Izvēle starp bezmaksas un apmaksātu mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūru

Pakalpojumu nozares, kurās ir liela konkurence, bieži audzē arvien lētākus darījumus, lai vilinātu jaunus klientus. Grāmatvedības programmatūras nozarē jaunākā tendence ir piedāvāt programmatūru bez maksas, vienlaikus cenšoties gūt labumu. Dažreiz šie piedāvājumi dažiem uzņēmumiem var radīt daudz jēgas, taču uzņēmumiem, kuru izaugsme ir strauja, ir jābūt uzmanīgiem.

Izmantojot pieejamos freemium, mazā biznesa un uzņēmuma rīkus, maziem uzņēmumiem var būt grūti noteikt, kurš risinājums tiem ir piemērots. Jums varētu būt nauda, ​​lai iegādātos dārgu programmatūru, piemēram, Cougar Mountain Denali Summit un Microsoft Dynamics GP, bet vai jums tiešām ir nepieciešama visa šī pielāgošanas funkcionalitāte un mērogs? Un otrādi, iespējams, jūs varētu atbrīvoties no tādu uzņēmumu kā Wave bezmaksas rīku izmantošanas, taču vai rīks ir pietiekami gudrs, lai apstrādātu sarežģītākus uzdevumus?

Lai uzzinātu, kas mazajiem un vidējiem uzņēmumiem būtu jāmeklē, izvēloties apmaksātu grāmatvedības programmatūru, es runāju ar Skotu Davisonu, uzņēmuma Acclivity līdzdibinātāju, uz darbvirsmas balstīta maza biznesa grāmatvedības rīka AccountEdge nodrošinātāju. Es jautāju viņam par cenām, elastīgumu, drošību un klientu apkalpošanu.

Vai jūsu apmaksātā programmatūra dara vairāk nekā četri pamatinstrumenti?

Deivisons sacīja, ka vairums bezmaksas grāmatvedības rīku var pārvaldīt konta pārvaldību, izdevumu uzskaiti, rēķinu izrakstīšanu un pārdošanu. Šie ir minimālie uzdevumi, kas jebkuram rīkam būtu jāspēj jums palīdzēt, neatkarīgi no tā, cik daudz esat gatavs maksāt.

"Tas ir kodols, " sacīja Deivisons. "Ja viss, kas jums nepieciešams, ir to izdarīt, tad, iespējams, jūs labi izturaties pret freemium modeli. Tā kā šīs vajadzības kļūst sarežģītākas… tur jūs varētu sākt novērtēt savas vajadzības par to, kas tirgū ir aktuāls, un cik tas maksā."

Var rasties papildu vajadzības, ko nevar izmantot jūsu freemium rīks. Ja jums ir nepieciešama programmatūra, kas var apstrādāt tādas lietas kā rēķini par laiku, krājumu uzskaite un algas uzskaite, iespējams, jums vajadzēs ieguldīt apmaksātā rīkā. Turklāt, lai arī vairums bezmaksas rīku var apstrādāt pārdošanas datus, ja jūsu biznesam ir vairākas nodaļas, ieteicams apsvērt iespēju izmantot sarežģītāku rīku, jo vairums freemium rīku neļaus ievadīt pārdošanas datus pa nodaļām (drīzāk jūs dati jāievada kā viena vienība).

Cik elastīgs ir jūsu grāmatvedības rīks?

Viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc uzņēmumi izvēlas uzņēmuma līmeņa grāmatvedības programmatūru, izmantojot zemākas izmaksas vai freemium lietojumprogrammas, ir tas, ka uzņēmuma rīki bieži nodrošina neierobežotus pielāgojumus, kas var saliekt un slāņot programmatūru, kas raksturīga katra klienta vajadzībām. Maza biznesa rīki, piemēram, Acclivity, nepiedāvā tik sarežģītu līmeni.

Tomēr tas nenozīmē, ka esat iestrēdzis ar to, kas iznāk no kastes. Padomājiet par to, kādas trešo pušu integrācijas piedāvā jūsu SMB programmatūra. Vai tas tiek integrēts ar klientu attiecību pārvaldības (CRM) rīku? Vai tas ievelk datus no jūsu e-komercijas programmatūras? Ja maza uzņēmuma grāmatvedības rīks var nodrošināt jūs ar vairākām integrācijām un papildinājumiem, iespējams, nevajadzēs tērēt lielus dolārus uzņēmuma līmeņa platformā.

"Programmatūrai jābūt pietiekami elastīgai, lai tā atbilstu jūsu vajadzībām, " sacīja Deivisons. "Bet tas ir grūts mērķis. Mūsu programmatūra nav paredzēta konkrētam nozares veidam. Mums ir jābūt jūsu vajadzībām atbilstošam risinājumam, bet mums nav šādas pielāgojamības, kas ir ārpus kompleksa. Mēs esam sava veida kā Šveices armijas nazis. Mūsu papildinājumi dod klientiem papildu komponentus, kuri pieskrūvē programmatūru, lai turpinātu padarīt to atbilstošu viņu vajadzībām."

Vai jūsu programmatūra ir droša?

Viens no galvenajiem diferenciācijas punktiem, ko atradīsit starp uzņēmuma klases, SMB un freemium grāmatvedības programmatūru, ir drošības līmenis, ko plāno piedāvāt jūsu pārdevējs. Ja jūs nemaksājat ne centa par programmatūru, vai jūs reāli sagaidāt Fort Knox līmeņa drošību?

Tas ir viens no iemesliem, kādēļ Deivisons sacīja, ka viņa klienti dod priekšroku lokālajai programmatūrai, nevis mākoņa balstītajiem rīkiem. "Daudzi cilvēki tiek vilkti pie mākoņa pret viņu gribu, " viņš sacīja. "Bet viņi neuzticas savām finansēm mākonī. Tas ir par drošību un kontroli."

AccountEdge ir darbvirsmas rīks, kuru var paplašināt mākonī, izmantojot papildprogrammu. Tomēr Acclivity nepiedāvā rīka versiju, kas paredzēta tikai mākonim. "Daļa no tā, kāpēc mēs redzam lielu aktivitāti un interesi, ir tā, ka pēc tam, kad mēs licencējam darbvirsmas programmatūru, jūs to varat ievietot savā tīklā aiz ugunsmūra, tas ir jūsu, " sacīja Davisons. "Drošības ziņā tas dod jums pilnīgu kontroli."

Tas nenozīmē, ka mākoņa rīki pēc būtības ir mazāk droši nekā darbvirsmas lietotnes. Piemēram, Intuit QuickBooks Online Plus glabā datus ugunsmūra aizsargātos serveros, kur dati ir šifrēti. Kad jūsu dati tiek atstāti no interneta pārlūka, tie tiek pārsūtīti, izmantojot SSL (Secure Sockets Layer) šifrēšanas tehnoloģiju. Intuit arī ļauj administratoriem ierobežot, kam rīkā var piekļūt noteikta veida datiem, ja viņi nolemj noteiktu informāciju padarīt pieejamu tikai izpildvaras līmeņa darbiniekiem.

Klientu apkalpošana

Tam vajadzētu būt bez prāta. Jo konkurētspējīgāks kļūst tirgus, jo nozīmīgākam ir jābūt klientu apkalpošanai. Vai jūs varat sasniegt savu grāmatvedības programmatūras pārdevēju, kad un kad kaut kas nedarbojas pareizi? Vai jūs varat tos sasniegt ar jūsu izvēlētu nesēju, vai arī viņi piespiež jūs izvēlēties konkrētu saziņas platformu? Vai servisa pārstāvji runā jūsu valodā, vai arī pārdevējs izmanto ārpakalpojumus savam palīdzības dienesta komandai?

Šie ir neticami svarīgi jautājumi, kas jums jāuzdod katram potenciālajam pārdevējam. Ļoti iespējams, ka uzņēmuma līmeņa grāmatvedības programmatūra piedāvās atbalstu visu diennakti, it īpaši, ja vēlaties veikt piecus ciparus vai lielākus gada maksājumus. Tomēr, ja jūs mēģināt izvēlēties starp freemium un maksas SMB rīku sarakstu, jūs vēlēsities rūpīgi izpētīt savas pakalpojumu iespējas.