Organizējieties: 5 padomi par termiņu ievērošanu

Viens no maniem iecienītākajiem teicieniem vienmēr ir bijis: "Ja vēlaties kaut ko darīt, dodiet to aizņemtam cilvēkam." Nav liels noslēpums, ka cilvēkiem, kuri turpina nodarboties, ir stratēģijas, kā prioritizēt un pārvaldīt visas lietas, kas viņiem jādara. Šīs stratēģijas, kaut arī reti izteiktas, parasti balstās uz vienu galveno jēdzienu: termiņiem.

Termiņi nodrošina struktūru. Viņi rada atbildību un palīdz novērst negatīvas sekas. Daži cilvēki viņus mīl, daži cilvēki tos ienīst, bet parasti tie, kas viņus apskauj, ir veiksmīgi.

Lai uzrakstītu šo sleju, es domāju par savām stratēģijām termiņu pārvaldīšanai un pēc tam runāju ar saviem kolēģiem un draugiem, kuri ir produktīvi un veiksmīgi, lai redzētu, cik līdzīgas viņu stratēģijas bija man un citai. Padomi ārkārtīgi pārklājās.

Šeit ir 5 padomi par to, kā organizēti cilvēki pārvalda savus termiņus un turpina spēli.

1. Vienmēr ievērojiet termiņu!

Varbūt jūs domājāt, ka galvenais noteikums par termiņiem ir dot sev saprātīgus termiņus. Tas ir pamatots padoms, bet patiesībā daudz svarīgāks par to: Vienmēr nosakiet termiņu!

Vienmēr ir divi termiņi: polsterētais termiņš, kuru jūs piešķirat, un "atteikuma termiņš". Termiņš, kas pazīstams arī kā “vai cits” datums, ir absolūta pēdējā diena un laiks, kurā kaut kas var notikt. Gandrīz vienmēr tas ir termiņš, ko kāds cits jums piešķir. Nokavējuma termiņa piemērs ir nodokļu iesniegšanas termiņš, kuru nosaka jūsu valdība. Vēl viens ir pieteikšanās termiņš koledžai.

Turpretī polsterētais termiņš ir jūsu pats noteiktais termiņš. Termiņa papildināšana nozīmē, ka jūs iestatāt termiņu nedaudz agrāk nekā termiņš, lai atstātu nelielu brīnumu, lai lietas varētu noiet greizi. Vienmēr pielāgojiet savus termiņus un vienmēr piesakieties tiem termiņiem, kurus piešķirat citiem. Nekad neplānojiet kaut ko iegūt tikai zem stieples (tas tiešām nav "plāns"?). Drīzāk plānojiet neparedzētus gadījumus, piemēram, slimības dienas, iestrēgšanu apstādinātā metro vilcienā, e-pasta pārtraukšanu, pasta streiku vai citas puses, vienkārši mainot savas domas par to, ko viņi vēlas un kad vēlas.

2. Padariet savus termiņus redzamus.

Termiņiem jābūt vietās, kur tos varat redzēt. Tāpat kā aktīvo darbu sarakstos un mērķos, jo vairāk redzat savus termiņus, jo mazāka ir iespēja tos aizmirst. Apdrukāti sienas kalendāri darbojas lieliski. Ja izmantojat papīra piezīmju grāmatiņu, ierakstiet termiņus vienas lappuses kalendārā (varat tos izdrukāt no interneta), salieciet to uz pusēm un izmantojiet kā grāmatzīmi. Ja esat elektroniska piezīmju veida persona, iestatiet termiņus lietojumprogrammā, kuru izmantojat katru dienu, neatkarīgi no tā, vai tā ir Outlook, Google kalendārs, Excel vai kaut kas cits. Jūs pat varētu izmantot darbvirsmas logrīku kalendāru atkarībā no tā, cik daudz gaidāmo termiņu jums būs jāpārvalda.

Viena no priekšrocībām, ko sniedz termiņu ievietošana lietotnē, ir tas, ka tas ļauj tos viegli dalīties. Ar dažiem peles klikšķiem vai pieskārieniem ekrānam jūs varat atgādināt kolēģiem vai partneriem par gaidāmajiem termiņiem.

3. Ziniet savus darba ciklus.

Tas, kā jūs padarāt savus termiņus redzamus, lielā mērā ir atkarīgs no jūsu darba cikliem, tas nozīmē, vai jums mēdz būt ikdienas, nedēļas vai mēneša termiņi. Piemēram, es kādreiz strādāju pie ceturkšņa žurnāla, tāpēc vienmēr uz sava korķa dēļa biju piespraudis trīs kalendārus, kuros parādīti nākamie trīs mēneši. Kad bija septembris, es varēju redzēt svarīgākos gaidāmos termiņus, kaut arī tie nenonāks līdz novembrim. Man bija arī gada kalendārs, kurā bija norādīti svarīgi termiņi, kas bija vēl tālāk, taču es šo kalendāru glabāju digitāli, jo man tas nebija jāredz katru dienu. Cilvēki ar augstu produktivitāti līdzsvaro nepieciešamos termiņus, lai viņiem varētu piekļūt, ar termiņiem, kas viņiem jāredz. Pārāk daudzu termiņu ievērošana kļūst satriecoša. Paredzot svarīgākajiem gaidāmajiem projektiem nepieciešamos termiņus, jūs varat turpināt darbu.

4. Izmantojiet dubultos atgādinājumus.

Kad termiņš ir tālu, bet ļoti svarīgs, izmantojiet dubultu atgādinājumu. Citiem vārdiem sakot, iestatiet divus trauksmes signālus vai paziņojumus, lai dažas dienas pirms laika atgādinātu, ka termiņš ir tuvu. Šis triks ir īpaši svarīgs termiņos, kuri neatbilst jūsu tipiskajam darba apjomam - lietām, kuras jūs, iespējams, aizmirstat. Ja man sešas nedēļas no ceturtdienas ir jāuzstājas ar sarunu (kaut ko es daru reti), es kalendārā sešām nedēļām no pirmdienas ievietošu atgādinājumu, lai ieceltās nedēļas sākumā es atceros, ka pasākums tuvojas un ka man jāsagatavojas.

5. Konsekventi ievērojiet savus termiņus.

"Konsekventi ievērojiet savus termiņus" ir viena no tām lietām, kuru ir vieglāk pateikt, nekā izdarīt. Bet, ja jūs saprotat, ka tas ietekmē jūsu vērtību darba vietā, labi, ka tas vien var būt diezgan motivējoši.

Konsekventa termiņu ievērošana var palielināt jūsu kā darbinieka, komandas locekļa vai partnera vērtību. Padomājiet par to, kā jūs skatāt cilvēkus, kuri pastāvīgi ievēro noteiktos termiņus. Viņi ir uzticami, viņiem ir stingra darba ētika un viņi tiek uzskatīti par komandas spēlētājiem. Termiņu ievērošana reti ir saistīta ar darbu padarīšanu tikai sev. Gandrīz vienmēr ir jāaizpilda viena saite ķēdē, un tur, kur ir ķēde, ir arī citi cilvēki, kuri nevar ievērot savus termiņus, kamēr neesat saticis savējo. Ja jūs neesat laikā, viņi nevar būt arī laikā.

Tik daudz cilvēku konsekventi neievēro termiņus, ka parasti izceļas tie, kuri to parasti ievēro. Ja jūs ievērojat savus termiņus vairākus mēnešus pēc kārtas, cilvēki pamanīs, un tas mainīs to, kā viņi jūs redz un cik lielu uzticību viņi ir gatavi jums uzticēt.

Un tāpat kā sakot: "Ja vēlaties kaut ko darīt, dodiet to aizņemtam cilvēkam"? Jo vairāk jūs ievērojat savus termiņus, jo lielāka iespējamība, ka turpināsit ievērot noteiktos termiņus. Tā ir cikliska izturēšanās.

Dari vai nedari… Nav “izmēģināt” ar termiņiem

Lai arī visi šie padomi par termiņiem darbojas lielākajai daļai cilvēku, vienmēr dariet visu, kas jums, jūsu darbam un ieradumiem ir visnozīmīgākais. Piemēram, daži cilvēki vienkārši neievēro polsterētos termiņus. Viņiem kalendārajā datumā jābūt datumam, kas ir beigu termiņš, un jebkāds polsterējums, kas notiek, notiek viņu galvā. Un tas ir labi.

Bet, kad jūsu ieradumi kavē jūsu produktivitāti un panākumus, mēģiniet to atpazīt un veiciet izmaiņas. Ļoti vienkāršas atgādinājumu vai paziņojumu sistēmas tajās lietotnēs, kuras jūs jau izmantojat - no Outlook līdz Gmail līdz Basecamp - var daudz palīdzēt, veidojot labākus ieradumus. Tāpēc izstrādājiet kalendāru, izmantojiet lietotņu funkcijas, kas jau ir pa rokai, un iestatiet dažus termiņus (ar iebūvētu brīnumaino istabu). Jums būs prieks, ka jūs to izdarījāt.