Kļūstiet organizēts: kā nezaudēt sakoptību, skenējamību un pārāk neaizņemtību

Liekums padara saziņu komandas iekšienē daudz vieglāku nekā e-pasta lietošana, taču lietotnei ir tendence izskatīties kā netīrai bērnu rotaļu istabai. Ja jūsu komandas locekļiem ir dziļa aizraušanās ar animētiem gifiem vai viņi nedomā, kā nosaukt kanālus, iespējams, ka jūsu personīgais interfeiss ir pilnībā dezorganizēts. Šie deviņi padomi var jums palīdzēt atgūt kontroli pār šo lielo biznesa ziņojumapmaiņas lietotni.

1. Padariet klusākos ziņojumus kompaktus

Divi iestatījumi pastiprinās jūsu slideno saskarni, lai padarītu to pilnveidotāku. Atveriet sadaļu Preferences> Ziņojumi un multivide. Sadaļā Motīvs izvēlieties Kompakts. Tad tieši zem tā izvēlieties redzēt Tikai parādītie vārdi.

Kopā šie iestatījumi novērš lieko rakstzīmju un atstarpes atstarpi. Tas, iespējams, nav jūsu vēlamais stils, taču ir vērts mēģināt, ja vēlaties, lai jūsu Slack telpa izskatās tīrāka un mazāk aizņemta. Ja vēlaties, lai varētu skenēt daudz informācijas bez lielas ritināšanas, varētu būt vērts to izmēģināt.

2. Nolaidiet savu ļengano sānjoslu

Nav iemesla, lai pēc noklusējuma būtu jāredz katrs kanāls un ziņojums, kas sānjoslā ir norādīts. Kanāli ar zvaigznīti un tiešie ziņojumi, kurus izmantojat visbiežāk. Tas viņiem liek sēdēt augšpusē zem virsraksta ar zvaigznīti, ļaujot jums koncentrēt savu uzmanību uz šo kuratora sarakstu.

Ja jūsu Slack konts ir nopietni pārblīvēts, apsveriet iespēju mainīt arī iestatījumus, lai tiktu rādīti tikai ar zvaigznīti atzīmētie un nelasītie ziņojumi. Atveriet sadaļu Preferences> Sānjosla> Sānjoslas iestatījumi> Izskats un izvēlieties Nelasītas un ar zvaigznīti atzīmētas sarunas.

3. Nodrošiniet attēla jucekli

Ja jūsu galvenā sūdzība par Slack ir tā, ka jūsu kolēģi izliek pārāk daudz animētu gifu, emocijzīmes un saites ar milzīgiem priekšskatījuma attēliem, jūs varat tos vienkārši apslāpēt. Skatiet sadaļu Preferences> Ziņojumi un multivide. Apakšā ir izvēles rūtiņas, kas ļauj paslēpt dažāda veida attēlus.

Ja vēlaties maksimālu nepiesārņotu Slack pieredzi, iestatiet tos šādi:

4. Pielāgojiet paziņojumus

Pārāk daudz paziņojumu saņemšana tos visus pārvērš troksnī. Pielāgojiet paziņojumus, kurus saņemat, izmantojot Slack, trīs posmos.

Vispirms izslēdziet visus kanālus, kur lielākajai daļai jauno ziņojumu nav nozīmes. Pārejiet uz kanālu, noklikšķiniet uz cog ikonas blakus meklēšanas joslai un atlasiet iespēju izslēgt šo kanālu.

Otrkārt, mainiet paziņojumu preferences uz tiešajiem ziņojumiem, pieminējumiem un atslēgvārdiem vai uz Nekas. Ja izvēlaties Nekas, jūs redzēsit nozīmītes, kas norāda uz jauniem ziņojumiem, bet jūs nesaņemsit audio brīdinājumus vai citus paziņojumus uz ekrāna.

Treškārt, pievērsiet uzmanību pēdējām divām iespējām, kas parādītas šajā jūsu preferenču sadaļā: Paziņojiet man par atbildēm uz maniem sekojošajiem pavedieniem un mobilajām ierīcēm izmantojiet dažādus iestatījumus. Atkarībā no tā, kā jūs un jūsu komandas biedri izmantojat sarunas ar vītnēm, iespējams, vēlēsities izvēlēties iespēju saņemt paziņojumus par pavedieniem. Attiecībā uz mobilās ierīces opcijām, izvēloties tālrunī dažādas preferences, varat palīdzēt koncentrēties. Nākamreiz, kad jums būs jāstrādā bez traucējumiem, aizveriet darbvirsmas lietotni Slack un izrakstieties no tīmekļa lietotnes, taču turiet tālruni tuvumā, lai saņemtu svarīgus paziņojumus par slidenu.

5. Izmantojiet prefiksus, lai sagrupētu līdzīgus klusos kanālus

Šī ir taktika, kuru es regulāri redzu, kā komandas izmanto Slack: izveidojiet prefiksus kanāliem, kas būtu jāsagrupē. Visiem kanāliem, kurus, piemēram, paredzēts izmantot tikai pārdošanas komanda, vajadzētu izmantot prefiksu “sales-”, lai jums būtu # pārdošanas kontakti, # pārdošanas padomi, # pārdošanas uzvaras utt. Kanāli, kas paredzēti tikai izklaidei, var aizņemt prefiksu “fun-” vai “watercooler-”.

Prefiksu lietošana izraisa līdzīgu kanālu automātisku apvienošanos gan sānjoslā, gan pilnā kanālu sarakstā, kad vien tie ir jāizpēta.

6. Izmantojiet vēlēšanu rīkus (vai šo hacku)

Uzdodot komandas biedriem aptaujas stila jautājumu, piemēram, "Kurā laikā visi var satikties šajā pēcpusdienā?" izmantojiet vēlēšanu lietotni. Daudz vieglāk un sarežģītāk ir lasīt atbildes uz aptauju, nevis pārlapot komentārus.

Polly for Slack ir viena no pazīstamākajām vēlēšanu un aptauju lietotnēm. Instalējiet to kā Slack papildinājumu un pēc tam ierakstiet “/ polly” ikreiz, kad vēlaties izveidot aptauju.

Varat arī izlaist vēlēšanu rīkus, izmantojot šo vienkāršo hakeru: Uzrakstiet savu jautājumu un sniedziet iespējamās atbildes ar reaji. Jūsu komandas biedri izdomās, ka viņiem jāpievieno attiecīgajam reaji uz jautājumu, lai parādītu savu izvēli. Lai veiktu vēlēšanu iespējas, kurām nav acīmredzamu ikonu, kuras sakrīt, izmantojiet skaitli reaji vai krāsainus punktus. Rezultāti ir stingri, kārtīgi un viegli lasāmi.

7. Izveidojiet pavedienu etiķeti

Ziņu pavedieni ir fantastiski, lai saglabātu Slack organizētu, bet tikai tad, ja tos izmantojat jūsu komandas labā. Ziņu pavediens ir saruna, kas no galvenā kanāla pāriet sānjoslā. Cilvēki var izvēlēties sarunu vai palikt ārpus tās. Pavedienā jūs un jūsu komandas biedri var veikt sarežģītu sarunu par vienu tēmu, to nepārtraucot.

Tomēr, ja pavedienu ir par daudz, ir grūti noskenēt kanālu un panākt visu, kas notiek pēdējā laikā. Tāpēc jums jāatrod pareizais diegu lietošanas līdzsvars un tam atbilstoša etiķete. Nav noteikumu, kā to izdarīt.

Es kādreiz strādāju ar komandu, kura katra ziņojuma beigās pievienoja pavedienu emocijzīmju spoli, kuru viņi vēlējās novirzīt no galvenā kanāla. Laika gaitā mēs visi izvēlējāmies neoficiālos noteikumus par to, kad jāsastāda ziņas, un visi šķita priecīgi tos ievērot.

Padoms: lai pievienotu pielāgotu emocijzīmi, noklikšķiniet uz darbvietas augšējā kreisajā stūrī, izvēlieties Pielāgot ļenganu un cilnē Emocijas augšupielādējiet izvēlētu attēlu. Ņemiet vērā, ka administratori var ierobežot to, kas var pievienot pielāgotas emocijzīmes.

Ja jūs nevēlaties, lai veiktu padziļinātu meklēšanu, iespējams, vēlēsities iemācīties arī izveidot nelielu robotu.

8. Organizējiet savas domas ar formatēšanu

Izmantojiet formatējumu, lai organizētu to, ko rakstāt neskaidrajās ziņās. Citiem cilvēkiem ir vieglāk skenēt kanālu un izvēlēties svarīgo.

Lieki izmanto marķējuma formatējumu treknrakstā, slīprakstā, pasvītrojumos un koda formātā. Ievadot vairāk nekā dažas rakstzīmes, ekrāna apakšā tiek parādīta apkrāpta lapa, kas jums palīdzēs.

Turklāt pievienojiet rindiņas pārtraukumus ziņojumam, izmantojot taustiņu kombināciju + atgriešana. Šī taustiņsitienu kombinācija ļauj izveidot rindkopas, neizliekot ziņojumu (ja jūs nospiežat atgriezties bez maiņas, jūsu ziņojums tiks nosūtīts). Kad esat to izdarījis, varat rakstīt garākus ziņojumus, kurus ir viegli lasīt un rediģēt, tā vietā, lai izliktu piecus vai sešus secīgus ziņojumus. Šī prakse var dot labumu jūsu Slack meklēšanas rezultātiem, ja izmantojat bezmaksas kontu, kas aprobežojas tikai ar meklēšanu tikai pēdējos 10 000 ziņojumos.

9. Izveidojiet automatizētus brīdinājumus

Automatizēts brīdinājums režīmā Slack ir paziņojums, kuru automātiski saņemat, kad tiek veikta kāda darbība. Piemēram, jūs varētu izveidot brīdinājumu par to, kad kāds aizpilda jūsu uzņēmuma tīmekļa veidlapu. Dažas citas idejas: jums var būt brīdinājums ikreiz, kad tiešsaistes veikalā tiek slēgts izpārdošanas, kad jūsu vietnē parādās jauns komentārs vai tiklīdz kāds no jūsu komandas atver vai aizver problēmu pakalpojumā Github.

Automātisko brīdinājumu iestatīšanai un kontrolei ir daži veidi. Vienkāršākais ir Slack integrācija ar citiem App Directory rīkiem. Piemēram, savienojiet Slack ar Freshdesk, un jūs varat saņemt brīdinājumus par atbalsta biļetēm, kas iesniegtas jūsu komandai.

Vēl viens veids ir izmantot lietotni Slack Incoming Webhooks, kuras iestatīšana prasa nedaudz tehniskas zināšanas, bet ļauj saņemt brīdinājumus par darbībām, kas var atrasties ārpus Slack lietotņu jomas. Pēdējā iespēja ir izmantot trešo personu automatizācijas rīku, piemēram, IFTTT, Workato vai Zapier. Šie pakalpojumi ļauj savienot lietotnes viena ar otru, un slīdēšanas gadījumā lietotni var savienot pat tad, ja slinkums to neatbalsta. Automatizācijas rīki var sniegt arī citas trauksmes pielāgošanas iespējas.

Signāls pret troksni

Slinkums solīja palīdzēt novērst dažas signāla un trokšņa problēmas, kas raksturīgas e-pastam. Tas arī solīja dot cilvēkiem iespēju sazināties, kas bija jautrāks. Tā ir kļuvusi par lietotni, kas lielākoties gūst panākumus abās jomās, taču, to darot, tā ir kļuvusi par cita veida zvēru, kas var justies smagnējs. Tīrot savu Slack interfeisu, jūs varat ievērojami samazināt troksni un izveidot koncentrētāku saziņas vietu.

Ja viss pārējais neizdodas, jūs vienmēr varat pāriet uz kuģi, izpētot šīs 17 alternatīvas Slack. Ja esat apņēmies pieturēties pie lietotnes, noteikti iemāciet sev vēl dažus padomus un padomus par Slinkumu.