Organizējieties: 5 iemesli, kāpēc iesūtne nav jūsu uzdevumu saraksts

Man patīk jautāt cilvēkiem par to, kā viņi izmanto biroja e-pastu, ja tikai tāpēc, lai labāk izprastu atšķirību starp to, kā e-pasts tika izveidots tā lietošanai, kā tas ir visefektīvāk izmantots, un kā cilvēki to faktiski izmanto.

Jautāti, daudzi cilvēki lepni apkopo savas e-pasta pārvaldības metodes šādā veidā: "Mana e-pasta iesūtne ir mans uzdevumu saraksts!"

Viņi parasti domā, ka šī ir ģeniāla sistēma, bet tas man liek aizrauties. Es atjēdzos šausmās, izdzirdot šo labi domājošo, bet galu galā postošo paziņojumu. (Mana fiziskā reakcija, ko esmu uzzinājusi, nav ideāla, ja plānoju turpināt sarunu.)

Viss šī raksta mērķis ir pārliecināt jūs, ka e-pasta iesūtnei nevajadzētu būt jūsu uzdevumu sarakstam. Ir labāki un efektīvāki veidi, kā izmantot e-pastu, vai vēl labāk, lai domātu par e-pastu.

Cerams, ka šis raksts pārliecinās jūs mainīt savu nostāju. Nākamās nedēļas slejā (katru pirmdienu pārbaudiet, vai nav jaunākās šīs sērijas Get Organized) es apspriedīšu vienādojuma otru pusi: kā padarīt gudrāku darāmo darbu sarakstu. Noteikti izlasiet arī pagājušās nedēļas sleju ar 11 padomiem e-pasta pārvaldīšanai.

Kas ir e-pasts?

“E-pasts” vairs nav precīzi aprakstošs programmatūras lietojumprogrammu un pakalpojumu nosaukums, ko izmantojam elektroniskā pasta sūtīšanai. Viņi dara daudz vairāk. Ar visām e-pasta iespējām un funkcijām - iespēju sūtīt pielikumus (dzīve mainās!), Iebūvētām adrešu grāmatām, plānošanas un atgādinājumu funkcijām, publiskajiem un privātajiem kalendāriem - ir brīnums, ka mēs to vispār saucam par “e-pastu”.

Saziņai starp organizācijām e-pasts darbojas lieliski. Jums ir papīra sarunu taka, kurai ir spiedogs ar visu laiku un datumu, kas piegādāta gandrīz uzreiz un droši. E-pasts ļauj jums tikt galā ar darbu savā tempā, prioritātes piešķirot atbildēm pēc jūsu ieskatiem.

Tomēr organizācijas iekšienē (tas ir jūsu organizācijā) saziņai e-pasts var būt šausmīgi novecojis un pat ceļā uz morgu (sk. “Vai e-pasts ir miris?”). Mums tagad ir plašāks instrumentu klāsts, kas palīdz sasniegt tos pašus mērķus, taču efektīvāk un lietderīgāk. Daži piemēri ir tūlītējās ziņojumapmaiņas lietotnes, biznesa sociālie tīkli un projektu pārvaldības portāli (piemēram, Basecamp). Daži cilvēki aizmirst, ka tālruņi un tikšanās klātienē bieži ir arī vislabākais saziņas līdzeklis, veicot noteiktus uzdevumus.

E-pastam noteikti ir sava vieta, taču daudzi cilvēki to izmanto, lai veiktu uzdevumus, kuriem noderētu atšķirīgs risinājums. E-pasts ir jāizmanto saziņai, kurai nepieciešama papīra izsekošana, jo īpaši starpnozaru ziņojumi. E-pastā esošās lietotnes un funkcijas, piemēram, kalendāri un plānošana, jāizmanto, kā paredzēts. Ja vēlaties saglabāt savu uzdevumu sarakstu savā e-pasta programmā, iespējams, tam ir rīks (piemēram, programmā Outlook to sauc par uzdevumiem). Bet iesūtne nebija paredzēta, lai pateiktu, kādi uzdevumi jums jāveic, lai veiktu ikdienas darbu. Šie ir daži iemesli:

Iemesli, kāpēc iesūtnei nevajadzētu būt jūsu darāmo darbu sarakstam

1. Nekontrolē ienākošos priekšmetus.

Rīkojumu sarakstā ir tikai tie priekšmeti, kurus jūs tajā ievietojat. No otras puses, jūsu iesūtne ir tāda kā snīpis, kurā nav spraugas. Jums nav iespējas kontrolēt ienākošos vienumus, izņemot to, ka tos izskata atsevišķi un izdzēš - ļoti neefektīvs veids, kā pilnveidot aktīvo darbu sarakstu. Ziņojumi parādās visās diennakts stundās. Viņi var nākt no jebkura, neņemot vērā hierarhiju, kas var noteikt jūsu faktisko uzdevumu sarakstu. Un, visticamāk, tikai neliela daļa no tiem atspoguļos to, kas jums jādara.

2. Nepareizi nosaukti uzdevumi.

Par mazo iesūtnes materiāla daļu, kas faktiski atspoguļo lietas, kurām vajadzētu būt jūsu uzdevumu sarakstā, pajautājiet sev šādi: vai tēmas rindiņa precīzi apraksta to, kas jums jādara? Daudzos gadījumos citi cilvēki sastādīja tēmas līniju, kas, iespējams, neatspoguļo pašu ziņojumu, vēl jo mazāk tā ziņojuma daļa, kas attiecas uz jums. Izmantojot pareizu uzdevumu sarakstu, jūs izmantojat savu valodu, lai ātri iegūtu svarīgu informāciju. Labi uzrakstīts uzdevumu saraksts ir tāds, kuru var skenēt sekundes vai divu laikā un precīzi zināt, kas jādara. Tikai jūs varat rakstīt tādā veidā, kas tik ātri nodod informāciju sev.

3. Pārāk garš.

Es zinu, ka es tikko teicu šo punktu, bet tas atkārtojas: Labi uzrakstīts uzdevumu saraksts ir tāds, kuru var skenēt sekundes vai divu laikā un precīzi zināt, kas jādara. Es likšu 50 ASV dolārus, ka nevarēju atrast nevienu personu PCMag ar e-pasta iesūtni, kas vienā mirklī var nodot informāciju.

Nevajag sevi bērnīt. Mēs visi iesūtnē glabājam ziņojumus, kas mums atgādina par uzdevumiem, kurus mēs vēlētos pabeigt, bet neizpildīsim. Un tas ir labi. Bet šie priekšmeti nepieder aktīvo darbu sarakstam.

4. Trūkst instrumentu prioritāšu noteikšanai un termiņu noteikšanai.

Sarkanas izsaukuma zīmes, karodziņi, zvaigznes, krāsu burbuļi - e-pasta programmas parasti sniedz jums dažus rīkus svarīgu ziņojumu marķēšanai. Dažās lietojumprogrammās jūs pat varat saistīt datumu “atbildēt līdz”, piemēram, šodien, rīt vai brīvi “šonedēļ”. Izmantojiet šīs funkcijas, lai atgādinātu par saziņu ar cilvēkiem, bet ne kā prioritārus marķētājus vai noteiktu termiņu noteiktām darbībām. Kā minēts, mācību priekšmetu līnijas nekad konsekventi nepasaka, kas jums jādara, un karodziņu pievienošana nesniedz to pašu vērtīgo informāciju, kas atrodama uzdevumu sarakstā. Labu veicamo darbu saraksts sakārto uzdevumus pēc prioritātes un izmanto termiņus.

5. Neļauj jūsu e-pastam kļūt par e-pastu.

Es ceru, ka lielākoties esmu pārliecinājis jūs, ka, mēģinot pielāgot iesūtni tā, lai tā darbotos kā aktīvo darbu saraksts, rezultāts ir ļoti slikts. Uzmini kas? Tas rada arī ļoti sliktu iesūtni, tāpēc tagad jūs divas neefektivitātes! Ja mēģināt manipulēt ar iesūtni, lai to dubultotu kā uzdevumu sarakstu, tas ļauj pārvietoties starp operācijām. Lūk, kā tas varētu notikt: kārtojiet iesūtni vienā veidā, lai atrastu augstas prioritātes uzdevumus; pamanīt jaunu pasta plūsmu; saņemt pārtraukumu; izmantot iesūtni; pārbaudiet jauno pastu; izlemiet, ka tas jums nav piemērojams; atkal ķerties pie karodziņiem vai zvaigznēm; mēģiniet atcerēties, kur jūs bijāt ar uzdevumu sarakstu…

Atcerieties, ja jūsu e-pasta programmai ir iebūvēta lietotne vai funkcija aktīvo darbu sarakstiem, varat to izmantot!

E-pasts ir e-pasts

Saglabājiet savu e-pasta iesūtni kā e-pasta iesūtni, nevis kā uzdevumu sarakstu, un jūs būsiet daudz efektīvāks. Iespējams, ka arī jūsu darba dzīve kļūs nedaudz laimīgāka. Nākamās nedēļas kolonnā Get Organized es sīkāk paskaidrošu, kas veido labi veicamo darbu sarakstu, kā to izmantot, kā arī dažus rīkus, kas padara aktīvo darbu saraksta pārvaldības procesu ļoti automatizētu.