Organizējieties: 5 vienkāršas darbības, lai sāktu darbu ar ganttu diagrammām

Pirms sākat jaunu projektu, tas palīdz izveidot ceļvedi, skaidru pārskatu par visām nepieciešamajām darbībām un secību, kādā šie pasākumi jāveic. Tas būtībā ir tas, kas ir Ganta diagramma. Nav svarīgi, vai projekts ir personīgs, piemēram, pievienojot klāju jūsu mājas aizmugurē, vai biznesa, piemēram, jaunas vietnes izveidošanai. Jums jāzina

• kad un kur tu sāc,
• visus soļus pa ceļam un to, cik ilgi viņi veiks,
• kurš ir atbildīgs par katru darbību,
• kārtību, kādā jāveic darbības, un
• kad projekts tiks pabeigts.

Ganta diagrammas, kas nosauktas inženierim un konsultantam Henrijam Gantam, kurš tos izstrādāja un izmantoja 1910. gados, ir projekta vizualizācija no sākuma līdz beigām. Tie ir ārkārtīgi izplatīts produktivitātes rīku veids, un tie ir daudzu projektu vadības pakalpojumu galvenā sastāvdaļa. Faktiski lieliskais TeamGantt pakalpojums pat iegūst savu vārdu no diagrammām., Es izskaidroju, kas ir Ganta diagrammas, ko viņi dara un kā cilvēki tos izmanto, un sniedzu piecas darbības, lai sāktu ar tām.

Kas ir Ganta diagramma?

"Ganta diagramma ir to darbību vizualizācija, kas jāveic, lai jūsu projekts tiktu pabeigts, " skaidroja Kayvon Ghaffari, LiquidPlanner vadošais programmu vadītājs, kad es nesen viņam palūdzu dalīties ar ieskatu par darba sākšanu ar Ganta diagrammām. LiquidPlanner ir redaktoru izvēles uzvarētā projektu vadības un darba vietas lietotne, kas uzsver Ganta diagrammas.

Ghaffari man atgādināja, ka projekts atšķiras no citiem darba veidiem. "Projekts ir darba kopums, kam ir sākums un beigas, un šī projekta izveidošanas piepildījums ir uzdevumu kopums, " viņš teica. Ganta diagrammas darbojas projektos, nevis notiekošajā. Viņi palīdz jums nokļūt no sākuma līdz beigām, tāpēc ir svarīgi, lai tas būtu beigas.

Ganta diagrammas lasa no kreisās uz labo, no augšas uz leju. (Skatīt attēlu no TeamGantt.) X ass ir laiks. Diagramma sākas, kad projekts sāk darboties, un beidzas, kad projekts tiek piegādāts. Y ass garuma vadīšana ir uzdevumi, lai gan tie ir tikai sarakstā. To precīzam izvietojumam uz y ass nav nozīmes, kaut arī tiem ir tendence kristies hronoloģiskā secībā.

"Uzdevumam ir trīs sastāvdaļas: kas tas ir, cik ilgs laiks tam būs vajadzīgs, un kurš to veiks, " sacīja Ghaffari. Ganta diagrammā katrs uzdevums tiek attēlots ar joslu. Joslas garums parāda, cik daudz laika uzdevums prasīs. Bieži uzdevumu joslas ir saskaņotas ar krāsu, norādot, kura persona vai nodaļa ir atbildīga par uzdevuma izpildi. Attiecībā uz “kas” uzdevuma nosaukums parasti parādās joslā vai kļūst redzams, kad jūs uz tā noklikšķiniet.

Ganta visu diagrammu parādīšana un tas, cik ilgs laiks tām būs vajadzīgs, Ganta diagrammās parāda arī secību un atkarību. Citiem vārdiem sakot, tie parāda kārtību, kādā jāveic uzdevumi, un to, vai vienai lietai jānotiek citas priekšā. Kāpēc tas ir tik svarīgi?

Ko dara Ganta diagrammas?

"Ganta diagrammas vizuāli padara skaidru, ka jūs nevarat visu izdarīt vienlaikus, " sacīja Kriss Savoijs, Workfront tiešais produktu stratēģijas pārstāvis. Viņš izmantoja koku mājas celtniecības piemēru. Jūs varat vienlaikus iegādāties naglas un malku, bet pirms naga ievietošanas kokā tas ir jāapgriež.

Ganta diagrammas parāda atkarības starp uzdevumiem, parasti ar kaut ko līdzīgu līnijai, kas tos savieno.

Pirms pievienošanās Workfront (kas, tāpat kā LiquidPlanner, ir darba vietas sadarbības un projektu vadības rīks), Savoie strādāja pie dažiem ļoti sarežģītiem projektiem Apvienotajā kosmosa aliansē sadarbībā ar NASA Džonsona kosmosa centru. Viņš minēja, ka, lai arī secība un atkarības ir svarīgas pat vienkāršiem projektiem, piemēram, koku mājas celtniecībai, tie ir izšķiroši masveida, gadiem ilgiem projektiem, piemēram, Starptautiskās kosmosa stacijas celtniecībai.

Vēl viena lieta, ko dara Ganta diagrammas, ir palīdzēt organizācijām vai projektu vadītājiem pārvaldīt resursus. "Tikai tāpēc, ka kāds uzdevums pastāv, nenozīmē, ka ir kāds, kurš to var brīvi darīt, " sacīja Ghaffari.

Izmantojot Ganta diagrammu, jūs varat viegli redzēt, kad cilvēkiem vai departamentiem ir paredzēts strādāt pie uzdevumiem, salīdzinot ar brīvajiem brīžiem. "Jums jāprot uzskaitīt cilvēku grafikus un to, cik stundas ir dienā, " viņš piebilda. Ganta diagrammas rada efektīvu laika, uzdevumu un resursu redzēšanas veidu.

Darba sākšana ar Ganta diagrammām

Kad esat ieguvis augsta līmeņa izpratni par to, kas ir Ganta diagrammas un kāpēc tās ir noderīgas, varat sākt veidot tās saviem projektiem. Šīs piecas darbības palīdzēs jums sākt.

1. Izvēlieties veidni vai izveidojiet to no nulles

Parasti, startējot jaunu Ganta diagrammu, jums ir iespēja izmantot veidni vai sākt no nulles. Veidnes, iespējams, nāk no ārējiem avotiem, ja tās nodrošina projekta vadības programmatūra, vai arī tās var nākt no jūsu iepriekšējiem projektiem.

Viena no priekšrocībām, ko sniedz sava iepriekšēja darba izmantošana veidnes izveidošanai, ir tā, ka jūs bieži varat daudz mācīties no tā, kas notika iepriekš. Veidne sniegs informāciju ne tikai par uzdevumiem un secību, bet arī par to, vai kādi uzdevumi prasīja vairāk laika, nekā paredzēts.

2. Atzīmējiet savus mērķus

Lielākā daļa programmatūras Ganta diagrammu izveidošanai ietver iespēju pievienot atskaites punktus. Atskaites punkts ir marķieris, kas norāda uz projekta fāzes pabeigšanu. Piemēram, veidojot vietni, tipisks pagrieziena punkts ir karkasu bloķēšana.

Veidojot Ganta diagrammu no jauna, pirms jebkādu uzdevumu pievienošanas bieži ir noderīgi noformēt visus atskaites punktus. Visu atskaites punktu uzskaitīšana palīdz projektu sadalīt mazākos gabalos, un tos mazāk ir viegli konceptualizēt nekā visu projektu uzreiz.

3. Pievienojiet uzdevumus, secības notikumus un izveidojiet atkarības

Nākamais solis ir uzdevumu pievienošana, notikumu secība un atkarību izveidošana. Pievienojot uzdevumus, noteikti apskatiet vēsturiskos pārskatus vai aprunājieties ar cilvēkiem, kuri veiks uzdevumus, lai iegūtu precīzus aprēķinus par to, cik ilgs laiks viņiem jāveic.

Veicot notikumu secību, paturiet prātā, ka ir iespējams vairākus uzdevumus veikt vienlaikus, bet ne viena un tā pati persona. Vietnes izveidē viena persona var strādāt ar karkasiem, bet otra apkopo prototipa parauga saturu. Bet karkasa dizainers nevar vienlaikus radīt arī noskaņu paneļus.

Pievienojiet atkarības tikai pēc tam, kad esat uzskaitījis visus uzdevumus un sakārtojis tos pareizajā secībā, un rīkojieties uzmanīgi. "Lieta, kas jūs patiešām var izjaukt, ir tad, ja jūs pusceļā ieiet Ganta diagrammā un redzat, ka, teiksim, 12. uzdevums vairs nav atkarīgs no 5. uzdevuma, " sacīja Savoie. Viņš piebilda, ka iesācējiem jābūt ārkārtīgi uzmanīgiem, lai nenoņemtu atkarības, ja vien viņi nav pārliecināti, ka to darīt ir pareizi, jo, ja viņi izveido garu notikumu ķēdi, tos iegūt ir ļoti grūti.

4. Skatīties savus resursus

"Uzdevumiem jābūt pareizā secībā, un tad jums jākontrolē, kurš ir pieejams šo uzdevumu veikšanai, " skaidroja Ghaffari. Kā minēts iepriekš, tas, ka ir jāveic kāds uzdevums, nenozīmē, ka kāds to var darīt.

Ghaffari atzīmēja, ka viņa uzņēmuma Ganta diagrammas programmatūra nepieļauj pārlieku lielu rezervāciju, kas nozīmē, ka LiquidPlanner neļaus jums kādu uzticēt uzdevumam, ja šī persona jau ir piešķirta citam uzdevumam vienlaikus.

Ganta diagrammas palīdz jums redzēt ne tikai to, vai resurss ir pārspīlēts, bet arī kādas sekas ir pārējam projekta grafikam, kad tas tiek izlabots.

5. Sadarboties

"Ir patiešām svarīgi, lai cilvēki saprastu, ka Ganta diagramma nav maģija, " sacīja Ghaffari. "Tikai tāpēc, ka esat kaut ko ieplānojis, nenozīmē, ka tam ir kaut kas sakars ar realitāti."

Veids, kā pārliecināties, vai Ganta diagramma saskan ar realitāti, ir sadarbība. Bieži vien Ganta diagrammas programmatūra ir daļa no lielākas projektu vadības vai darba vietas sadarbības paketes. Ikvienam komandas loceklim vajadzētu būt iespējai vismaz redzēt diagrammu, ja ne atjaunināt uzdevumus un citu informāciju, kas tajā tiek iekļauta. Tādā veidā, ja darbinieks uzdevumu pabeidz priekšlaicīgi, un viņai ir tiesības atjaunināt savu progresu, lai atzīmētu uzdevumu pabeigtu un koriģētu aprēķināto laiku, un, to darot, viņa var palīdzēt arī citiem pilnvarotajiem veikt savus uzdevumus agri. Vai arī viņa var atzīmēt sevi kā pieejamu resursu, lai palīdzētu ar kādu citu uzdevumu līdz nākamajam plānotajam uzdevumam.

Ghaffari šādi apkopoja sadarbības jaudu: "Ja Ganta diagramma atrodas vakuumā, tad kurš zina, vai tā ir pareiza? Ja tā ir sadarbīga, tad ir iebūvētas pārbaudes, un tas, visticamāk, atspoguļo realitāti. Tieši tur Ganta diagramma spīd."

Neļaujieties pārāk daudz Ganta diagrammās

Gan Ghaffari, gan Savoie stāstīja, ka projekta plānošanā un reģistrācijā viņi izmanto Ganta diagrammas, taču viņiem nepatīk pārvaldīt ikdienas darbu tajā. "Parasti tas ir plāns, nevis izpildes grafiks, " sacīja Savoie.

Savoie arī atzīmēja, ka iesācējs, iespējams, nesaprot, ka cilvēki reti, ja vispār, skatās visu Ganta diagrammu uzreiz, jo tie parasti ir milzīgi. "Jums būs nepieciešams stends, lai to izdrukātu, " viņš teica.

Pēc Ghaffari teiktā, "Ganta diagrammas veidošana nav gala mērķis. Tā ir uzdevuma plāna vizualizācija un secība. Ganta diagramma palīdz cilvēkiem saprast, kā plāns darbosies."

Ja jūs interesē Ganta diagrammas, jūs, iespējams, interesē arī projektu vadība kopumā. Lai redzētu dažus lieliskus papildināšanas padomus, kā jūsu projektu turpināt, skatiet manus 4 padomus, kā sākt darbu ar projektu pārvaldību, kā arī padomus par to, kā uzlabot komunikāciju labākai projektu vadībai.