Organizējieties: 3 asana jauno kanban dēļu izmantošanas veidi

Dažiem produktivitātes rīkiem nav lielas jēgas, kamēr neredzat tos darbībā. Tātad, ja jūs nekad neesat izmantojis kanban dēļus, jūs, iespējams, neesat sapratis, kas ir viss, kas apkārt visaugstākajam darbplūsmas pārvaldības un sadarbības pakalpojumam Asana, pievienojot Kanban dēļus. Tomēr, ja jūs interesē būt produktīvākam darbā, to ir vērts izpētīt, kā es paskaidrošu.

Neiedarbinātai tiešsaistes lietotnei Asana, kas pēdējā laikā ir guvusi daudz vilces. Šis pakalpojums būtībā ir steroīdu aktīvo darbu saraksts. Jūs varat izmantot Asana kopā ar cilvēku grupu, un tas ir diezgan populārs darbavietās. Kas jauns Asanā kopš pagājušās nedēļas, ir funkcija, ko sauc par dēļiem, pamatojoties uz kanban dēļiem. Kanban ir vispārīgs termins, kas apraksta gan lietotnes veidu, gan šīs lietotnes lietošanas sistēmu. Viena no pazīstamākajām kanban dēļu lietotnēm ir Trello.

Kanban ir diezgan populārs arī IT komandu un programmatūras izstrādes komandu vidū. Aprakstot to, viņi apiet tādus terminus kā Scrum un piegāde tieši laikā, gaidot, ka mēs regulāri ļaudis sapratīsim, ko tie nozīmē. Tas ir ļoti mulsinoši.

Daudz vienkāršāks un skaidrāks veids, kā saprast kanbanu, ir redzēt tā piemērus darbībā. Zemāk ir daži kanban dēļu piemēri, kas darbavietā var būt retāk sastopami, bet kuri ir izveidoti, lai tiem būtu jēga gandrīz ikvienam.

1. Izsekojiet personiskajiem uzdevumiem: darīt, darīt, izdarīt

Viens no veidiem, kā izmantot kanban dēli, ir personīgā uzdevumu saraksta kārtošana un pārliecinieties, ka jūs nekad neuzņematies pārāk daudz uzdevumu vienlaikus. Sauksim to par “Darīt, darīt”, “Gatavs” padomi.

Šajā iestatījumā jums ir trīs kolonnas ar apzīmējumu Darīt, darīt un Gatavs. Jums ir arī kaudzīte ar piezīmēm, kuras kanbanā sauc par kartēm. Jūs uzrakstāt savus uzdevumus uz piezīmju lapām, pa vienam uzdevumam katrā piezīmē un pielīmējat tos kolonnā To Do. Tik tālu, labi.

Šobrīd kolonnā To Do ir uzdevumu saraksts, un kolonnās Doing vai Done nav nekā. Es zinu, ka varat redzēt, kur tas notiek, bet pagaidām nepārlejiet uz nākamo soli.

Kas jums jāsaprot par kanban dēļiem, tie ir tādas informācijas vizualizācijas , kuras jūs tikpat viegli varētu izsekot kādā citā veidā. Asanā jūs varētu apskatīt savus uzdevumus saraksta skatā, izmantojot saraksta galvenes, lai atšķirtu dažādu veidu uzdevumus, kā parādīts attēlā.

Bet, vizualizējot to pašu informāciju paneļa skatā, tai var būt atšķirīgs psiholoģiskais efekts. Ar Darīt, Doing, Gatavām dēļiem cilvēki parasti paši nosaka ierobežojumu tam, cik daudz uzdevumu noteiktā laikā var atrast kolonnā Doing. Mērķis ir izveidot sistēmu, kas palīdzēs jums koncentrēties tikai uz dažiem aktīviem uzdevumiem. Izmantojot saraksta skatu, ir viegli sajust, ka visi uzdevumi ir vienlīdz svarīgi, un tie visi ir jāpaveic tūlīt!

Kanban dēlis Darīšana, Darīšana, Pabeigšana darbojas patiešām labi sarežģītiem uzdevumiem, kuriem ir daudz soļu. Attēlos augšpusē un zemāk varat redzēt, ka daudzi uzdevumi ir lieli un tos nevar paveikt vienā dienā. Ierobežojot Doing sarakstu tikai ar diviem vai trim uzdevumiem, ieteicams koncentrēties uz tiem, līdz tie ir pabeigti.

Tas ir ļoti vienkārši, ja to pašu notiekošā darba (darīšanas) ierobežošanas jēdzienu piemērot arī komandas iestatījumiem.

2. Izplatiet darbu, izmantojot dalītu uzdevumu tvertni

Šeit ir vēl viens diezgan vienkāršs piemērs. Jūs varat izmantot kanban dēli, lai padarītu darbu pieejamu indivīdiem komandā, lai viņi varētu uzņemt un piešķirt sevi.

Lai to būtu viegli saprast, izliksimies, ka tas ir mājsaimniecības darbu saraksts. Šajā mājsaimniecībā ir trīs bērni: Andijs, Berta un Klaudio. Pirmā kanbana sleja ir Chores. Nākamās slejas ir Andijs, Berta un Klaudio. Pēdējā kolonna ir pabeigta.

Sadzīves likums ir tāds, ka katram bērnam katru sestdienu jāizvēlas viens sīks darbs. Laiku pa laikam var parādīties arī papildu darbi. Bērni var patstāvīgi izvēlēties darbus, pamatojoties uz pieejamo. Viņi izdara izvēli, ievelk šo karti savā kolonnā un tāpēc uzliek atbildību par to. Pabeidzot darbus, viņi pārvieto karti uz kolonnu Gatavs.

To ir viegli iedomāties darba vietā. Mums varētu būt strādājošo komanda ar kaudzi darba, kas viņiem visiem kopā jāpabeidz. Tā vietā, lai gaidītu, kamēr vadītājs iecels viņiem darbu, viņi varēs pieprasīt uzdevumu no pieejamā darba atkritumu tvertnes.

3. Pārvaldīt kontaktpersonas

Neparastāks veids, kā izmantot kanban dēli, ir kontaktu sarakstu uzturēšana, pamatojoties uz reģionu vai pilsētu. Atkal tas var tikpat viegli būt saraksta formātā, taču daudziem cilvēkiem kolonnu un kartīšu redzēšanai ir atšķirīgs (pozitīvs) psiholoģisks efekts.

Šoreiz pietiekami vienkārši, tāfelei ir kolonnas dažādiem reģioniem un pilsētām. Katra karte ir kontaktpersona, kas atrodas šajā reģionā. Kad ceļojums ved jūs uz noteiktu vietu, varat viegli apskatīt to kontaktu sarakstu, kuriem jūs varētu sasniegt, atrodoties tur. Turklāt jūs ļoti ātri pamanīsit, ja arvien vairāk svarīgu kontaktpersonu notiek vienā un tajā pašā vietā, kas varētu nozīmēt, ka jums jāpalielina apmeklējuma biežums.

Lai nedaudz automatizētu šo procesu, varat tieši pārsūtīt kontaktpersonu e-pastus Asana projektā. Mainiet tēmas rindu uz kontakta vārdu un atrašanās vietu, lai vēlāk būtu vieglāk kārtot un kartēt. Redzot, ka daudzi cilvēki e-pasta ziņojuma beigās iekļauj pilnīgu kontaktinformāciju, jums būs arī viss, kas saglabāts kartēs.

Paveiciet vairāk, izmantojot Kanban dēļus

Cerams, ka šie piemēri padarīja kanban dēļus nedaudz pieejamākus nelūgtiem. To izmantošana var būt daudz sarežģītāka, sākot ar programmatūras izstrādes izsekošanu, par kuru es jau iepriekš minēju, līdz krājumu kontrolei. Biežāk minētie piemēri ir izstrādāti, lai palīdzētu jums saprast, kāpēc Asanā varētu izmantot dēli, nevis sarakstu. Esiet radošs un izmantojiet dēļus, lai pārvaldītu visu, kas jums šķiet visjēdzīgākais.

Vai meklējat vairāk informācijas par Asanu? Jūs varat izlasīt Asanas izmantošana biznesā, 7 Asanas triki, kā kļūt par vienu ar biznesa darbplūsmām, un Slack vs Asana.