Organizējieties: kā izmantot sadarbības programmatūru darbplūsmu kartēšanai

Mana pirmā reālā darba pirmajā dienā žurnālizdevumu vecākais redaktors, kurš mani pieņēma darbā, aizveda uz milzīgu blokshēmu, kas piestiprināts pie sienas. "Lūk, kā raksts pāriet no rakstīta uz publicētu, " viņa sacīja. Viņa gāja man cauri visam procesam, uzsverot tās daļas, kurās bija iesaistīta mana komanda un es. Šis bija 2001. gads, pirms sadarbības programmatūra bija brīvi pieejama, taču tajā dienā gūtās mācības attiecas pat uz šo Asanas un Sluma laikmetu.

Katrs žurnāla raksts nonāca lielizmēra poli aploksnē ar papīra lapu, kas līmēta uz priekšu. Papīrs tika krāsots ar žurnālu, kurā raksts parādījās. Mēs to sauca par darba jaku. Katru reizi, kad raksts nonāca citā nodaļā, vai nu eksemplāru redaktoriem, lai pārbaudītu pierādījumus, vai arī klaviatūras veidošanas nodaļā, lai veiktu izmaiņas, tā ceļojuma vēsture tika ierakstīta uz darba jaka. Kad vienam darbiniekam tas tika izdarīts, viņa to norīkos jaunā nodaļā, ierakstot līniju uz sliežu ceļa lapas. Ikviens, kurš redzēja darba jaku, precīzi zināja visus posmus, kādos raksts bija ticis cauri un kur bija paredzēts doties tālāk.

Domājot par to, šīs darba jakas bija mūsdienu darbplūsmas programmatūras, piemēram, Asanas, priekštecis un fiziska izpausme. Pie sienas piestiprinātā darbplūsmas diagramma bija lieliska orientācija man kā jaunam darbiniekam, kā arī jebkuram citam, kurš tika uz kuģa. Tas man deva pilnīgi skaidru priekšstatu par organizācijas paveikto un kā.

Mūsdienu pasaulē, kurā mēs cenšamies radīt elektronisku vidi un lielākoties esam pārcēlušies uz elektroniskiem failiem un mapēm, ir vieglāk atteikties no šāda veida darbplūsmas dokumentu izveidošanas un to atjaunināšanas. Bet visiem uzņēmumiem un pat amatieru līmeņa komandas projektiem ir ļoti svarīgi dokumentēt savu darbplūsmu.

Kāpēc dokumentu darbplūsma?

Kāpēc jums vajadzētu dokumentēt savu darbplūsmu? Ir daži absolūti kritiski iemesli, tostarp šādi:

• Tas palīdz uzņēmumu īpašniekiem un vadītājiem pilnībā pārdomāt un saprast, kas notiek katrā biznesa procesa posmā un kāpēc;
• Tas ļauj identificēt un izslēgt nevajadzīgus pasākumus;
• Tas darbiniekiem vai komandas locekļiem, kuri var būt attālināti no noteiktiem biznesa posmiem, atgādina, kāpēc viņi pastāv un kādu vērtību tie sniedz;
• Tas ir svarīgi, lai iekāptu komandas locekļi;
• Tas ir viens no labākajiem veidiem, kā potenciālajiem kolēģiem, klientiem un investoriem izskaidrot uzņēmuma darbību; un
• Tas komandai ļauj efektīvāk sākt izmantot sadarbības rīkus.

Līdz pēdējam punktam es jau esmu pieminējis Asanu. Asana ir darbplūsmas pārvaldības rīks, tāds kā steroīdu aktīvo darbu saraksts. Tas ir ļoti līdzīgs darba jaku sistēmai, kuru izmantoju savā pirmajā publicēšanas darbā. Asana ļauj izsekot veicamos uzdevumus un virzīt tos pa procesu. Katram uzdevumam ir visu darbību vai pakārtoto uzdevumu vēsture. Kad viens cilvēks ir pabeidzis ar pakārtoto uzdevumu, viņš vai viņa to uztic nākamajam solim un novirza personai vai nodaļai, kurš to paņems nākamajā.

Iepriekš esmu izdarījis analoģiju, ka Asana ir kā kāršu klājs, turpretī projektu vadības programmatūra ir kā galda spēle. Atverot galda spēli, jums varētu būt kaut kas līdzīgs galdiņam, dažādiem spēles gabaliem un skaidrs rokasgrāmata, kā spēlēt šo spēli. Ikviens, kurš spēlē, piekrīt šiem iepriekš noteiktajiem noteikumiem. Jūs varētu atkāpties no noteikumiem, taču spēle ir paredzēta maksimālai izklaidei, ja ievērojat šos noteikumus, tāpēc jūs to darāt.

Spēlējot kārtis, tomēr visiem, kas spēlē, ir jāvienojas par to, kāda spēle tiks spēlēta un kādu noteikumu kopumu jūs ievērosit. Jūs varētu spēlēt sirdis vai spļaut. Dažas kāršu spēles ir labi pazīstamas ar ieviestajiem noteikumiem, piemēram, Texas Hold'em. Pēc tam ir arī citas spēles, kurām ir variācijas, piemēram, dīvains (dīvains dīvains, taisns dīvains, 500 dīvains un tā tālāk), un jums ir jāpārliecinās par noteikumiem ar visiem, kas atrodas pie galda, lai pārliecinātos, ka jūs visi būsit vienisprātis par kā spēlēt. Pastāv arī iespēja izgudrot pats savu kāršu spēli ar unikāliem noteikumiem, kas jums jāiemāca visiem, kas gatavojas spēlēties.

Asana (un daudzi citi sadarbības rīki; vienā mirklī sniegšu vairāk piemēru), kā jau teicu, ir kā kāršu klājs. Tātad, lai Asana darbotos, visiem ir jāzina, kā spēle tiek spēlēta, kādi ir noteikumi, kāds ir mērķis un kā spēle beidzas.

Kas par Kanbanu?

Kanban dēļi ir vēl viens sadarbības rīku piemērs, kas vairāk līdzinās kāršu klājam. Trello ir viens tiešsaistes kanban rīka piemērs. Programmatūras izstrādes un programmēšanas komandas bieži izmanto kanbanu precīzi noteiktā un iepriekš noteiktā veidā (piemēram, spēlējot Texas Hold'em), turpretī tie, kuri kanban izmanto personīgai lietošanai, var sastādīt jebkurus noteikumus, kas viņiem patīk.

Ja jums ir dokumentēta darbplūsma, varat to viegli kartēt Asanā. Asana lietošanu ir daudz vieglāk sākt, kad jums jau ir dokumentēta darbplūsma, jo tas nozīmē, ka jūs jau esat pārdomājis visu uzņēmuma vai komandas procesu no augšas uz leju. Asanas pieņemšana prasa zināmu izmēģinājumu un kļūdu neatkarīgi no tā, taču tas būs daudz satraucošāk un satraucošāk, ja jūs to darīsit, nekad iepriekš neesat dokumentējis savas darbplūsmas.

Darbplūsmu kartēšana

Izmantojot darbplūsmas programmatūru, parasti kaut kas tiek pabeigts, pat ja viss process turpinās. Tas, ko var pabeigt, parasti ir jūsu uzdevumi vai apakšuzdevumi.

Projekta vadības programmatūrā ideja par pabeigšanu ir ļoti atšķirīga. Projekts pēc definīcijas ir kaut kas pabeigts un iesniegts noteiktā datumā. Bet ne visi darba veidi ir projekti. Žurnālā-izdevniecībā, kur es strādāju, raksts būtu pilns, kad tas tiks izdrukāts. Tāpat katram žurnāla numuram bija beigu datums, kad tas tika piegādāts. Bet kopiju rediģēšana nekad nebija pabeigta. Tas bija nepārtraukts darbs. To vēl vajadzēja izsekot. Tam bija konkrēti uzdevumi - kopēt rediģēt šo rakstu -, bet pašam kopiju rediģēšanai nebija beigu datuma vai nodevuma.

Darbplūsmas kartēšanas process ietver arī precīzu to procesu identificēšanu, kuri tieši jāpiešķir un jāizseko. Šī precizitāte un detalizācijas pakāpe ir ļoti svarīga.

Padomājiet par ēdiena gatavošanas recepti. Receptes neietver katru soli, jo daudzi no tiem ir netieši vai saprotami. Receptes neliecina uzlauzt olas, iztukšot to saturu un izmest čaumalas, jo "pievienot olas" jau to nozīmē, un visu šo darbību uzskaitīšana kļūst nevajadzīgi apgrūtinoša. Tāpat darba vidē var saprast, ka "rediģēt rakstu" nozīmē "pārbaudīt virsrakstu, pārbaudīt rindiņu, kopēt rediģēt gabalu un atstāt visus jautājumus autoram".

Tomēr dažās situācijās jums, iespējams, vajadzēs izteikties precīzāk. Es savulaik strādāju laikrakstu izdošanā, kur virsrakstu, fotoattēlu, datuma lapas apakšdaļā un lapas numura pārbaudei bija jābūt atsevišķām darbībām no kopēšanas, jo tos bieži nepamanīja.

Citiem vārdiem sakot, jums ir jāizdomā, kāds detalizācijas līmenis ir nepieciešams. Pārāk daudz darbību, un cilvēki, kuri lieto programmatūru, ignorēs šo procedūru. Pārāk maz, un var gadīties kritiskas kļūdas. Lai to pareizi saprastu, iespējams, būs nepieciešami daži izmēģinājumi un kļūdas, taču pirms darba sākšanas jums jāpieņem daži lēmumi.

Domāšanas veidu kartēšana

Kartējot darbplūsmas, jūs arī pavadīsit laiku, lai kolektīvi izdomātu, kā domā jūsu organizācija. Kāds ir jūsu organizācijas domāšanas veids par projektiem, cilvēkiem vai interesējošām tēmām? Tas ir svarīgi Asanā, kā arī citos sadarbības rīkos.

Liekums ir labs piemērs. Slack ir ziņojumapmaiņas platforma, kas uzsver paziņojumu vilkšanu, nevis nosūtīšanu, tāpēc viss ir atkarīgs no vēlamo ziņojumu saņemšanas. Lai šiem paziņojumiem būtu labi filtri, jums daļēji jāpaļaujas uz kanāliem. Kanāli ir kā grupas, un, lai kanāli būtu efektīvi, jums jāzina, kā domā jūsu komanda, labi, viss. Vai jūs domājat par departamentiem vai projektiem? Vai jūs domājat tēmu vai klientu ziņā? Ja vadāt nekustamo īpašumu kompāniju, varbūt domājat par rajoniem, īpašuma vērtības sliekšņiem vai aģentiem. Pirms kanālu izveidošanas jums ir jāizdomā savas komandas domāšana, lai tie faktiski efektīvi atvieglotu komandas darbu.

Sadarbības rīki bieži ietver vairāk informācijas organizēšanas veidus, piemēram, izmantojot krāsu kodēšanu, marķēšanu un dažreiz pat krāsu kodēšanu. Vai atceries tās krāsas kodētās darba jakas, kuras es aprakstīju iepriekš? Tas pats darījums. Pareizi lietojot, krāsu kodēšana ir vizuāls apzīmējums, kas nekavējoties skaidri sniedz informāciju. Šī iemesla dēļ krāsu kodēšana palielina produktivitāti. Es ļoti iesaku sadarbības rīkā izmantot krāsu kodēšanu, ja vien vispirms pārliecinieties, ka saprotat komandas domāšanu par to, kāpēc kaut kam, pirmkārt, vajadzētu būt krāsu kodētam. Kāda informācija ir jānodod nekavējoties un bez vārdiem? Jums ir jāsaprot savas komandas domāšana, lai varētu atbildēt uz šo jautājumu.

Ieskaitot kultūru

Ir svarīgi dokumentēt darbplūsmas pirms to kartēšanas sadarbības rīkā, un tikpat svarīgi ir saprast un kartēt domāšanas veidu. Pēdējais darbs ir kultūra.

Sadarbības rīki atspoguļo uzņēmuma kultūru un otrādi. Ir patiešām svarīgi noteikt vispārīgus iesaistes noteikumus attiecībā uz profesionalitāti, formalitātes līmeni un to, kur ir un nav pareizi atkāpties no tēmas.

No darbinieka vai komandas locekļa viedokļa sadarbības rīkus ļoti bieži izmanto kā vietu, kur atbrīvot tvaiku. Pēc manas pieredzes cilvēki sūdzības izklāsta neatkarīgi no tā, vai sadarbības rīki viņiem piešķir tam īpašu vietu. Dažas organizācijas augstu vērtē atklātas debates un pat karstas diskusijas par darbu, savukārt citas to uzskata par uzmanības novēršanu un potenciāli bīstamu.

Sadarbības rīki vien nevar noteikt, vai cilvēki piemērotās vietās izplūdīs un nesaskaras. Tam ir jānāk no uzņēmuma kultūras. Cilvēkiem vadošos amatos ir jāpaskaidro, vai viņi vēlas, lai komandas locekļi runātu ar sūdzībām un argumentiem darba kontekstā vai ārpus tā. Kam jāzina, kad rodas problēma? Vai komandas locekļi pirms bažu vai sūdzības izteikšanas vēlas anonimitāti? Vai sūdzības tiek veiktas par katarsi vai lai uzsvērtu iespējamās problēmas darbā un darbplūsmās? Ja tas notiks tik un tā (un tā tas ir), labāk to ņemt vērā un pieņemt lēmumus par to, nevis izlikties, ka tas nenotiek.

Papildu resursi

Vēl viens resurss, kas atvieglo darbplūsmu kartēšanu, ir prāta kartēšanas programmatūra; skatiet šos padomus par to, kā prāta karte var izraisīt jūsu projekta vadību. Ja jūs meklējat projektu pārvaldības programmatūru pirmajās dienās, vajadzētu palīdzēt šiem četriem sākšanas padomiem. Lai padziļināti apskatītu Asanu, tas palīdz izlasīt dažus padomus Asanas lietošanai.