Video: IESB 2019-20 (Decembris 2024)
E-pasts rada nopietnas problēmas mūsu produktivitātei un psihei. Pārpildīta iesūtne prātam rada lielu slodzi. Atgriešanās pie tā atkal un atkal rada vairāk "darba par darbu", kā sakot, kas ir ļoti neefektīvs un reti faktiski ir centrālais reālajā darbā, kas mums jādara. Ja tas izklausās pēc jūsu dzīves, ir pienācis laiks iztīrīt šo iesūtni.
Mana metode veselīgu attiecību uzturēšanai ar e-pastu ir atkarīga no ļoti mazām un konkrētām darbībām, kuras es veicu katru dienu - iepazīstieties ar maniem 11 padomiem e-pasta pārvaldīšanai. Citiem vārdiem sakot, manas iesūtnes uzturēšana nav vienreizējs tīrīšanas darbs. Bet ko jūs varat darīt, ja iesūtne ir tik šausmīga, ka jūs vairs nevarat redzēt pāri tam milzīgajam un tūlītējam šķērslim, kas vispirms jārisina? Tādā gadījumā ir pienācis laiks apsēsties un pārskatīt iesūtni.
Lūk, kā to izdarīt.
Aizmirstiet par katra iesūtnes ziņojuma apstrādi. Tas nenotiks, un nebūs lielas izmaksas. Labāk ir veikt slaucīšanu.
"Slaucīšana" nozīmē veselu ķekara masīvu pārvietošanu masveidā uz citu. Iestatiet dažas jaunas mapes savā e-pasta programmā un nosauciet tās pēc gada, ceturkšņa vai mēneša (izņemot pašreizējo gadu, ceturksni vai mēnesi; ti, vēl neveidojiet mapi “2013”), atkarībā no jūsu valsts. iesūtnē un kā jūs mēdzat domāt par laiku. Piemēram, jūs varētu izveidot šīs mapes:
- 2010. gads
- 2011. gads
- 2012. gads
Vai arī jums varētu būt:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Pašreizējā gada, ceturkšņa vai mēneša mapi neizveidosit tāpēc, ka iesūtne šobrīd būs “pašreizējā” mape.
Pēc tam kārtojiet vai veiciet meklēšanu atkarībā no izmantotās e-pasta programmas, lai izolētu visus ziņojumus no noteiktā laika perioda un masveidā pārvietotu tos uz atbilstošo mapi.
Neatkarīgi no tā, kas paliek iesūtnē - tie ir ziņojumi, par kuriem jūs faktiski varat uztraukties, apstrādājot, varbūt šodien, varbūt rīt, bet, visticamāk, nākamo pāris dienu laikā tas pamazām. Jūs nevēlaties uzņemties pārāk daudz uzreiz.
Visi jūsu vecie ziņojumi joprojām ir redzami - tie vienkārši nav redzami. Varbūt jūs kādu dienu tiksit galā ar viņiem, bet es domāju, ka jūs to nedarīsit. Tā ir viena no vissliktākajām e-pasta problēmām. Mēs domājam, ka mēs gatavojamies lasīt, atbildēt vai citādi reaģēt uz tik daudziem ziņojumiem, bet mēs to nekad nedarīsim. Slaucīšana ļauj atbrīvot viņus no ceļa, faktiski no tiem neatbrīvojoties. Tātad jūs varat turpināt domāt, ka kādu dienu varat apstrādāt visus 2012. gada e-pastus (kaut arī jūs, iespējams, to nedarīsit).
Skatiet videoklipu, kā slaucīt pakalpojumā Gmail.
2. solis
“Slaucīšana” rūpējas par jūsu jau esošo ziņojumu, taču tas neko nedara ziņojumiem, kas tagad tiks parādīti jebkurā sekundē. Tātad, ja jums ir iesūtne, kas nejūtas nosmakusi, jums jāizveido daži filtri vai citi veidi, kā automātiski sadalīties, lai turpinātu darbību.
Viens veids, kā to izdarīt, ir dažādiem mērķiem izmantot dažādus e-pasta kontus, nevis visu. Man faktiski ir četri dažādi e-pasta konti, kurus regulāri izmantoju: vienu uzņēmējdarbībai, vienu personīgai saziņai, vienu iepirkšanās veikšanai tiešsaistē (kur es glabāju kvītis, uzskatu paketes, saņemu bankas un elektroniskus nodokļu deklarēšanas paziņojumus) un vienu tam, ko es saucu ” junk. " Mans nevēlamais konts patiesībā nav paredzēts nevēlamam kontam. Tā ir adrese, kuru es izmantoju, lai reģistrētos biļeteniem vai jauniem tiešsaistes pakalpojumiem, kurus vēlos izmēģināt, bet tie galu galā nav svarīgi. Vēl viens šāda veida satura nosaukums ir graymail. Tas nav īsti surogātpasts, jo jūs to pieprasījāt un kaut kā vēlaties. Nekas, kas ir kritisks misijai, nekad nenonāk šajā nevēlamā kontā, tāpēc, ja es to nepārbaudu vairākas dienas, tas nav nekas liels. Es arī darbā reti atveru nevēlamo kontu vai iepirkšanās kontu, tāpēc nekad nav pat redzesloka, lai mani vilinātu.
Otrs veids, kā iegūt tādu pašu efektu, ir mapes un automatizēta šķirošana. Tas ir īpaši noderīgs veids, kā pārvaldīt jaunumus un ikdienas darījumus. Outlook.com šajā ziņā ir diezgan sarežģīts, un arī Gmail to izmanto diezgan labi.
Neatkarīgi no tā, vai iestatāt filtrus un mapes vai sākat nodot biļetenus un iepirkšanās kvītis uz citu e-pasta adresi, šis solis prasa laiku. Jums, iespējams, vajadzēs no 30 minūtēm līdz stundai, lai iestatītu nodalīšanas pamatmetodi.
Solis 3. Dzēst
Jācer, ka iesūtnē palikušais ir tikai neliela daļa no tā, kas bija iepriekš. Nākamais, ko es darītu, ir mēģināt izdzēst visu, kas vienkārši nav mazsvarīgi. Šis solis var aizņemt laiku, bet es tam netērētu pārāk daudz laika.
Skenējiet iesūtnē esošos ziņojumus un, piezemējoties uz ziņojumu, kuru dzēsīsit, mēģiniet kārtot iesūtni pēc sūtītāja un pārbaudiet, vai no šīs pašas personas ir arī citi ziņojumi, kurus ir vērts izdzēst. Bieži vien no vienas personas es saņemu vairākus atkārtotus e-pastus, kas saka to pašu, un viņiem visiem vajadzētu atrasties bloķēšanas blokā.
Dzēsiet tik daudz, cik iespējams, neaizraujoties ar viena ziņojuma saturu. Ja neesat pārliecināts par ziņojumu, vienkārši pagaidām atstājiet to vienu.
Dzēšana man ir svarīga, jo tā nozīmē atlaišanu. Ja ziņojums nav svarīgs un tajā nav kritiskas informācijas, tā dzēšana ir zīme, ka man par to vairs nekad nav jādomā. Tas mani garīgi atbrīvo no pienākuma, kuru pārstāv e-pasts.
Jūs varētu arī vēlēties izveidot mapi ar nosaukumu “Vēlāk”, kurā ievietojat ziņojumus, kas nav īsti svarīgi, bet kuriem jūs joprojām esat pieķēries. Šie ir ziņojumi, kurus plānojat izskatīt vēlāk. Pēc manas pieredzes "vēlāk" ziņojumi parasti ir miskastes, kuras es vēl nebiju gatavs atlaist.
Fantastisks pakalpojums ar nosaukumu SaneBox (6 USD mēnesī) patiesībā skenēs iesūtni un automātiski nesvarīgus e-pastus iespiedīs jaunā mapē ar nosaukumu “@SaneLater”. Pārbaudot SaneBox, es atklāju, ka tas ir paveicis neticamu darbu, identificējot to, kas ir svarīgs, nevis mazsvarīgs.
4. solis. Izstrādājiet sistēmu, pārvērtiet to ieradumos
Tā kā ir pārvaldāma iesūtne un e-pasta iesniegšanas pamatstruktūra, jums tagad ir nepieciešama e-pasta iesniegšanas sistēma, kas pārsniedz pamatnoteikumu “e-pasti, kas saistīti ar 2013. gada jūnija rakstiem, nonāk mapē 1306_JUN”, bet kad jūs ievietosit viņus tur? Cik bieži jūs tos caurskatīsit? Ko jūs darīsit ar ziņojumiem pirms to iesniegšanas?
Šis solis ir visgrūtākais, jo tas liek jums izveidot noteikumus un attīstīt ieradumus to ievērošanai ilgtermiņā. Izveidotajiem noteikumiem jābūt skaidriem. Jums vajadzētu būt iespējai tos artikulēt. Bet viņiem nav jābūt perfektiem vai absolūtiem. Tas ir labi, ja jūs laiku pa laikam no tā nomaldāties. Jūs vēlaties sistēmu, kas piedod sliktu dienu šeit un tur, tādu, kas ļauj viegli atlekt atpakaļ, ja paslīdat augšup.
Lai sniegtu jums priekšstatu par noteikumu darbību, šeit ir daži no maniem e-pasta apstrādes noteikumiem.
Dzēst ātri. Ja e-pasts neprasa nekādas darbības, ieskaitot atkārtotu lasīšanu vai arhivēšanu atsauces vajadzībām, es tūlīt to atmetu. Es izvēlos ātri dzēst ziņas par ieradumu, katru rītu dzēšot ziņojumus lielapjoma veidā. Ierodoties pie sava galda, vienā mirklī izdzēšu tik daudz ziņojumu, cik es uzskatu par piemērotu. Parasti tas ir aptuveni 60 procenti no maniem jaunajiem nelasītajiem ziņojumiem.
Nekavējoties reaģējiet uz kritiskiem ziņojumiem vai paturiet tos iesūtnē. Ja e-pasts ir kritisks - tas nozīmē, ka tam nepieciešama tūlītēja rīcība vai dziļa atkārtota lasīšana un, iespējams, atbilde -, es rīkojos uz to nekavējoties vai atstāju to iesūtnē, līdz rīkojos pēc tā, parasti vienas vai divu dienu laikā. Tas var palikt iesūtnē apmēram mēnesi. Pēc mēneša man tas jārīkojas. Tas ir termiņš.
Iesniegt līdz dienas beigām. Ja ziņojums satur man nepieciešamo informāciju, bet neprasa tūlītēju rīcību, tas dienas beigās - vai nedēļas beigās, ja es esmu patiešām aizņemts, tas jāpārvieto uz atbilstošo mapi (vai jāglabā lokāli uz mana darbvirsmas)..
Notīriet iesūtni piektdienas pēcpusdienā. Piektdienas pēcpusdienā es sev atvēlu 10 līdz 20 minūtes, lai kārtotu visu, kas atrodas iesūtnē, un, iespējams, rīkotos pēc vienumiem, kuriem nav nepieciešama ilgstoša atbilde. Līdz brīdim, kad izeju no biroja, man vajadzētu redzēt apakšā collas vai divas baltas vietas (telpa, kas nedēļas nogalē atkal jāaizpilda).
Skatiet iesūtnes apakšdaļu. Ikdienā šis noteikums ir tas, ar kuru es dzīvoju visvienkāršākajā līmenī: vienmēr skatiet iesūtnes apakšdaļu. Atšķirībā no Inbox Zero, es tiecos, lai iesūtnes ziņojumu nebūtu vairāk, nekā es redzu ekrānā. Tas ir vienkārši. Tas ir piedodošs. Tas ir elastīgs. Tas ir saprātīgs un sasniedzams mērķis. Un nav nepieciešams daudz ievērot šo noteikumu konsekventi. Tas izpaudās kā ieradums, jo, kad es sāku mērķēt uz iesūtnes apakšdaļu, tas kļuva par zemapziņas mērķi.
Ilgtermiņa risinājums e-pasta pārvaldībai
Visa organizācija patiešām ievēro noteikumus, un ieradums ir tas, kas satur noteikumus kopā. Paradumi ir tas, kā jūs darāt noteikumus. Ja kārtula dienas beigās ir tukša e-pasta miskaste, ieradums vienmēr ir ar peles labo pogu noklikšķināt, lai pirms iziešanas no e-pasta programmas izmestu miskasti (vai iestatītu e-pasta programmu automātiskai izdzēšanai miskasti pēc aiziešanas). Ja noteikums ir vienmēr līdz dienas beigām atbildēt uz jūsu priekšnieka e-pastu, ieradums varētu būt automātiski sakārtot jūsu priekšnieka ziņojumus speciālā mapē un pārbaudīt šo mapi katru dienu plkst. 16:00.
Pareiza un efektīva e-pasta pārvaldība attiecas uz jūsu izmantoto sistēmu, nevis uz izmantoto programmatūru. Lietotnes, funkcijas un spraudņi var palīdzēt atrisināt īpašas problēmas, kas jums rodas ar e-pastu, taču, ja tās nesatur visaptverošāka noteikumu sistēma vai metode ieradumu iesakņošanai, tām nebūs ilgtermiņa izmaksu.
