Organizējieties: personisko dokumentu pārveidošana ciparu formātā

Saturs

• Organizējieties: Personisko dokumentu digitalizēšana
• Ko nedrīkst digitalizēt

Datori ļoti labi meklē. Datori ir lieliski arī izguvei. Neatkarīgi no tā, cik ātri un efektīvi jūs domājat, ka mājā varat atrast un iegūt informāciju no papīra, pārliecinieties, ka datori to var izdarīt ātrāk.

Tas ir A-numur viens iemesls, kāpēc jums vajadzētu digitalizēt daudzus savus personiskos dokumentus.

Ir arī citi iemesli, piemēram, tas, ka jūs pat nevarat iegūt informāciju par šo plūdu apdrošināšanas dokumentu, kad tas atrodas uz papīra jūsu virtuvē, kamēr atcelts lidojums ir atstājis ieslodzījumā Sentkitsā sakarā ar viesuļvētra mājās. Vai tas nebūtu parocīgs laiks, kad ir pieejams digitālais dokuments, kas pieejams no klēpjdatora, viedtālruņa vai planšetdatora?

Šeit ir vēl viens: dažos pēdējos gados jūs vairākas reizes esat mainījis ārstus, apdrošināšanas programmas un aptiekas, un farmaceitam tagad jums jāzina, vai esat kādreiz lietojis noteiktas zāles. Vai nebūtu lietderīgi pieteikties kādā drošā sistēmā, kurā ir visu ārstu izrakstītie recepšu ieraksti, jo jūs pirms tālruņa kameras aizpildīšanas uzņematies ar tālruņa kameru?

Vai varbūt jūs esat motivēts vairāk digitalizēt savus personiskos dokumentus, lai atbrīvotos no jucekļa. Iemesli to darīt ir bezgalīgi, un ir arī attaisnojumi, kāpēc nesākt. Šeit ir daži padomi un ieteikumi, kas jums neatteiksies no uzdevuma izpildes atlikšanas.

Ko digitalizēt

Lai samazinātu papīra daudzumu mājās, jums jāizlemj, kuri dokumenti ir vērtīgi, lai tos padarītu digitālos. Daudzos gadījumos jūs vēlēsities paturēt oriģinālos dokumentus, padarot digitālo dokumentu par dublējumu. Šis saraksts var palīdzēt jums radīt idejas:

• nodokļi

• no nodokļiem atskaitāmie ieņēmumi

• maksājumi

• akti un noma

• garantijas

• pases (daudzās valstīs ir ļoti īpaši noteikumi par pasu kopiju izgatavošanu; sazinieties ar savu valdību)

• ģimenes arhīvi, piemēram, dzimšanas apliecības, adopcijas dokumenti, laulības apliecības, miršanas apliecības un imigrācijas dokumenti

• apdrošināšanas formas

• medicīniskā un zobārstniecības dokumentācija un receptes

Ja jūsu darba devējs nenodrošina elektroniskas norēķinu kartes, oriģināli jums noteikti jāsaglabā vismaz sešus mēnešus, ja ne pilnu gadu. Bankas un namīpašnieki, aizpildot finanšu vai mājokļa dokumentus, papildus nodokļu veidlapām (W2 ASV) pieprasa arī šos dokumentus.

Izmantojot pases un dažus citus oficiālus juridiskus dokumentus, esiet piesardzīgs attiecībā uz kopiju izgatavošanas noteikumiem. Parasti ir laba ideja saraut vai palielināt attēlu vismaz par 10 procentiem (tāpēc neizskatās, ka jūs mēģinātu to viltot).

Pat ja jūs nedomājat, ka jums kādreiz būs jāsniedz kāda no šiem dokumentiem kopijas, noteikti būs reizes, kad jums būs jāatsaucas uz jūsu pases numuru (piemēram, lietojumprogrammai) vai kādu citu no tiem iegūtu datu kopiju. Daudz efektīvāk ir meklēt šo informāciju no datora, nekā sākt rakt pa skapi, kas pilns ar dokumentiem.