Organizējieties: kā nokļūt līdz izdevumu pārskatiem līdz gada beigām

Tas tuvojas gada beigām. Jūs mierīgi strādājat pie sava galda, kad no grāmatvedības nodaļas pienāk jauns e-pasts. Jūs skaļi dzirdat priekšmetu līniju, un visi jūsu kolēģi pagriežas, lai redzētu, kas ir nepareizi. Vaigi pietvīk, kad jūs atzīstat, ka līdz šim brīdim jūs bijāt pilnīgi aizmirsis iesniegt izdevumu pārskatu. E-pastā teikts, ka termiņš ir šodien. Karstums no jūsu vaigiem rada bažas sajūtu, kas plūst jūsu krūtīs un vēdera bedrē. Jūsu uzņēmums jums ir parādā dažus simtus dolāru, un šajā gada laikā jūs to patiešām varētu izmantot. Nelieciet panikā! Šīs vienkāršās darbības var palīdzēt jums kontrolēt savus izdevumus.

Dažas organizācijas padara izdevumu pārskatu iesniegšanu patiešām vienkāršu, pat ja viņi kavējas. Piemēram, ārkārtīgi daudz palīdz tas, ka uzņēmumam ir kredītkartes, kas ir piesaistītas izmaksu uzskaites sistēmai, taču ne visiem tā ir greznība. Tāpēc dziļi elpojiet un rīkojieties šādi, lai pēc iespējas ātrāk iesniegtu nokavēto izdevumu pārskatus.

Ņemiet vērā, ka liela daļa šī raksta attiecas arī uz pašnodarbinātajiem, kuriem gada beigās jākontrolē ieņēmumi, lai pieprasītu nodokļu atskaitījumus par uzņēmējdarbības izdevumiem.

1. Jautājiet, kad ir īstais termiņš un vai varat iesniegt kavējumu

Atkarībā no tā, kad jūsu organizācija nosaka savu finanšu gadu un kā tā rīkojas ar uzkrājumiem, iespējams, ir jau pagājis termiņš izdevumu pārskatu iesniegšanai. Bet tas nebūt nenozīmē, ka ir par vēlu iesniegt kvītis. Gudru cilvēku noteiktie termiņi. Ja kāds paziņo, ka termiņš ir piektdienas dienas beigas, pastāv liela iespēja, ka īstais termiņš ir pirmdienas rīts vai vēlāk.

Vaicājiet kādam grāmatvedim vai savam priekšniekam skaidru informāciju par patieso izdevumu pārskatu iesniegšanas termiņu un to, vai varat kaut ko darīt, ja esat to nokavējis. Bieži vien ir. Ja varat iesniegt vēlu, esiet laipns un laipns pret cilvēkiem, kas palīdz to izdarīt, un noliecieties atpakaļ, lai sniegtu tieši to, ko viņi lūdz. Esiet detalizēts. Atcerieties, ka viņi jums izdara labu. Dariet visu iespējamo, lai to atgrieztu, padarot viņu darbu vieglāku.

2. Pārbaudiet kvīšu noteikumus

Ja esat jau iesniedzis izdevumu pārskatus, iespējams, jūs zināt pamatnoteikumus kvīšu iesniegšanai. Bet vai jūs zināt smalkās detaļas? Iesniedzot izdevumu pārskatu ilgi pēc izdevumu rašanās, iespējams, esat pazaudējis dažus ieņēmumus. Uzziniet, vai pastāv kāda politika, piemēram, pieprasīt kvītis tikai par izdevumiem, kas pārsniedz 10 USD. Jautājiet arī, vai varat parādīt maksājuma pierādījumu, iesniedzot kredītkartes izrakstu ar iezīmēto rindas vienību. Šī informācija var mainīt pasauli laikā, kas vajadzīgs, lai sagatavotu izdevumu pārskatu.

3. Izveidojiet priekšmetu un datumu kontūru

Kad ir pienācis laiks sākt sākt nokavēto izdevumu pārskata izveidi, sastādiet aptuvenu sarakstu ar galvenajiem izdevumiem, kas jums jāpieprasa, piemēram, iegādātos priekšmetus, ceļojumus un klientu viesmīlību. Ja iesniedzat tikai vienu vienību vai vienu braucienu, izlaidiet šo darbību.

Ja kāds no jūsu saraksta elementiem ir notikums, piemēram, klienta apmeklējums vai konference, pierakstiet datumus. Tad zem pasākuma izveidojiet ierakstu katrai dienai šādi:

X konference: 1.-3.jūnijs

1. jūnijs

2. jūnijs

3. jūnijs

4. Iztēlojieties savus izdevumus

Apkopojot izdevumus, kas saistīti ar ceļošanu vai pasākumiem, es uzskatu, ka tas palīdz vispirms uzskaitīt lielākos izdevumus (piemēram, lidojuma, viesnīcas un dalības maksas) un tad mēģināt katru dienu atsaukt atmiņā vai pārdomāt, lai segtu mazākos izdevumus. Dariet to zem katras dienas ieraksta.

Man patīk sagatavot aptuvenu iespējamo izdevumu izklāstu, pēc tam aizpildot to, kā es tos atceros (5. – 7. Darbība ietver dažus trikus, kā aizpildīt nepilnības, ja atmiņa jums neizdodas). Kontūrā jāiekļauj tik daudz no šiem punktiem, kas attiecas uz jūsu datumiem:

• Sākuma vieta. Kur tu gulēji? Vai jums šajā vietā bija kādi izdevumi, piemēram, maksa par Wi-Fi?
• Vietējie ceļojumi. Vai jūs devāties jebkur, un ja tā, kā jūs tur nokļuvāt (automašīna, taksometrs, autoserviss, sabiedriskais transports)? Kā jūs atgriezāties? Ja pieprasījāt maksas par braukšanu uz jūdzi par braukšanu, kāds bija attālums?
• Ēdieni. Kur jums bija brokastis, pusdienas un vakariņas? Vai jūs iegādājāties dzērienus, ieskaitot ūdeni pudelēs un kafiju, vai uzkodas?
• Izejmateriāli. Vai dienas laikā vajadzēja iegādāties kaut ko gaidītu vai negaidītu?
• Beigu vieta. Kur jūs beidzāt savu dienu? Ko jūs tur maksājāt?

Bieži vien šo jautājumu uzdošana sev palīdz atcerēties izdevumus, kurus jūs varētu būt aizmirsuši.

5. Pārlapojiet savus kvītis

Ja jums ir kaudze ar kvītīm, pārlūkojiet tās tagad un saskaņojiet tās ar jūsu izveidoto kontūru. Ir iemesls, kāpēc vispirms neveicu šo soli. Dažreiz kvītis pārveido mūsu atmiņu tā, lai dienas laikā netiktu ņemtas vērā vietas. Piemēram, pieņemsim, ka jūs aplūkojat savus ieņēmumus un redzat, ka ātri nokodājāt brokastis kafejnīcā un vēlāk ēdat pusdienas konferences vietā. Tagad jūs spilgti atceraties par šiem diviem notikumiem un esat gatavs pāriet uz nākamo kvīti. Bet jūsu atmiņā, iespējams, ir izlaists USD 15 Uber brauciens starp abām vietām tikai tāpēc, ka jums nebija fiziskas kvītis, lai aktivizētu atmiņu. Ir viegli aizmirst detaļas, kad mums nav aktivizētāju.

6. Skenējiet kalendāru

Kalendārā var būt vairāk atgādinājumu, kas palīdz izveidot precīzu izdevumu pārskatu. Aizpildot dienu, atveriet kalendāru un skenējiet to, lai pārbaudītu ceļojuma datumus un nozīmīgus notikumus. Daži ieraksti var izraisīt atmiņu par izdevumiem, kā arī izdevumu trūkumu. Piemēram, ja biznesa partneris jums nosūtīja kalendāra ielūgumu uz vakariņām dienā, kurā jūs devāties, un viņa samaksāja, tad jums nav jāuztraucas par to, ka šajā naktī jāmeklē kvīts par maltīti.

7. Pārlasiet naudas kaltuvi

Vēl viena lieliska vieta, kur meklēt trūkstošos izdevumus, ir Mint. Mint ir personīgo finanšu lietotne, kas visus jūsu finanšu darījumus apvieno vienā vietnē un lietotnē, kurā var veikt meklēšanu. Izmantojot Mint, jūs varat filtrēt visus kredītkartes un debetkartes izdevumus pēc datuma, kas varētu palīdzēt atklāt aizmirstos izdevumus. Šajā piemērā, ko es jau iepriekš minēju par Uber kvīti, jūs varētu atrast informāciju, meklējot datumu naudas kaltuvē, kas atvieglos īstā kvīts atrašanu jūsu e-pastā.

Jūs varat arī pievienot atzīmes naudas kaltuvē darījumiem rindu vienībās, un, ja visu gadu esat darījis, lai segtu biznesa izdevumus, varat viegli atrast visus izdevumus, kas jums jāpieprasa.

Iepriekš es minēju, ka, ja nevarat atrast kvīti, jūs varētu jautāt, vai varat iesniegt kredītkartes pārskata kopiju, kurā uzsvērts rindas elements par izdevumiem. Te atkal palīdzēs piparmētra, jo tā jums pateiks, kuru kredītkarti izmantojāt.

8. Neaizmirstiet padomus un autostāvvietu

Divas izdevumu kategorijas, kuras ir viegli aizmirst, ir padomi un autostāvvieta. Nelieli, skaidrā naudā apmaksāti padomi, piemēram, viesnīcu uzkopšanas personālam un zvanu zvaniem, nekad netiek piegādāti. Autostāvvietas maksājumi var būt arī skaidrā naudā bez kvīts. Bet tie saskaita un ir vērts apgalvot, ja jūs tos esat izveidojis.