, pie tā nepieķersities. Kad ieradums patiešām ir izzudis, varat sākt pilnveidot uzdevumu sarakstu stratēģijas.

2. Skenēšanas lietotne

Skenēšanas lietotne ir nenovērtējama, lai svarīgus papīra dokumentus pārvērstu digitālos failos. Kad digitalizējat dokumentus, jūs izveidojat no tiem rezerves kopijas, kas nozīmē, ka oriģinālus var sadriskāt vai pārstrādāt vai droši novietot. Daži no elementiem, kurus varētu vēlēties digitalizēt, ir papīra nodokļu deklarācijas, personu apliecinoši dokumenti, oficiāli sertifikāti (piemēram, dzimšana, nāve, laulība vai diploms), garantijas un kvītis, receptes un pat ne papīra dokumenti, piemēram, informācija un instrukcijas drukāts mājas wifi maršrutētāja apakšpusē.

Skenēšanas lietotnes pārvērš jūsu tālruņa kameru par skeneri. Lai gan dokumentu digitalizēšanai var izmantot jebkuru printeri ar skeneri, mobilās skenēšanas lietotnes ir daudz ērtākas, nemaz nerunājot par portatīvo. Jebkurā vietā varat uzņemt jebkura attēla attēlu.

Labākās skenēšanas lietotnes nosaka ne tikai skenējamās preces malas, bet arī to, kāda veida vienums tas ir, vai tā ir lapa no grāmatas, vai vizītkarte. Labākie no tiem ietver arī optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) tehnoloģiju, lai aptuveni minūtes laikā pēc dokumenta skenēšanas jūs varētu nokopēt un ielīmēt tekstu no tā. Labai skenēšanas lietotnei jāspēj arī apkopot vairākas lapas vienā failā.

Divas skenēšanas lietotnes, kas atbilst visām šīm prasībām un ir pieejamas gan Android, gan iOS, ir:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (abonementi no USD 9, 99 gadā vai USD 59, 99, lai to pilnībā iegādātos) un
• Scanbot Pro (6, 99 USD).

3. E-paraksta rīks

Ja jūs izmantojat elektronisku dokumentu, jums jāspēj parakstīt dokumentus, tos neizdrukājot. Gandrīz nav iemesla kādreiz izdrukāt un parakstīt papīra lapu, ko kāds jums nosūta elektroniski. Jums vajadzētu būt iespējai lielāko daļu dokumentu parakstīt digitāli, izņemot ļoti dažus izņēmumus. Lai to izdarītu, jums ir nepieciešama lietotne, kas ļauj jums izveidot digitālo parakstu un lietot to failiem.

Daži programmatūras piemēri, kas ietver e-paraksta rīkus:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign un
• MacOS priekšskatījums (parādīts iepriekš).

Lai sāktu, vispirms jāizveido paraksts, kas bieži vien ir vissmagākā sastāvdaļa, jo paraksti parasti izskatās šķietami, kad tos veido ar peli, pirkstu un skārienekrānu vai irbuli. Labās ziņas ir tas, ka jums šis solis jāveic tikai vienu reizi. Kad esat izveidojis un saglabājis parakstu, varat to izmantot atkal un atkal. Lai iegūtu sīkāku informāciju par divām populārākajām metodēm, varat iegūt sīkāku informāciju par PCMag stāstiem par to, kā parakstīt PDF failu, izmantojot Acrobat Reader, un par to, kā parakstīt PDF failu MacOS priekšskatījumā.

Ja jums liekas, ka vēlaties parakstīt savu vārdu ar peli, pirkstu vai irbuli, pārbaudiet, vai ir iespēja piespraust pildspalvas un papīra paraksta attēlu, ko pēc tam varat augšupielādēt.

4. Failu sinhronizācijas pakalpojums

Failu sinhronizācijas pakalpojums padara visus jūsu dokumentus pieejamus jums neatkarīgi no tā, kāda ierīce jums ir pa rokai. Šis ir piemērs tam, kā failu sinhronizācijas pakalpojums ir neaizstājams: Es pirms dažiem gadiem biju lidostā, lai pieteiktos globālajai ieceļošanai. Mans intervētājs man prasīja pasta adreses pierādījumu. Tas nav manā autovadītāja apliecībā, un es neatnesu nevienu pastu, lai viņu parādītu. Tad es atcerējos, ka esmu skenējis un saglabājis nekustamā īpašuma dokumentu, kuru man nosūtīja pa pastu man vajadzīgajā adresē. Es atvēru sava failu sinhronizācijas pakalpojuma mobilo lietotni un savācu dokumentu, lai parādītu intervētāju. Viņš bija apmierināts, un es saņēmu savu dalību pasaulē.

Trīs no vispazīstamākajiem failu sinhronizācijas pakalpojumiem - un es nekautrējos ieteikt nevienu no tiem - ir:

• Kaste,
• Dropbox un
• Google disks.

Daudzas failu sinhronizācijas programmas ļauj arī ierīcēs saglabāt dokumentu bezsaistes kopijas, kas ir īpaši ērts visam, kas jums varētu būt nepieciešams daļēji ārkārtas situācijā, piemēram, apdrošināšanas sertifikāti, ID vai vārdi un tālruņu numuri tālruņu kokā..

Dažiem no labākajiem failu sinhronizācijas pakalpojumiem ir arī dokumentu koplietošanas rīki, ar kuriem mēs varam iepazīties.

5. Dokumentu koplietošanas rīks

Parasti digitālo dokumentu nosūtīšanas veids ir to pievienošana e-pastam. Tomēr šī iespēja ne vienmēr ir ideāla, jo jūs ne vienmēr varat pateikt, kad saņēmējs tos ir saņēmis. (Varat izmantot lasīšanas kvītis, taču tās darbojas tikai tad, ja saņēmējs tos nav bloķējis vai noraidījis.) Vēl viena e-pasta problēma ir tā, ka daži faili ir pārāk lieli vai jūsu e-pasta programma automātiski pazemina oriģināla kvalitāti.

Alternatīvs digitālo dokumentu nosūtīšanas veids ir to kopīgošana, izmantojot kādu citu mākonī balstītu pakalpojumu. Failu sinhronizācijas pakalpojumi, piemēram, tie, kas minēti iepriekšējā sadaļā, parasti ļauj koplietot failu, izveidojot saiti uz to, kuru jūs varat nosūtīt, ja vēlaties. Mākoņu krātuves pakalpojumiem (no kuriem daudzi tagad neatšķiras no failu sinhronizācijas pakalpojumiem) parasti ir arī tie.

Parasti failus, kurus vēlaties koplietot, ievietojat mapē sinhronizācijas vai mākoņa krātuves lietotnē un ar peles labo pogu noklikšķiniet, lai iegūtu saiti, kuru varat kopīgot. No šīs saites saņēmējs var lejupielādēt failus. Atkarībā no tā, kāds pakalpojums jums ir, jums varētu būt iespēja redzēt, kad un cik bieži persona lejupielādē failu. Daži pakalpojumi, ieskaitot Dropbox, pat ļauj izveidot piekļuves derīguma termiņu.

Gaidiet uz priekšu, sāciet jau šodien

Pēdējais padoms, kā turpināt darbu bez elektroniskajiem dokumentiem, ir sākt šodien un gaidīt, nevis atpakaļ. Tas, ko es domāju, ir tas, ka nevajag ķerties pie tā, lai digitalizētu jebkādu jums palikušo papīru. Tā vietā pieņemiet dažas lietotnes, kas palīdzēs jums sākt darboties bez papīra un tagad varēsit virzīties uz priekšu ar saviem jaunajiem ieradumiem.