Video: Most Shocking Second a Day Video (Decembris 2024)
Pēdējais organizācijas mīklas gabals - un tas, par ko cilvēki visvairāk bīstas, ir e-pasta pārvaldība.
Tāpat kā mapju pārvaldībā un failu nosaukšanas konvencijās, e-pasta pārvaldībai ir nepieciešams dzīvesveida risinājums. Jums jāizstrādā noteikumi un principi, ar kuriem jūs varat dzīvot katru dienu. Atcerieties, ka uzturēšanās organizētā veidā ir līdzīga diētas un fiziskās aktivitātes režīma uzturēšanai. To nedarot un izturēšanās pret organizāciju, piemēram, tas ir vienas dienas pavasara tīrīšanas projekts, ir līdzīga diētas ievērošanai. Visi rezultāti, ko redzat, būs ļoti īslaicīgi.
Pirms ienirt e-pasta reorganizācijas projektā, veltiet laiku, lai saprastu, ka jums nav jābūt perfektam. Mērķis ir nākt klajā ar dzīves noteikumiem, kurus jūs varat pamatoti ievērot un kas padara jūsu darbu vai personīgo dzīvi vieglāku, produktīvāku un labāku. Ja kņada jauna Microsoft Outlook spraudņa instalēšana izraisīs iesūtnes tīrīšanas dzinēja aktivizēšanu, izmēģiniet Xobni (bezmaksas, 29, 99 USD Plus versija, 4 zvaigznes), kas indeksē jūsu failus, vai Evernote for Windows Premium (45 USD gadā, 4, 5 zvaigznes), kas ļauj nosūtīt e-pastu uz savu Evernote, kur jūs varat izmantot šīs programmatūras izcilās meklēšanas iespējas.
Skatīt kastes apakšdaļu
Pirmoreiz, kad es sapratu, ka man vajadzīga sistemātiska pieeja e-pastam, es atvēru iesūtni, un tur sēdēja vairāk nekā trīs lapas ar sīkumiem. Lielākā daļa failu bija atzīmēti kā lasīti, bet, tā kā es uz tiem nedarbojos, es tos atstāju iesūtnē. Es atceros, ka biju satriekta un domāju, ka, ja es tajā pašā sekundē nesāktu izmest e-pastus, problēma stundas laikā būtu vēl sliktāka un līdz nākamajam rītam noteikti būtu nepanesama.
Tā rezultātā es sev uzstādīju vienu vienkāršu mērķi: Vienmēr jāspēj redzēt gan iesūtnes apakšdaļu. Citiem vārdiem sakot, es vēlos, lai vienā ekrānā būtu redzami ieraksti par nesen saņemto ziņojumu un vecāko ziņojumu.
Es katru dienu katru brīdi neturos pie šī standarta. Tas būtu neirotiski un neproduktīvi. Bet es cenšos redzēt iesūtnes apakšdaļu, pirms katru dienu pametu darbu, un, ja tas neizdodas, vismaz piektdienās. Es arī esmu prātīgs attiecībā uz e-pasta pārslodzi, kad esmu dienu slims vai pavadu laiku. Pēc atgriešanās no atvaļinājuma es vismaz nedēļu atvēlu e-pastam un cenšos par to neuztraukties pirmo dienu vai divas atpakaļ birojā.
Mēnesis no mēneša
Uzņēmējdarbības e-pasta konta pārvaldīšana ir tieši tāda pati kā elektronisko failu pārvaldīšana mapēs. Viss nonāk mapē.
Pirmkārt, es izveidoju dažas pamata mapes pa projektiem, piemēram, A, B un C. Projektu katrā mapē es izveidoju apakšmapes katram mēnesim, apzīmētas ar divciparu gadu un mēnesi, pasvītrojot mēneša burtu saīsinājumu. Piemēram, mape 2011. gada jūnijam tiek nosaukta 1106_JUN.
Kad tiek parādīti jauni e-pasta ziņojumi, tie bieži atrodas manā iesūtnē dažas stundas, dienu, varbūt pat nedēļu vai divas. Bet viņi mani nekad neapbēdina, jo man ir izveidota sistēma, kas visu uztur pārvaldāmā līmenī. Šie ir manas sistēmas noteikumi. Iespējams, tie jums nav piemēroti, taču tie var būt viena risinājuma piemērs. Pielāgojiet savu risinājumu ar noteikumiem, kas atbilst jūsu dzīvesveidam.
1. noteikums. Ja e-pasts neprasa nekādas darbības (ieskaitot atkārtotu lasīšanu), es tūlīt to atmetu.
2. noteikums. Ja e-pasts ir kritisks - tas nozīmē, ka tam nepieciešama tūlītēja rīcība vai dziļa atkārtota lasīšana un, iespējams, atbilde -, tas paliek iesūtnē, līdz es rīkošos pēc tā. Tas var palikt iesūtnē līdz mēnesim. Pēc mēneša man tas jārīkojas. Tas ir termiņš. Kad esmu rīkojies, e-pasts tiek ierakstīts attiecīgajā mapē.
3. noteikums. Ja e-pasts satur nepieciešamo informāciju, bet neprasa tūlītēju rīcību, tas dienas laikā vai nedēļas beigās jāpārvieto uz atbilstošo mapi vai nedēļas beigās, ja esmu aizņemts. Ja baidos, ka aizmirsšu rīkoties, jo tas uzreiz nav redzams iesūtnē, es varu izveidot kalendāra vienumu kā atgādinājumu. E-pasts jāiesniedz mapē. Bez izņēmumiem.
4. noteikums. Piektdienas pēcpusdiena man atvēl 10 līdz 20 minūtes, lai kārtotu visu, kas atrodas iesūtnē, un, iespējams, rīkotos pēc vienumiem, uz kuriem nav nepieciešama ilgstoša atbilde. Līdz brīdim, kad izeju no biroja, man vajadzētu redzēt apakšā collas vai divas baltas vietas (telpa, kas nedēļas nogalē atkal jāaizpilda).
5. noteikums. Pēc gada arhivējiet to vai iestrēdziet. Man ir tendence glabāt e-pasta datus apmēram gadu un arhivēt visu pārējo, ko ir ārkārtīgi viegli izdarīt, kad jūsu informācija ir sakārtota mapēs pēc mēneša un gada.
Vēl viena organizēšanas metode, kas tika popularizēta jau fizisko dokumentu izstrādes dienā, ir izveidot 31 mapi, kas apzīmēti ar cipariem, un katrs skaitlis atbilst mēneša dienai. Tā vietā, lai izveidotu ikdienas darbu sarakstu, jums vajadzētu ievietot dokumentus un atgādinājumus (un dzimšanas dienas kartītes, kā arī rēķinus, kas jāapmaksā utt.) Mapēs, kas atbilst attiecīgajam darbības datumam. Kad pienāk datums, jūs atverat mapi, un tagad jums ir pienākums rūpēties par visu, kas atrodas.
Vēl viena metode ir dalīšana. Ja izmantojat tādu projektu pārvaldības rīku kā Basecamp (bezmaksas, 4 zvaigznes un redaktoru izvēle), jums nekad nav jāsaglabā e-pasti, kas saistīti ar projektiem, kuri tiek pārvaldīti šajā sistēmā. Basecamp to dara jūsu vietā. Daudzi cilvēki savā personīgajā e-pastā izmanto dalījumu, vienu tīmekļa kontu veltot sarakstiem un adresātu sarakstiem, bet otru rezervējot saziņai ar draugiem un ģimeni. Kāpēc neizmanto to pašu jēdzienu biznesā?
Atbrīvojieties no e-pasta satraukuma
Es nekādā gadījumā neatbalstu to, ka mana sistēma vai 31 dienu mapju sistēma ir piemērota visiem. Mana sistēma darbojas man, jo man ir tendence atcerēties lietas, pamatojoties uz to, kad tās notika. Turklāt es patiešām gaidu tās dažas minūtes katras nedēļas beigās, kad es atkārtoti rīkošos iesūtnē. Visbeidzot, pamatmērķis vienmēr būt iespējai redzēt iesūtnes apakšdaļu man sniedz mierinājumu. Ieraugot informāciju, kas izplūst ārpus viena vizuālā ekrāna, manī nonāk kaut kāds pavērsiena punkts. Tas jūtas nepanesams, piemēram, es neko nevaru atrast un nekad nemeklēšu savu izeju.
Tomēr citi cilvēki var justies nemierīgi, ja viņiem būs jāpārvalda vairāk nekā ducis mapju vai jāievēro pašu radītie termiņi. Varētu būt produktīvāk, ja varat redzēt savu pastu vienā, ritinošā rūtī. Risks kļūt pārāk satraucošam un mīlīgam nav slikta ideja pierakstīt tādas lietas, kas liek justies satriektiem, jo, ja e-pastā varat identificēt to, ko nevēlaties, varat izveidot noteikumus un vadlīnijas, lai novērstu tā.
Neatkarīgi no tā, kādu organizatorisko sistēmu jūs izveidojat sev vai savam biznesam, koncentrējieties uz dzīvesveida paradumiem un vispārīgiem noteikumiem. Jums katru dienu nav jābūt perfektai. Jums vienkārši jānāk klajā ar sistēmu, kas ļaus jums turpināt ceļu.
Dodieties prom
Svarīgas idejas, kas jāizņem no šī raksta:
1. Pārvaldāms e-pasta daudzums atvieglos un uzlabos jūsu darba dzīvi.
2. Izstrādājot e-pasta apstrādes principus, koncentrējieties uz dzīvesveida ieradumiem, nevis uz stingriem un ātriem noteikumiem.
3. Nosakiet, kā jūs darbosities ar e-pastu katru dienu, nedēļu un mēnesi, kā arī to, cik bieži jūs arhivēsit e-pasta datus.
4. Izdomājiet, ko nevēlaties no sava e-pasta, un pēc tam izveidojiet ieradumus, kas neļauj tam notikt.
