Organizējieties: kā uzlabot komunikāciju, lai labāk pārvaldītu projektu

Jebkura projekta laikā kritiski svarīgi ir zināt, kā komunicēt, kā arī izmantot saziņai projekta vadības pakalpojumu. Komunikācija ar visām ieinteresētajām personām ir vienīgais vissvarīgākais faktors, kas nodrošina projekta vadības panākumus, teikts Projektu vadības institūta ziņojumā. Slikta komunikācija pārāk bieži ir citu problēmu cēlonis, kas noved pie tā, ka projekts tiek novirzīts no kursa vai pilnībā to nogrimis.

Ko projekta vadībā nozīmē skaidra, atklāta un efektīva komunikācija, un kā jūs to darāt? Pagājušās nedēļas slejā Get Organised tika apskatīts, kā sākt pārvaldīt projektu. Galvenie veiktie pasākumi bija saistīti ar projekta noteikšanu (un pārliecināšanos, ka tas ir projekts, nevis tikai notiekošs darbs) un tā prasībām, darbības jomai, nodevumiem, pagrieziena punktiem un dalībniekiem, ieskaitot ieinteresētās puses. Ja jūs to vēl neesat lasījis, iesaku to izdarīt pirms šī raksta apskatīšanas.

Kā slikta komunikācija ietekmē projekta vadību

Trīs galvenās problēmas, kas neļauj projektam gūt panākumus, ir apjoma izmaiņas, slikts novērtējums plānošanas posmā un vāji definēti mērķi un uzdevumi, liecina PricewaterhouseCooper veiktā aptauja. Bet Jason Westland, ProjectManager.com izpilddirektors, visus šos jautājumus uzskata par jautājumiem, kas rodas no citas saknes: slikta komunikācija.

"Ja projekta vadītājam nav noteikta darbības joma vai ja spēlētāji nezina laika grafiku, lietas sabrūk vai piegādātais neatbilst prasībām, " sacīja Vestlands, kad nesen ar viņu runāju par labāko projektu vadības praksi..

Vestlands, kurš arī rakstīja projekta vadības dzīves ciklu , piebilda: "Parasti notiek tas, ka projekta vadītājam nav patiesa izpratne par projekta darbības jomu. Komanda īsti nezina, ko viņi piegādā. Neviens tiešām zina, kādi ir atskaites punktu vai galveno nodevumu beigu datumi. Un visā projekta laikā neviens tos neinformē par vispārējo redzējumu, iemeslu, kāpēc viņi to dara. Un lietas vienkārši slīd."

Vestlande uzauga Jaunzēlandē. Viņš man dalījās ar analoģiju starp aitu ganīšanu dzimtenes apvidū un projekta vadību.

Iedomājieties jaunu zēnu, kuram jāpārvieto 300 aitas no viena aploka uz otru, izmantojot neko vairāk kā dažus suņus. "Jūs pastāvīgi sarunājaties ar saviem suņiem caur svilpi, " viņš teica. "Suņi pastāvīgi pārvietojas, lai sadalītu grupas vai apvienotu grupas." Darbs vienam zēnam un dažām sunītēm var šķist smags, bet, ja nekad nav pārtraukuma saziņā un zēns turpina atgādināt par savu mērķi, to var izdarīt.

Paskaties The Big Picture

Projekta atklāšanas sanāksmes laikā visiem dalībniekiem, kuri strādās pie projekta, jāatstāj sanāksme ar skaidru aprakstu par to, ko veidos galīgais projekts. Citiem vārdiem sakot, visiem jābūt ne tikai redzējumam, bet arī rakstiskām detaļām.

Iedomājieties projektu, kura pabeigšana prasa vienu gadu. Dažos projektā iesaistītajos mēnešos ir pilnīgi iespējams, ka redzējums kāda cilvēka acīs ir nedaudz sabojājies kopš pirmās dienas. Projekta vadītājam visiem ir jāatgādina par galīgā projekta aprakstu, un tas viņam jādara bieži. Šāda veida redzes komunikācija var notikt regulāri plānotas tikšanās laikā (vairāk par to vienā mirklī) vai arī laiku pa laikam piesaistot projekta klientu, lai atgādinātu komandai, uz ko viņi strādā.

Turklāt visi projekta komandas locekļi ir atbildīgi par saziņu, kad kāds uzdevums vai uzdevumu sērija novirzās no nākamā nodevuma vai projekta galīgā apraksta. Kad rodas uzdevums, kas neietilpst darbības jomā, darbiniekiem ir jārunā un projektu vadītājiem jāuzklausa. Komunikācija ir divvirzienu iela. Tāpat, ja komanda uzskata, ka termiņš netiks ievērots, tai jāinformē projekta vadītājs par briesmām, nevis pēc tam, kad ir par vēlu. Projekta vadītājs, kurš dzird šāda veida saziņu, var attiecīgi pieņemt lēmumus. Un, kā jūs, iespējams, uzminējāt, projekta vadītājam jāinformē komanda par visām veiktajām izmaiņām un jāprasa atsauksmes.

Pievērsiet uzmanību smalkajai detaļai

Projektu vadītājiem ne tikai bieži jāatgriežas pie vīzijas un jākontrolē darbības joma, tiem jāzina arī par visām smalkajām detaļām. "Projekta laikā ir patiešām svarīgi, lai projekta vadītājs būtu pilnībā informēts par katru uzdevumu un to, kāds ir šī uzdevuma statuss, " sacīja Vestlands.

Projektiem var viegli būt tūkstošiem uzdevumu, kas katram projekta vadītājam ir daudz informācijas, kas jāatceras. Tieši šī iemesla dēļ projekta vadības pakalpojums ir tik vērtīgs. Divi piemēri ir Zoho projekti un Komandu darba projekti, lai gan tirgū ir desmitiem dažādu izmēru un sarežģītības komandu.

Kad komandas izmanto projektu pārvaldības platformas, visi uzdevumi tiek reģistrēti sistēmā un ir redzami visiem, kuriem tie ir jāredz (vai dažreiz tie ir redzami visiem, atkarībā no rīka). Katrā uzdevumā ir norīkojums un izpildes termiņš. Parasti ir arī papildu informācija, kas apraksta, vai uzdevums pagaidām vēl nav atrodams uz kāda cita plāksnes, šobrīd ir aktīvs vai pabeigts. Dažas platformas vēl detalizētāk uzrauga katra uzdevuma izpildes procentuālo līmeni. Tātad projekta vadītājs jebkurā laikā var reģistrēties uzdevumā, lai redzētu tā statusu, nepiestājoties pie kāda cilvēka galda, pieskaroties šai personai uz pleca un pajautājot. Tas pilnībā maina saziņas raksturu.

Projektu vadības rīki centralizē informāciju un dod tai piekļuvi visiem. Galu galā dokumentācija ir tikai vēl viens saziņas veids.

Pēteris Klarksons, direktors uzņēmumā Maestro Development, kas veido projektu vadības platformu Maestro Projektu birojs, ir bijušais projektu vadītājs, kurš ir vadījis tūkstošiem projektu. "Es daudz veicu sliktu projektu revīziju. Biju pazīstams kā glābšanas mākslinieks, " viņš man teica. "Vienmēr tas ir saistīts ar metodoloģijas trūkumu un zināšanu trūkumu par to, kas notika projektā: sanāksmju, jautājumu un darbību dokumentēšana nav notikusi."

Kad Klarksons apraksta savu dienu kā projekta vadītāju, kļūst redzama komunikācijas nozīme un projekta vadītāja piesaiste katram komunikācijas veidam. "Kā projekta vadītājs es vienmēr apgalvoja, ka esmu slinks, jo nekad nekad sev neko neesmu piešķīris, " viņš sacīja. "Viss, ko es darīju, gāju apkārt un runāju ar cilvēkiem, lasīju ziņojumus vai pārbaudīju datu bāzē jautājumus, kas tiek brūvēti un tiek reģistrēti, bet neviens neko nedarīja. Es lasīju sanāksmju protokolus no dažādām sanāksmēm, kuras es nedarīju." t faktiski iet uz. " Viņš sacīja, ka viegli pavadīja trešdaļu savas darba dienas neatkarīgi no projekta vadības rīka un datu bāzes, ko komandas izmantoja.

Turpiniet tikties

Lielākā daļa projektu un projektu komandas zināmā mērā paļaujas uz sanāksmēm. Kā skaidro Vestlands: "Pirms tiešsaistes rīkiem projektu vadītāji parasti vadīja iknedēļas pastāvīgo sanāksmi, kurā visi vienkārši pateica, kādus uzdevumus viņi strādā, kādus uzdevumus viņi ir izpildījuši, kā arī citu nodevumu vai uzdevumu statusu." Bet vai ir izveidota projekta vadības platforma, kurā visa šī informācija tiek reģistrēta un padarīta redzama, vai joprojām ir jēga rīkot sanāksmes?

Patiesībā jā. Lai gan saziņu ievērojami uzlabo tiešsaistes rīki, tikšanās joprojām ir izdevīgas. "Nav tā, ka jums joprojām nav stand-up; tas ir tikai tas, ka mainās mērķis. Iknedēļas uz uzdevumiem balstītas stand-up vietā tā var kļūt par iknedēļas nedēļas sanāksmi, kurā projekta vadītājs atkārto redzējumu un pārliecinās, ka visi zina, kur viņiem jādodas, vai arī pieaicina klientu, lai runātu par projekta piegādes iemeslu. Tā vairāk kļūst par stratēģijas sesiju, nevis izpildes sesiju, "sacīja Vestlands.

Postmortemu plāns

Komunikācija ir katra projekta veiksmes atslēga ne tikai plānošanas posmā un sākuma sanāksmē, bet arī visā projekta gaitā un pat pēc tā pabeigšanas. Pēcmortem tikšanās dod komandas locekļiem vienu galīgo iespēju paziņot, kas projektā norisinājās pareizi un nepareizi.

Komandas locekļiem jābūt godīgiem un atvērtiem ar atgriezenisko saiti, bet tikpat svarīgi ir arī projekta vadītājam klausīties atsauksmes, tās reģistrēt un atsaukties uz tām nākamreiz, kad rodas līdzīgs projekts.

Projekta vadības platformas var būt arī lielisks atsauces materiālu avots pēc projekta beigām. Lielākajai daļai komandu ir izdevīgi pārskatīt sava projekta pārskatus un vēsturi, lai labāk izprastu, kas notika, kad kaut kas neizdevās.

Lai iegūtu vairāk padomu par to, kā gūt maksimālu labumu no diviem PCMag Editors 'Choice projektu pārvaldības pakalpojumiem, varat izlasīt 7 veidus, kā vienkāršot projektu vadību komandas darba projektos, un 5 Zoho projektu funkcijas, lai organizētu savu biznesu.