Organizējieties: 5 veidi, kā labāk nosūtīt e-pastu

E-pasta efektīvākai izmantošanai ir daudz filozofiju un metodoloģiju. Tie ir pamats uzmanības novēršanas ierobežošanai un produktivitātei. Bet jums arī jāzina, kādi rīki ir jūsu rīcībā, lai nokļūtu šajā produktīvākajā vietā.

E-pasta pakalpojumu sniedzēji un trešo personu lietotņu izstrādātāji ir izgudrojuši dažus ārkārtas rīkus, kas e-pastu padara daudz efektīvāku. Ir pieci, kuriem, manuprāt, ir vislielākā ietekme un tie ir visplašāk piemērojami. Viņi kopā jums palīdzēs

• rakstiet labākus e-pastus,
• pārvērst e-pastus uzdevumos,
• atsaukt e-pastu nosūtīšanu,
• plānot e-pastu nosūtīšanu un
• atlikt e-pastus.

Raksti labāk

Nevajadzīgi garu vai neskaidru e-pastu rakstīšana ir laika izšķiešana. Saņēmējam, iespējams, nav laika tos lasīt, vai arī viņš var tērēt laiku to pārlasīšanai, lai mēģinātu tos saprast, vai arī, iespējams, nāksies atbildēt sūtītājam, lai saņemtu paskaidrojumus. Turklāt, pirmkārt, ir viss izšķērdētais laiks, kas pavadīts to rakstīšanai.

Ir divas lietotnes, kas smagi strādā, lai palīdzētu jums rakstīt labākus e-pastus, jo tās koncentrējas uz pašu rakstīšanu: gramatika un kristāls.

Gramatika ir spraudnis, kas darbojas līdzīgi kā pareizrakstības pārbaudītājs, lai analizētu gramatiku un faktiski sniegtu saprātīgus ieteikumus, kā padarīt stingrāku valodu, skaidri rakstīt un labot izplatītas kļūdas. Tam ir ievērojama spēja jo īpaši pamanīt ESL kļūdas.

Kristāls ir arī spraudnis, un tas mudina jūs pielāgot e-pasta valodu, lai pievilinātu saņēmēju. Tas darbojas šādi: Kristāls vispirms atrod jūsu adresātus tiešsaistē - viņu Twitter kontus, Facebook lapas un tā tālāk - un apskata, kā viņi lieto valodu un reaģē uz to. Vai tie ir kodolīgi un tieši? Vai arī viņi mēdz nokļūt ilgstošās diskusijās? Balstoties uz rezultātiem, Crystal vada jūsu rakstīšanu.

Ja jūs neesat spēcīgs rakstnieks, Crystal skaidri izteiktie pamudinājumi var patiesi palīdzēt jums atrast vārdus, lai uzrakstītu to, ko vēlaties pateikt. Tas ir vērtīgs piedāvājums, bet ir kaut kas par to, ka tas mani berzē nepareizi. Pastāv nenoteikts pieņēmums, ka jūs pielāgojat savu valodu, lai kaut ko izspiestu no otra cilvēka, un es uzskatu, ka tas ir manipulatīvs. Tas tomēr varētu jūs netraucēt, vai arī tas varētu būt tieši tas, ko meklējat. Nevar noliegt, ka katrā ziņā ir labi ar to, ko dara.

Pārvērtiet e-pastus uzdevumos

Iesūtne nav jūsu uzdevumu saraksts, taču jūs, iespējams, joprojām saņemsit uzdevumus, kas jums piešķirti pa e-pastu. Labojums ir iestatīt savienotu lietotni, lai šos uzdevumus efektīvi pārvietotu uz piemērotāku vietu.

Tā vietā, lai manuāli ierakstītu jaunu uzdevumu sev uzdotajā darāmā vai atgādinājumu lietotnē, pievienojiet lietotni tieši savam e-pasta kontam vai iestatiet e-pasta pārsūtīšanu un ar vienu vai diviem klikšķiem pārvietojiet šo e-pastu pareizajā vietā.

Dažas lietotnes, kas atbalsta iespēju pārvietot e-pastus uz citu lietotni, izmantojot tiešu savienojumu vai pa e-pastu, ir Wunderlist, Evernote Plus un Premium, Todoist Premium, Boxer un Newton Mail.

Atsaukt sūtīšanu

Mēs visi esam priekšlaicīgi saskārušies ar Sūtīt neatkarīgi no tā, vai esam aizmirsuši drukas kļūdu, atstājuši zināmu informāciju vai neapstājušies pārskatīt e-pastu, kas uzrakstīts šī brīža karstumā. Tomēr jums nav jādzīvo ar nožēlu vai neefektivitāti, ja jums ir jāraksta otrs e-pasts. Jums vienkārši jāspēj atsaukt sūtīšanu.

Atsaukt sūtīšanu atšķiras no ziņojuma atsaukšanas. Izmantojot atsaukšanu, ziņojums nekad netiek nosūtīts. Būtībā jūsu e-pasts satur ziņojumu apmēram 10 līdz 30 sekundes, šajā laikā jūs varat mainīt savas domas.

Pakalpojumā Gmail ir poga Atsaukt sūtīšanu (skatiet videoklipu zemāk, lai to iestatītu), kas jāaktivizē katram Gmail lietotājam. Newton Mail (kas ir pilns ar bagātīgām e-pasta iespējām mobilajās ierīcēs) ir arī tāds, kas darbojas ar visiem atbalstītajiem e-pasta kontiem un kas ietver Microsoft Exchange un iMap kontus. To piedāvā arī citi e-pasta pakalpojumu sniedzēji.

Kalendārs Sūtīt

“Šobrīd” ne vienmēr ir piemērots laiks, lai nosūtītu e-pastu. Tad noderēs sūtīšanas grafiks. Šī e-pasta funkcija ļauj jums izvēlēties laiku nākotnē, kad jūsu ziņa tiks piegādāta. Tā ir gan Outlook, gan Boomerang Gmail, gan Newton Mail.

Izmantojot sūtīšanas grafiku, ja vien ziņa vēl nav izdzēsta, joprojām varat to rediģēt. Tātad tas attiecas uz to pašu pamatu, kas saistīts ar atsaukšanas sūtīšanas funkciju.

Atlikt

Es neesmu ventilators no Inbox Zero filozofijas, kas mēģina padarīt jūsu neizlasītos ziņojumus par daudz. Pārvaldīšana prasa pārāk daudz laika, un tā psiholoģiski vai tehniski neatrisina cilvēku patiesās e-pasta vajadzības. Es tomēr cienu aizkavēšanos, un tai ir tāda pati ideja katrā ziņā minimizēt iesūtnē esošo ziņojumu skaitu.

Atlikšana neatliek neko, kā tikai uz laiku paslēpt ziņojumu no iesūtnes. Cik ilgi? Izlem tu. Rezultātā varat koncentrēties uz svarīgiem ziņojumiem, nepievēršot uzmanību mazāk svarīgiem. Šie mazāk svarīgi ziņojumi parādīsies atkārtoti laikā, kad jums būs labāk tos risināt. Outlook (kur to sauc par “grafiku”), Airmail, Sparkmail un Newton Mail visiem ir atlikšanas poga.

Ja jūs interesē būt produktīvākam (un kurš nav?), Jums vajadzētu apskatīt manu pārskatu par labākajām produktivitātes lietotnēm. Neatkarīgi no tā, kādi ir jūsu darba efektivitātes jautājumi, tur vajadzētu būt vairākām lietotnēm vai pakalpojumiem, kas palīdzēs labāk izmantot laiku.