Organizējieties: kā nošķirt darba un personiskos failus

Informācijas darbinieki, tādi kā es, nedēļas nogalē bieži pārbauda mūsu darba e-pastu. Vai arī mēs varētu virzīties uz svarīgu prezentāciju vēlu vakarā no mājām, ja tas ir tad, kad ir mūsu visproduktīvākās stundas (vai ja mēs kavējamies pie projekta). Mēs esam tikpat noslieci uz atbildēm uz personīgiem ziņojumiem, kamēr atrodamies darbā, vai varbūt skenējam mājas apdrošināšanas dokumentu biroja kopētājā. Zināšanu darbiniekiem parasti patīk šāda veida elastība, taču, ja neesat piesardzīgs attiecībā uz tā, kā nodalāt darbu un personiskos failus, jūs varētu nonākt nepatikšanās ar sevi un saviem datiem.

Riska uzvedība pelēkajā zonā starp darbu un dzīvi varētu apdraudēt sensitīvus datus. Piemēram, lai arī daudzi cilvēki var skenēt personīgu dokumentu birojā šeit un tur, jūs nevēlaties skenēt neko sensitīvu, jo, ja vien jūs neesi IT vadītājs, jums nav ne mazākās nojausmas, kur daudzfunkcionālais printeris tiek saglabāts. to skenēto failu kopijas. Iespējams, ka tie atrodas paša skenera cietajā diskā, un, iespējams, tie tiks saglabāti arī nenodrošinātos koplietotajos serveros.

Turklāt, lai saglabātu nelielu līdzību starp darba un ģimenes dzīves līdzsvaru, ir noderīgi norādījumi, kas atgādina, kad darāt viena veida darbu, kad esat pie otra pulksteņa. Pieņemsim, ka trīs dienu laikā jūs saņemat dažus e-pastus ģimenes brīvdienās. Jūs varētu novērtēt to, ka jums ir elastība un iespēja ķerties pie steidzamiem jautājumiem, taču jūs varētu vēlēties arī atgriezties, lai kopā ar bērniem izbaudītu Splash Mountain. Izmantojot dažas vienkāršas personīgo un darba failu atdalīšanas stratēģijas, jūs nekad pārāk ilgi nenodarbosities ar darbu, baudot personīgo laiku un otrādi.

Sadaliet failus

Galvenais darba un personīgo failu atdalīšanas triks ir to nodalīšana. Īpašu lietu turēšana tam paredzētajās vietās rada ne tikai kārtību, bet arī noteiktību. Tas darbojas gan fiziskajā, gan digitālajā pasaulē. Ja jūs vienmēr ievietojat atslēgas labajā kabatā, bet tālruni - kreisajā pusē, jūs nekad nemeklējat jaku nevienam no šiem priekšmetiem.

Ar digitālajiem failiem principi ir vienādi, taču realitāte ir nedaudz atšķirīga. Jūs visus darba failus varētu glabāt vienā mapē un personiskos failus citā, bet vai tie dzīvo vienā serverī, datorā, lietotnē vai mobilajā ierīcē? Vai jūs vēlaties, lai viņi to darītu?

Dažreiz mēs atdalām darba failus no personīgajiem failiem, lai saglabātu robežas, lai mēs neaizkavētos darbā, kad mums vajadzētu pavadīt laiku kopā ar ģimeni un draugiem, vai lai mums nebūtu kārdinājuma pabeigt nodokļu uzlikšanu, kamēr mēs esam pulkstenī.

Gadu gaitā esmu izstrādājis dažas stratēģijas, kas palīdz man sadalīt manu darbu un personiskos failus, lai tie atbilstu šiem nosacījumiem:

• Viņi vienmēr ir atsevišķi
• Viņi ir pieejami neatkarīgi no tā, kur es atrodos, bet
• Man ir nedaudz neērti piekļūt darba failiem, kad esmu mājas režīmā, un mājas failiem, kad esmu darba režīmā.

Izmantojiet dažādas saskarnes dažādām lietām

Vispirms runāsim par digitālajiem dokumentiem, piemēram, tekstapstrādes dokumentiem, izklājlapām, prezentācijām, PDF failiem un attēliem.

Vienkāršākais veids, kā esmu atradis dokumentus, lai tos turētu atsevišķus un tomēr pieejamus, ir glabāt tos tiešsaistes sinhronizācijas pakalpojumā un izmantot dažādus pakalpojumus dažāda veida informācijai. Personisko failu glabāšanai, dublēšanai un sinhronizēšanai izmantoju Dropbox, un darbam uzticos Google Drive. Papildus šiem diviem pakalpojumiem ir daudz iespēju, par kurām varat izlasīt PCMag labāko tiešsaistes glabāšanas pakalpojumu sarakstā. Tomēr vispirms ir jānodala faili divos dažādos pakalpojumos.

Kāpēc es neizvēlētos savu iecienīto krātuves pakalpojumu un izveidotu divus dažādus kontus, nevis izmantotu divus dažādus pakalpojumus? Atšķirīga saskarne man palīdz uzturēt man nepieciešamās robežas starp darbu un personīgajiem failiem.

Ja apskatos Google diska tīmekļa saskarni, es jūtu, ka strādāju. Tomēr, ja es atvaļinājuma laikā skatos uz Google Drive, man galvā atskan zvani, kas man atgādina, ka es strādāju, kad man vajadzētu gulēt pie baseina. Bet, ja es nedēļas nogalē strādāju ap Dropbox, organizējot personīgās fotogrāfijas, manas smadzenes nedod man to pašu signālu “jūs strādājat”. Laika gaitā esmu izveidojis spēcīgu asociāciju starp katru interfeisu un to, ko es daru šajā interfeisā. Man vēl svarīgāk ir skaidri noteikt darba un dzīves robežas, jo es strādāju no mājas biroja. Kad es strādāju pilnu darba laiku biroja ēkā, es izmantoju līdzīgas stratēģijas ar tādu pašu efektu.

Izveidojiet vizuālas norādes savā operētājsistēmā un motīvos

Daži glabāšanas pakalpojumi, piemēram, tie, kas cieši integrējas ar jūsu operētājsistēmu, vispār neizskatās neko (ja vien jūs neizmantojat tīmekļa lietotni). Viņiem nav obligāti jābūt atšķirīgam interfeisam. Vēl viens veids, kā jūs varat sadalīt dalījumu, pat nenojaušot, ir izmantot atšķirīgu operētājsistēmu gan darbā, gan mājās. Ja jums ir Windows mašīna birojā un Mac mājās, jūs, iespējams, jau pieredzēsit tādu pašu hipersaprotības sajūtu, kad Mac datorā darāt biroja darbu mājās.

Vēl viena problēma varētu būt tā, ka savā darba un personīgajā dzīvē izmantojat dažus tos pašus rīkus, jo tie jums patīk. Jūs nevēlaties izvēlēties divus dažādus rīkus vai saskarnes. Vēlaties abiem izmantot vienu, kas jums patīk vislabāk. Piemēram, daži no maniem draugiem izmanto Slack personīgai saziņai, un viņi arī Slack izmanto darbā. Šādā situācijā es ieteiktu mainīt jūsu divu Slack kontu motīvu (ti, krāsu shēmu), lai tie fiziski izskatās atšķirīgi. Vienu krāsu shēmu ātri saistīsi ar darbu un vienu ar privātu personīgu pļāpāšanu.

Sadaliet pēc pārlūka

Vēl viena iespēja nodalīt savu darbu un izveidot vizuālas norādes, kas atgādina, kāda veida darbu jūs veicat, ir pieturēties pie viena veida pārlūka darbā un otra mājās. Vizuālās norādes varētu būt smalkākas, taču jūs joprojām iegūsit ieradumu sākt, teiksim, Chrome darbam un Firefox personiskām lietām.

Ir arī lietderīgi izmantot divus atsevišķus pārlūkus, lai jūsu tīmekļa vēsture būtu atsevišķa. Piemēram, jūs varētu būt modrāks par pārlūka kešatmiņas iztīrīšanu darba failiem, jo ​​tajos ir ietverta sensitīva informācija par uzņēmumu, taču jūs, iespējams, vēlēsities saglabāt savu personīgo tīmekļa vēsturi, lai jūs varētu ātri meklēt vietnes, kurās esat nokļuvis pirms dažām dienām (vai otrādi otrādi).

Izmantojiet e-pasta klientu lietotnes, lai jūsu labā

Mobilajos tālruņos ir patiešām vienkāršs veids, kā atdalīt darba e-pastu no personiskā e-pasta neatkarīgi no tā, vai izmantojat vienu un to pašu e-pasta pakalpojumu, piemēram, izmantojot Gmail, gan darbam, gan mājām. Risinājums: izmantojiet dažādus e-pasta klientus.

Gmail ir atsevišķa lietotne, taču jums tā nav obligāti jāizvēlas kā lietotne, kuru izmantojat, lai piekļūtu Gmail. IPhone tālrunī jūs varat izmantot akciju Mail. Vai jebkura veida tālrunī varat instalēt trešās puses e-pasta klienta lietotni, kas darbojas ar Gmail, piemēram, Boxer vai Inboxcube.

Man patīk izmantot atsevišķas lietotnes darbam un personīgajam e-pastam. Man ir tāds pats ieguvums, ja man ir divas atšķirīgas saskarnes. Turklāt, mēģinot neiekļūt darbā, es varu aiziet un aizvērt darba e-pastu, vienlaikus saglabājot personīgo e-pastu vieglāk pieejamu vai otrādi.

Varētu būt, ka jums vienkārši ļoti patīk viena e-pasta klienta lietotne un vēlaties to izmantot gan darbam, gan personīgajam e-pastam. Izmantojot daudzas lietotnes, jums var būt autentificēti vairāki konti un pēc vēlēšanās pārslēgties starp tiem. Tas nodrošina lietošanas ērtumu, kuru jūs, iespējams, nevēlaties. Jūs zaudējat priekšrocības, ka jums ir divas atšķirīgas saskarnes, un jūs zaudējat iespēju aiziet no lietotnes ar kontu, kuru vēlaties šobrīd padarīt mazāk vilinošu. Varbūt jūs vēlaties, lai jūsu tehnoloģija būtu nedaudz mazāk draudzīga lietotājam savas psiholoģijas labad.

Nodalīts labākam darba un privātās dzīves līdzsvaram

Ja jums ir vajadzīgas skaidrākas robežas starp jūsu darbu un personīgo dzīvi, ārkārtīgi noderīga ir datu sadalīšana dažādās lietotnēs, pakalpojumos, operētājsistēmās un pārlūkprogrammās.

Divas atšķirīgas virtuālās telpas, kurās piekļūstat failiem, rada norādes, asociācijas un piekļuves barjeras, kas var palīdzēt samazināt darba laiku bez darba vai veikt personiskus darbus, kamēr esat darbā, vienlaikus ļaujot tos paveikt, kad tas ir nepieciešams. nepieciešams.