Organizējieties: kā mazāk nekā stundas laikā izveidot galvenos mājas un biznesa ārkārtas dokumentus

Ja pārvaldāt biroju, vai tiešsaistē ir saglabāts grīdas plāns, ja notiek katastrofa vai ir kāds cits iemesls, kāpēc tajā jāierodas cilvēkiem, kuriem šī telpa nav pazīstama? Ja īrējat brīvdienu īpašumu vai pat tikai istabas savās mājās, vai jūs saviem viesiem sniedzat pietiekamu informāciju par ārkārtas situāciju? Kur ir jūsu ģimenes un visiem viesiem, kas, iespējams, uzturas pie jums avārijas izejas karte?

Domāšana par gatavību ārkārtas situācijām nekad nav jautra, taču plānot uz priekšu un sagatavoties ir daudz labāk, nekā novēlēt, lai jūs būtu rīkojies pēc katastrofas. Šeit ir sniegts vienkāršs projekts, kas palīdzēs labāk sagatavoties: izveidojiet avārijas izeju kartes, stāvu plānus un citus nepieciešamos dokumentus un izpildiet to aptuveni stundas laikā.

Šī projekta īsuma noslēpums ir diagrammu lietojumprogrammu izmantošana, kas ir brīvi pieejamas tiešsaistē un mirušas, vienkārši lietojamas. Tikpat svarīgi, ka šīm lietotnēm ir veidnes visu veidu diagrammām, kartēm, diagrammām utt.

Strādājot no šīm veidnēm, jums atliek tikai pārkārtot mēbeles tā, kā tas bija. Jums nekas nav jāzīmē no nulles.

Kuru lietotni diagrammēšanai lietot?

Pieņemot, ka jūs vispār neko nezināt par dizaina vai vektoru zīmēšanas programmatūru, ir divas lietotnes, kuras es iesaku izmantot, lai izveidotu avārijas izeju plānus, grīdas kartes un citus galvenos dokumentus jūsu mājām, brīvdienu īpašumiem un uzņēmumam. Tie ir Lucidchart un SmartDraw.

Pēc manas pieredzes ar šīm lietotnēm Lucidchart ir nedaudz vieglāk izmantot, taču SmartDraw ir vairāk veidņu ārkārtas gatavībai. Tomēr viņi abi ir ļoti noderīgi. Abiem ir bezmaksas pakalpojumu līmenis, tāpēc jums nav jāmaksā nekas, lai izveidotu šos kritiskos failus. Viņiem abiem ir tīmekļa lietotne, tāpēc jūs varat lietot šo programmu tieši savā pārlūkprogrammā, neinstalējot programmatūru.

Avārijas sagatavotības dokumenti

Es vēlos sniegt dažus ārkārtas sagatavotības dokumentu piemērus, jo bieži vien jūs nezināt, kuri no tiem jums ir nepieciešami, kamēr jums nav iespējas pārlūkot dažas no iespējām. Daži no izplatītākajiem ir:

• Grīdas evakuācijas plāns / karte,
• Ēkas evakuācijas plāns / karte, ieskaitot drošu tikšanās vietu,
• Mājas evakuācijas plāns / karte, ieskaitot drošu tikšanās vietu,
• Darbības nepārtrauktības plāns,
• Ārkārtas kontaktu saraksts (visām mājām vajadzētu būt ledusskapī vai izvietot kaut kur labi redzamā vietā),
• Avārijas tālrunis,
• Pirmās palīdzības un CPR informācijas diagrammas un
• Savvaļas ugunsgrēki, plūdi, zemestrīce un patvēruma vietas padomi.

Es varētu turpināt un turpināt, bet, cerams, ka šis saraksts rosina idejas par dokumentiem un diagrammām, kas ir piemērotas jūsu konkrētajai atrašanās vietai un apstākļiem. Protams, ne katrs dokuments ir piemērots katrai mājai vai uzņēmumam. Daži no šiem dokumentiem ir pieejami vienkārši drukāšanai, piemēram, CPR un pirmās palīdzības diagrammas. Citi ir tik vienkārši un viegli saprotami, ka jūs pat tos ātri varēsit uzrakstīt teksta apstrādes lietotnē. Jums pat varētu rasties kārdinājums tos rakstīt ar roku. Es iesaku tā vietā izmantot digitālo, jo tad digitālās kopijas ir vieglāk saglabāt mākonī. Digitālo kopiju atrašana mākonī nozīmē 1) tos viegli atjaunināt un 2) informāciju iegūt pat tad, ja neatrodaties pie drukātā papīra.

Kā sastādīt ārkārtas dokumentus

Izmantojot vienu no šīm divām iepriekšminētajām lietotnēm, SmartDraw vai Lucidchart, šis projekts tiks padarīts ātrs un efektīvs. Jums varētu pat patikt izmantot šos rīkus.

Sākumā apskatiet veidnes, kuras nodrošina lietotne. Diagrammēšanas programmatūrā “veidne” nozīmē dokumenta paraugu, tāpēc jūs saņemat daudz vairāk nekā tikai failu ar pareizu formatējumu. Ņemsim piemēru no biroja evakuācijas kartes. Veidnei faktiski ir jau uzrakstīts grīdas plāna paraugs un evakuācijas ceļš (tā vietā, lai dotu jums tukšu audeklu un piemērotu objektu bibliotēku, lai uz tā varētu iepļauties). Viss, kas jums jādara, gan burtiski, gan metaforiski, ir mēbeļu pārvietošana. Objektus, kas attēlo durvju ailes, logus, galdus, krēslus, podos augus, ūdens dzesētājus, vannas istabas, skapjus utt., Līdz parauga grīdas plāna morfiem velciet un nometiet jūsu faktiskās biroja telpas attēlojumā. Tāpat jūs pārvietojat un pagriežat, pagarināt vai saīsināt sarkanās bultiņas, kas norāda uz tuvākajām izejām.

Jūs, iespējams, nevarat atrast precīzu vēlamo veidni, taču vienmēr varat savam mērķim izvēlēties citas līdzīgas diagrammas. Piemēram, vertikālā org diagramma shematiski nav tik atšķirīga no tālruņa koka.

Veltiet vienu stundu, lai labāk sagatavotos

Lietojumprogrammu programmēšana padara tik vienkāršu dažu dokumentu sagatavošanu ārkārtas situācijās, ka jums stundas laikā būtu jāizspēlē daudz vissvarīgākie, kas jums nepieciešami. Paņemiet jebkuru piektdienas pēcpusdienu birojā, kad jūtaties izdegušies no citu darbu veikšanas, vai sestdienas rītā mājās personisko dokumentu saņemšanai, un iegūstiet dažus kritiskus failus.

Protams, tas ir tikai aisberga virsotne, kad jāplāno vissliktākais. Ko jūs darīsit, ja strāva izzudīs? Ko darīt, ja jūsu datorus satriec rensomware? Vai visi jūsu dati ir dublēti mākonī? Kad laiks atļauj, jums vajadzētu izlasīt, kā nodrošināt jūsu uzņēmuma izturību pret katastrofām, tajā iekļaujot informāciju par sagatavotību katastrofām, to izpildi un apmācību.