Organizējieties: 6 padomi, kā sākt darbu ar projektu vadību

Projektu vadība ir grūts darbs. Komandas un organizācijas cenšas strādāt vienkāršāk, un tas bieži nozīmē atcelt īpaša projekta vadītāja lomu. Lai gan joprojām ir iespējams nopelnīt paaugstinātu grādu priekšmetā, tas nav nekas neparasts, ka cilvēki ar nelielu pieredzi vai bez pieredzes iemācās iejusties projekta vadītāja lomā, bieži vien papildus savam oficiālajam darbam. Lai gan tā var būt milzīga pieredze, tirgū ir tik daudz jaudīgas programmatūras projektu vadībai, ka mazam vai diviem projektiem projekta vadītājs vispār nav vajadzīgs.

Ja jums nav lielas pieredzes projektu vadībā, šeit ir daži padomi, kā jūs varat sākt. Liels paldies Pēterim Klarksonam, iepriekš no Maestro Development, un Jason Westland, ProjectManager.com izpilddirektoram, par viņu ieskatu par šī raksta agrāku versiju.

1. Pārliecinieties, ka jums ir projekts

Pirms sākat mēģināt vadīt projektu, pārliecinieties, ka jums ir projekts! Šis padoms var šķist pārāk vienkāršs, bet es to atkal un atkal esmu dzirdējis no ekspertu projektu vadītājiem.

Projekts ir uzdevumu kopums, kam ir sākuma datums, beigu datums un piegādājamais. Piegāde ir jebkas, kas tiek piegādāts darba beigās, piemēram, fizisks produkts vai funkcionējoša vietne. Mājas celtniecība ir projekts. Vietnes pārprojektēšana (kā norādīts ProofHub ekrānā zemāk) ir projekts. Ja teorētiski jūs varētu visus projekta uzdevumus nodot kādam citam un saņemt kaut ko no šīs personas, tas ir projekts.

Dažreiz cilvēki jauc notiekošo darbu ar projektiem, tāpēc ļaujiet man minēt dažus notiekošā darba piemērus, lai tas būtu skaidrs. Katru nedēļu rakstīt jaunu saturu vietnei ir nepārtraukts darbs, kaut gan jūs varētu uzlūkot vienas atsevišķas rakstīšanas daļas izgatavošanu kā savu mazo projektu. Uzturēšanas atbalsta nodrošināšana kodam, pastāvīgi to labojot, ir nepārtraukts darbs. Atbildēšana uz klientu e-pastiem vai tālruņa zvaniem ir nepārtraukts darbs.

2. Jābūt atklāšanas periodam

Pirms projekta uzsākšanas daži cilvēki iesaka tā dēvēto atklājumu. Projektu vadības atklāšana atšķiras no atklāšanas juridiskā nozīmē. Mūsu vajadzībām tas ir laika posms, kad cilvēki, kas pieprasa projektu, izpēta, ko viņi vēlas darīt vai padarīt un kāpēc. Tā varētu būt sanāksme, sanāksmju sērija vai brīvs laika periods brīvai domāšanai un izpētei.

Zemāk ir daži jautājumi, kas jāizpēta, kamēr atrodaties.

• Kāds būs projekts? Cik konkrētu jūs varat iegūt, to definējot?
• Kāds ir tā mērķis?
• Kādus rezultātus jūs vēlaties?
• Kādi resursi jums ir jāuzņemas šī projekta realizēšanai?
• Kad jums ir nepieciešams galaprodukts, un vai, ņemot vērā resursus, jūsu termiņš ir pieņemams?

3. Definējiet darbības jomu

Varētu dzirdēt, ka pieredzējis projekta vadītājs saka: "Ja tas nav darbības jomā, tas nav projektā."

Katram projektam ir vajadzīga skaidra darbības joma. Projekta darbības joma precīzi nosaka, ko projekts radīs. Tas ir bloķēts visu ar projektu saistīto aspektu, aktīvu, funkciju, nodevumu un citas detaļas saraksts. Kad tas ir bloķēts, jūs to nevarat pievienot. Piemēram, ja jūs ceļat māju, tvērums definēs, cik daudz stāstu mājā būs, tā kvadrātveida kadrus, cik daudz logu būs, cik kāpņu, gaismas slēdžu utt.

Iemesls, kādēļ projektiem ir nepieciešama skaidra darbības joma, pirms sākat tos sākt, ir tāds, ka pēc projekta uzsākšanas neviens nemēģina pievienot neko, kas ir ārpus darbības jomas. Ja projekta darbības joma tiek pievienota pēc tam, kad tas ir sācies, tas zaudē laika grafiku, budžetu un pieejamos resursus. Ja projektam pievienojat uzdevumus, tas pat var kļūt par projektu - tas var vienkārši kļūt par pastāvīgu darbu.

Darbības jomas noteikšana var notikt atklāšanas sanāksmē vai arī tā var vienkārši rasties no sarunām starp klientu vai personu, kas pieprasa projektu, un potenciālo projekta vadītāju vai vadītāju.

4. Sarīkojiet Kickoff sanāksmi

Sākuma sanāksme ir tā, kurā tiek iepazīstināti visi, kas strādās pie projekta. Šī tikšanās nosaka turpmāko darbu toni un pārliecinās, ka visiem projekta komandas locekļiem ir skaidra informācija par to, ko viņi darīs un kāpēc.

Ievērojiet, ka atklāšanas sanāksmes rīkošana nav pat tuvu pirmajai, ko darāt, vadot projektu! Tā kā sākums palīdz visiem atrasties vienā lapā, jūs vēlaties būt pārliecināts, ka jums ir skaidrs priekšstats par projektu un darbības jomu, lai jūs to pārliecinoši piegādātu visiem pārējiem.

Sākuma sanāksmes laikā projekta vadītājam jādefinē vismaz šīs četras lietas:

• Projekta apjoms,
• Spēlētāji un viņu lomas,
• Piegādājamie un
• Starpposma mērķi.

Mēs jau runājām par projekta jomu. Spēlētājiem un viņu lomām projekta vadītājs iepazīstinās dažādas komandas un līdzstrādniekus savā starpā. Turklāt sākuma sanāksme ir ideāls laiks, lai pārrunātu hierarhiju, tas ir, kurš atskaitās kam un kurš parakstās darbā.

Rezultātu apspriešana pārklājas ar diskusiju par hierarhiju, jo jums ir jāatbild uz jautājumu: "Kas saņems katru rezultātu?"

Starpposma mērķi (kā parādīts iepriekš Editors 'Choice projekta vadības programmatūrā Teamwork Projects, iepriekš) ir punkti projektā, kas parāda skaidru progresu ceļā uz gala mērķi. Būvējot māju, pagrieziena punkts varētu būt brīdis, kad esat uzlicis un uzlicis pamatu. Kad rāmis ir vietā, tas ir vēl viens pagrieziena punkts. Sākuma sanāksmes laikā jums jāzina, kādi būs projekta pagrieziena punkti, pat ja jums vēl nav datumi, kas tiem būtu norādīti. Dažreiz jums ir nepieciešami citi komandas eksperti, piemēram, programmēšanas vadība vai projektēšanas vadība, lai palīdzētu precīzi noteikt, kad šiem pagrieziena punktiem vajadzētu krist. Ir labi iedziļināties atklātā sanāksmē ar aptuvenu ideju par pavērsiena termiņiem, taču dodiet katras komandas vadībai iespēju iesvērties un veikt korekcijas tajos.

5. Nosakiet sava projekta termiņus

Iepriekš mēs runājām par to, kā katram projektam ir sākuma un beigu datums. Sākuma datums var būt jūsu oficiālais sākuma datums. Beigu datumam būtu jānorāda visu darbu absolūtais galīgais noslēgums. Pēc šī datuma neviens darbs pie projekta nenotiek. Tas ir īsts rokas nodošanas, zīmuļu samazināšanas brīdis.

Tagad, kad esat sarīkojis atklāšanas sanāksmi, visi galvenie dalībnieki (piemēram, projekta vadītājs un komandas vadība) var izdomāt precīzus mērķus un piegādes datumus un iezīmēt tos kalendārā starp sākuma datumu un beigu datumu.

Ja jūs izmantojat projektu pārvaldības programmatūru, tad jūs to sākat lietot. Ievietojiet lietotnē visus savus svarīgos datumus. Varat arī augšupielādēt citu līdz šim izveidoto dokumentāciju, piemēram, projekta jomu. Tagad ir arī īstais laiks, lai sāktu aicināt visus spēlētājus pievienoties arī programmatūrai. Kad cilvēki pievienojas projekta vadības lietotnei, viņi var saņemt uzdevumus, atjaunināt progresu un sadarboties citos veidos. Zemāk ir redzams visas šīs informācijas piemērs, kas TeamGantt kartē parādīts gantā diagrammā. Lai uzzinātu vairāk par Ganta diagrammām, varat izlasīt manu rakstu par 5 vienkāršiem soļiem, lai sāktu darbu ar Ganta diagrammām.

6. Izvirziet komunikācijas gaidas

Gan pēc atklāšanas sanāksmes, gan visa projekta laikā ir svarīgi saglabāt komunikācijas līnijas atvērtas. Neatkarīgi no tā, vai jūsu grupai ir pilna laika projekta vadītājs, vai nav, tam, kurš ir projekta galvenais kontaktpunkts, ir jābūt tam, kurš mudina un veicina saziņu. Nav slikta ideja rīkot vēl vienu visu roku tikšanos, pirms projekta sākšanās ir pilna, lai cilvēki varētu uzdot visus atlikušos jautājumus.

Agri iestatiet cerības uz saziņu. Vai komandu vadītāji katru nedēļu iesniegs jaunāko informāciju par savas komandas progresu? Cik daudz sanāksmju būs projekta laikā - dažreiz tās nemaz nav vajadzīgas; kas nepieciešams jūsu projektam? Bieži vien mazākām projekta komandām, piemēram, projektēšanas komandai vai programmēšanas komandai, notiek atkārtotas reģistrēšanās sanāksmes, kurās ikviens atkārto nesen paveikto un rada iespējamās problēmas. Jo vairāk cilvēku savlaicīgi pauž viedokli par iespējamām problēmām, jo ​​labākas ir ikviena iespējas viņus nomocīt vai tikt ar tiem galā.

Virzīties uz priekšu

Apbruņojušies ar šiem darba sākšanas padomiem, tagad varat iedziļināties projekta gaļā. Projekta vadības programmatūra ir tāla darbība, lai palīdzētu visiem projektā iesaistītajiem būt atjauninātiem par tā gaitu. Tomēr tas prasa arī daudz cilvēku mijiedarbības un pēc iespējas lielāku skaidrību par projektu un tā detaļām.