Organizējieties: kāds ir labākais rīks augoša biznesa organizēšanai?

"Kurš rīks man palīdzēs labāk pārvaldīt savu augošo biznesu?" Lasītājs vārdā Rafaels pagājušajā mēnesī uzrakstīja mani, lai uzdotu šo jautājumu. Viņš bija lasījis par dažiem labākajiem projektu pārvaldības rīkiem, darba vadības programmatūru, komunikāciju programmām un visām citām produktivitātes lietotnēm, kas paredzētas biznesa uzplaukumam. Bet viņš nevarēja precīzi izdomāt, kurš no tiem vislabāk vadīs savu darbu.

"Es tikko sāku strādāt nelielā nekustamo īpašumu investīciju firmā, " viņš rakstīja, "un viņiem tiešām ir vajadzīga palīdzība procesu procesu automatizācijā. Viņi pārvalda lietas galvenokārt pa e-pastu (argh!) Un, plānojot paplašināt, tā nav mērogojama struktūra Šajā brīdī es domāju izmantot Asana vai Teamwork Projects, lai pilnveidotu operācijas, un gribēju jūsu ieguldījumu. Lai sniegtu jums zināmu perspektīvu, komanda ir pieci iekšējie darbinieki, kuri strādā ar investoriem, lai iegādātos un pārdotu īpašumus."

Rafaels arī paskaidroja, ka viņš domā par katru īpašumu kā "projektu" un vēlas, lai katram varētu izveidot uzdevumu sarakstu, kas pēc vajadzības tiks uzticēts darbiniekiem. Organizācijas vienlaikus pārvalda no 150 līdz 200 "projektiem". Un laiku pa laikam ārējiem spēlētājiem ir nepieciešams ieskats procesā.

Viņš arī sacīja, ka ārkārtīgi svarīga ir elastība un komandas sadarbība, jo tā ir daudzos uzņēmumos. Bet viņš šķita diezgan gatavs izmantot Asana vai Teamwork Projects. Lūk, mana atbilde:

Kāršu klājs pret galda spēli

Padomājiet par Asanu kā kāršu klāju un domājiet par komandas darba projektiem kā galda spēli. Ar kāršu klāju jūs varat spēlēt spēli, kuru izveidojis kāds cits, vai arī varat izveidot pats savu spēli. Ar galda spēli spēle nāk ar noteikumiem, un jūs tos varētu saliekt, ja vēlaties, bet kopumā runājot, galda spēle ir paredzēta spēlēšanai ar jums, pieturoties pie noteikumiem.

Pēc manas pieredzes Asanai ir vajadzīgs laiks, lai pareizi ieviestu, bet galu galā jūs varat to izmantot, cik vēlaties. Pirmās dienas būs patiesi mulsinošas visiem, kas mācās izmantot sistēmu. Iemesls ir tas, ka jūsu komandai būs jāizstrādā noteikumi tās izmantošanai. Nav pareiza vai nepareiza Asana lietošanas veida.

Pēc pāris nedēļām, cerams, pieci darbinieki atradīsies uz kuģa, un viņi, iespējams, šajā brīdī sāks pielāgot savus noteikumus. Asana veic izmēģinājumus un kļūdas. Nepieciešama arī stabila komandas komunikācija, lai nodrošinātu, ka visi šo rīku izmanto vienādi.

Tagad parunāsim par komandas darba projektiem. Jūsu komandai būs vajadzīgs zināms laiks, lai pierastu arī pie Komandu darba projektiem, bet citu iemeslu dēļ. Cilvēki pirmo reizi izpētīs visas funkcijas un veiks uzdevumus. Jūsu komanda, visticamāk, izveidos virkni veidņu, kuras viņi varēs atkārtoti izmantot nākamajai pārdošanai vai pirkšanai. Bet, izmantojot komandas darba projektus, galvenais ir tas, lai jūs katru nekustamā īpašuma pirkšanu vai pārdošanu apstrādātu kā projektu.

Projektiem vienmēr ir beigu datumi, un jūsu gadījumā tas ir beigu datums. Viņiem parasti ir atskaites punkti, iespējams, slēdzot līgumu vai nokļūstot naudas darījumos. Un projektiem ir svarīgi šo termiņu un pavērsienu datumi. Man nav ne jausmas, vai termiņi ir svarīgi jūsu komandai. Vai jūsu komanda saka tādas lietas kā “Nopirksim šo īpašumu līdz 1. oktobrim” vai vienkārši “Nopirksim šo īpašumu”, nezinot, cik ilgs laiks tam būs vajadzīgs? Ja jums ir noteikti termiņi, komandas darba projekti, iespējams, ir labāki.

Projektu pārvaldības rīki, piemēram, komandas darba projekti, ļauj izveidot atkarības starp uzdevumiem, lai viens uzdevums nevarētu notikt, kamēr nenotiek visi atkarīgie uzdevumi. Piemēram, ja nevarat noslēgt līgumu, kamēr nav veikta pārbaude, to ir iespējams iestatīt komandas darba projektos. Izmantojot Asana, jūsu komanda var izvēlēties spēlēt pēc šī noteikuma, taču tā nebūs pašas sistēmas sastāvdaļa. Varat bez maksas izmantot abus rīkus, lai iegūtu priekšstatu par to darbību, un pēc tam jaunināt uz maksas kontu, kurā būs vairāk funkciju.

Rīka izvēle

Pēc dažām nedēļām es piereģistrējos pie Rafaela, lai redzētu, vai viņš ir pieņēmis lēmumu un kā rīks darbojas viņa komandas labā. Viņš bija izvēlējies izmēģināt komandas darba projektus. Pārdošanas punkts, pēc viņa teiktā, bija spēja radīt atkarības starp uzdevumiem. Iestatīšana aizņēma kādu laiku, kā gaidīts, bet arī Rafaelam bija dažas lieliskas ziņas, ar kurām dalīties:

"Jāatzīmē viena atklāsme, kas ir Teamwork Projects Startup piedāvājums, kurā viņi bez maksas piešķir jaunuzņēmumiem gada programmatūras vērtību! Tas bija ļoti izdevīgi, pārceļoties, " rakstīja Rafaels.

Papildu resursi

Saistītus padomus skatiet 7 veidos, kā vienkāršot projektu vadību komandas darba projektos un Asanas izmantošanu uzņēmējdarbībā.

Lai iegūtu vairāk ieteikumu par biznesa lietotnēm, skatiet labāko tiešsaistes biznesa sadarbības programmatūru.