Organizējieties: kā skenēt, saglabāt un sadriskāt nodokļu dokumentus

Nodokļu dokumentu kārtošana ir nepārtraukts process. Pirmkārt, saņemot katru dokumentu, jums tas ir kaut kas jādara, neatkarīgi no tā, vai tas ir uzņēmuma izdevumu kvīts vai W-2 veidlapa no darba devēja. Jūs to varētu skenēt. Jūs varētu to ievietot mapē. Neatkarīgi no tā, ko jūs darāt ar to, veicot nodokļus, jums tas ir jāatsaucas atkārtoti, tāpēc jums tas ir jāprot atrast. Jums, iespējams, nāksies nodot dažus no šiem dokumentiem kādā brīdī kādam citam, iespējams, grāmatvedim, bet vismaz līdz IRS noteiktajam termiņam. Galu galā, lai aizsargātu jūsu privātumu, jūs vēlaties pareizi atbrīvoties no dokumentiem.

Ja jūs sadalīsit visu procesu, lai paredzētu, kā vēlāk izmantosit nodokļu atsauces dokumentus un atsauktos uz tiem, varat nākt klajā ar failu skenēšanas, saglabāšanas un, visbeidzot, sasmalcināšanas metodi, lai nejauši nerastos Padariet vairāk darba sev.

Kādus nodokļu dokumentus jums vajadzētu saglabāt?

Jums vajadzētu saglabāt visu, kas jums tiek nosūtīts no darba devējiem, kā arī visus dokumentus, kas saistīti ar nekustamo īpašumu, bankas kontiem, ziedojumiem vai ieguldījumiem. Citiem vārdiem sakot, saglabājiet citu ģenerētus dokumentus, kas jums piegādāti nodokļu vajadzībām gada beigās.

Runājot par jūsu radītiem dokumentiem, IRS tīmekļa vietnes padomos tiek atzīmēts, ka ierakstos ietilpst "rēķini, kredītkaršu un citas kvītis, rēķini, nobraukuma žurnāli, anulētas, attēlotas vai aizvietotas čeki, maksājuma apliecinājumi un citi ieraksti, kas atbalsta atskaitījumus vai kredītus. jūs pieprasāt atgriešanos."

Nodokļu dokumentu skenēšana

Jūs, iespējams, paņemsit visus nodokļu dokumentus un ievietosit tos kastē, atvilktnē vai mapē. Tas ir lieliski, ja vien jūs tos ātri atradīsit vēlāk, kad jums tie būs nepieciešami.

Ātrāks un ērtāks veids, kā pārliecināties, ka vēlāk varat atrast dokumentus, ir tos digitalizēt, skenējot. Dokumentu skenēšana dod labumu arī rezerves kopijas izveidošanai, tāpēc, ka, ja kaut kas notiks ar fiziskajām kopijām (ugunsgrēks, plūdi, četrus gadus vecs), jums būs rezerves komplekts.

Varat izmantot lielu darbvirsmas skeneri vai daudzfunkciju printeri, kurā ir iekļauts skeneris. Tas ir noderīgi, ja jums ir lielas skenējamo lapu kaudzes. Ja jums ir tikai nedaudz brīvu dokumentu, iespējams, labāk izmantot mobilo skenēšanas lietotni.

Daudzas mobilo skenēšanas lietotnes ir bezmaksas. Viņi pārvērš jūsu tālruni par skeneri. Viņi automātiski atrod dokumentu malas un konvertē attēlus uz PDF. Ja jūs nekad to nekad neesat izmantojis, es absolūti mudinu jūs izmēģināt. Viņi ir ļoti ērti lietojami.

Nodokļu dokumentu saglabāšana un nosaukšana

Kad esat skenējis dokumentus, visizdevīgākais, ko vēlāk varat darīt, lai palīdzētu sev, ir saprātīgi nosaukt failus un salīmēt tos mapē ar ļoti skaidru nosaukumu, piemēram, “2016 NODOKĻU DOKUMENTI”.

Datoru mapē un failu nosaukumos izmantojiet gan nodokļu deklarēšanas gadu, gan vārdus "nodoklis" un "nodokļi". Tādā veidā, kad jums būs nepieciešami faili vēlāk, varat tos meklēt pat tad, ja precīzi neatceraties, kur tos ievietojāt.

Failu nosaukumos iekļaujiet arī veidlapas nosaukumu, piemēram, 1099-INT vai W-2, un iekļaujiet jebkuru citu specifisku informāciju, kas signalizē jums vai kādam citam, kurš apstrādā jūsu dokumentus tieši ar to, ko satur fails. Piemēram, labs faila nosaukums 2016. gada 1099-INT no Duffy Bank būtu: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Nodokļu dokumentu sasmalcināšana

Nedrīkst uz nenoteiktu laiku saglabāt nodokļu dokumentu digitālās kopijas, bet, protams, pēc dažiem gadiem papīra kopijas var droši atbrīvoties. Kā minēts, IRS ir vadlīnijas, kuri dokumenti ir jāsaglabā cik ilgi. Ja jūs labprātāk pieļaujat piesardzību, atcerieties septiņus gadus, jo tas ir ilgākais laika posms, ko prasa valdība.

Tā kā jūs šogad iesniegsit 2016. gadu, varat droši sasmalcināt jebko no 2009. gada vai agrāk. Ja jūs vadāt mazu uzņēmumu vai jums ir daudz sensitīvu dokumentu, tas ir veids, kā piederēt savam smalcinātājam. Tie nav tik dārgi, jo labākie smalcinātāji, kas pārbaudīti PCMag, svārstās no 159 USD līdz 329 USD. Swingline Style + Super Cross-Cut smalcinātājs ir lētākais no visaugstāk novērtētajiem modeļiem.

E-fails jūsu nodokļus

Tagad, kad jūs saprotat, kā rīkoties ar nodokļu dokumentiem, ir pienācis laiks sākt faktiski maksāt nodokļus - un jo agrāk, jo labāk. Lai gan jums tos tehniski ir jāveic līdz 18. aprīlim, nodokļu nomākšana ātrāk ir mierīga. Ja saņemat kompensāciju, to saņemsit ātrāk - un kurš to nevēlas? Ja jums būs jāmaksā, labi, jums būs vairāk laika izdomāt, kā ar to rīkoties.

Turklāt, ja trūkst dokumenta vai kāds no tiem izrādās kļūdains, to ir daudz labāk uzzināt tagad, nevis tuvu pēdējās dienas pusnaktij. Protams, jūs vienmēr varat saņemt pagarinājumu, taču neviens nevēlas tikt galā ar šāda veida pēdējā brīža stresu, ja viņi no tā var izvairīties. Ņemiet vērā arī to, ka, ja jums ir jāsazinās ar atbalsta dienestu jūsu izvēlētajā nodokļu deklarēšanas dienestā, jūsu izredzes sasniegt kādu personu tagad ir daudz labākas nekā tad, ja nodokļus iesniedzat pēdējā brīdī.

Mums ir divi iecienītākie nodokļu sagatavošanas pakalpojumi jūsu 2016. gada nodokļiem (tie, kas jums jāiesniedz 2017. gadā). TurboTax pašnodarbinātie ir galvenā izvēle tiem, kas vēlas ļoti draudzīgāko saskarni un visplašāko atbalstu, ieskaitot iespēju rīkot video konferenci ar speciālistiem, kuri reāllaikā var apskatīt jūsu atgriešanos. TaxAct Online Premium ir mūsu redaktoru izvēle nodokļu iekasēšanai no budžeta, ja jums nav vajadzīgs tik daudz roku. Lai uzzinātu vairāk, skatiet mūsu versiju par labāko nodokļu sagatavošanas programmatūru.