Video: Брене Браун: Слушая стыд (Decembris 2024)
Tas, kā jūs un jūsu kolēģi nosaucat failus, ir tikpat svarīgi kā tas, kā jūs nosaucat mapes. Darot to saprātīgi, sistemātiski un loģiski, sākot no sākuma, varat biznesu gūt panākumiem, ilgtermiņa izaugsmei un stabilitātei.
Daudziem uzņēmumiem, kas apsver jaunu organizatorisko atbalstu, iespējams, ir milzīgs vecu failu atlikums, kurus viņi nevēlēsies pārdēvēt (vismaz ne uzreiz). Ir labi. Jums kādreiz ir jāsāk.
Daudzos gadījumos, uzsākot jaunu projektu, komandu, fiskālo ceturksni vai gadu, ir jēga ieviest jaunu sistēmu - neatkarīgi no tā, kādi ir jūsu biznesa nozīmīgākie orientieri. Ir jēga sākt no nozīmīga laika daļēji tāpēc, ka jūs tiksit galā ar nesakārtotajiem arhīviem. Gada laikā jūs varēsit bez pūlēm atrast un pārvaldīt visu neseno, kas jums nepieciešams, taču tikpat viegli nevarēsit atrast vecākas lietas, kas pirms jūsu jaunās sistēmas ir bijušas vecākas. Es jums sniegšu dažus trikus, kā rīkoties ar šiem arhīviem, netērējot mēnešus (vai internista jaunību), pārdēvējot tos visus.
Failu nosaukumi
Tāpat kā mapju gadījumā, failu nosaukumiem jābūt:
• unikāls
• norāda, ko satur fails
• atbilstoši tam, kā jūsu bizness domā par informāciju
• skenējams (ar cilvēka aci) atkarībā no tā, kā jūs un jūsu darbinieki atrod informāciju
• dabiski sakārtoti alfabēta secībā
• konsekventi!
Unikāls. Ir ārkārtīgi svarīgi, lai failu nosaukumi būtu unikāli, it īpaši, ja strādājat sadarbības vidē, un it īpaši, ja bieži kopējat failus uz serveri. Ja jums nav sistēmas, kā saglabāt failu nosaukumus unikālus, jūs riskējat tos pārrakstīt un zaudēt visus savus datus. Sadarbības vidē parasti ir apzināti failu pārrakstīšana. Ja, tāpat kā es, jūs esat pieradis pie uznirstošā brīdinājuma ("Vai tiešām vēlaties aizstāt esošo failu ar jaunāku?"), Nekas neliedz pārrakstīt nepareizu failu, ja tam ir tāds pats vārds.
Piemēram, pieņemsim, ka man vakar tika nosūtīts jauns rēķins no Grey's Electronics ar nosaukumu Grays-rēķins.pdf. Es varētu to pielīmēt serverī mapē Rēķini un saņemt brīdinājumu, ka fails ar šādu vārdu jau pastāv. Es varētu arī pieņemt, ka kopš rēķina ievadīšanas vakar to ievietoja kāds cits - bet man vienkārši bija, ka grāmatvedības nodaļa paraksta šo rēķinu, tāpēc manam jābūt visjaunākajam, tāpēc es pārrakstīšu veco. Viss sabojājas, kad kāds man vēlāk tajā pašā dienā prasa, lai es savācu Greja iepriekšējo rēķinu, jūs zināt, tas, kurš tika iesniegts pirms diviem mēnešiem… tas, kura faila nosaukums ir pagājis.
Indikatīvs. Šķiet muļķīgi apgalvot, ka failu nosaukumos būtu jānorāda, ko tie satur, bet es daudz reizes esmu redzējis, ka tas noiet greizi. Daudzi cilvēki pieņem, ka, ligzdojot mapē, mape rūpējas par lielākas kategorijas nosaukumu. Viņi arī maldīgi pieņem, ka viņiem visatbilstošākais faila saturs būs acīmredzams arī jebkuram citam, kam ir nepieciešams piekļūt failam. Vēlreiz ņemsim rēķinu izrakstīšanas piemēru. Pieņemsim, ka grāmatvedības nodaļa rēķinus atrod trīs veidos: rēķina numurs, nodokļu maksātāja kods un fiskālais mēnesis, kurā tas tika apmaksāts. Grāmatvedībai varēja būt vienalga, ka tas ir “Greja rēķins”.
Es personīgi visiem failiem izmantoju divus galvenos identifikatorus: skaitliskos datumus un kodus. Mājās es blogoju vairākas reizes mēnesī. Visi teksta faili un fotoattēli, kurus izmantoju savā emuārā, tiek klasificēti ar četru ciparu datumu (YR MO) un klasifikators “bg” ir “emuārs”. Monreālas tirgus foto, kas uzņemts ceļojuma laikā 2010. gada septembrī, sauc par 1009bg_montreal_market.jpg. Četrciparu skaitļi darbojas manos emuāru failos, jo mēnesī es rakstu tikai četras vai piecas ziņas.
Tomēr dažreiz man varētu būt desmitiem fotoattēlu no konkrēta mēneša. Tādā gadījumā es tos vai nu kodēju ar sešciparu numuru, pievienojot dienu beigām, vai arī es saīsinu kādu citu apzīmējumu, lai saglabātu rakstzīmes, lai failu nosaukumiem varētu pievienot aprakstošāku tekstu. Piemēram:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Pirms es pat atveru failus, es zinu, ka tās ir abas paprikas fotogrāfijas, kuras es ievietoju savā emuārā (bg), kas uzņemts 2010. gada septembrī (1009), Monreālā (mrrl), tirgū (mrkt).
Vēl viens triks, ja ceļojat daudz, tas nozīmē, ka atrašanās vietas apzīmēšanai izmantojiet lidostas kodu: YUL Monreālai, LAX Losandželosai, LHR vai LGW Londonai utt.
Saskaņā ar biznesa domas procesu. Kā jūs, iespējams, uzminējāt no iepriekšminētā piemēra, es zinu, ka varu paļauties uz atmiņu, lai savāktu informāciju pēc datuma. Izlemjot, kā darbosies jūsu nosaukšanas konvencijas, jums jāzina, kā jūsu bizness atceras informāciju. Bet datumi arī nogalina divus putnus ar vienu akmeni. Viņi kodē failu, kad tas ir noticis vai ir bijis nozīmīgs, un ļauj jums nokļūt līdz unikālo vārdu nosaukumam. Es nekad nejauši neatklāšu attēlus no sava Monreālas ceļojuma no 2006. gada, kad es patiešām vēlos tos no 2010. gada, pat ja es abas reizes fotografēju tirgos.
Es absolūti iesaku datņu nosaukumos iekļaut datumu. Vienīgais reālais jautājums ir, kurš datums ir visnoderīgākais jūsu biznesam? Rēķina nosūtīšanas vai apstrādes datums, darba pabeigšanas datums vai līguma parakstīšanas datums? Uzņēmuma īpašniekiem, komandu vadītājiem un nodaļu vadītājiem vajadzētu veikt pēdējo zvanu, taču vispirms sarunājieties ar cilvēkiem, kuri ikdienā strādā visvairāk. Viņi ir tie, kas zinās, kam ir jēga.
Skenējams. Atverot mapi, jūs vēlaties uzzināt tās saturu nekavējoties, neatverot failus un nesavirzot sīktēlu skatus. Pareiza faila nosaukšanas konvencijas izstrāde ietver katra dokumenta galvenā informācijas norādīšanu. Es sarauju, kad redzu kāda datora, kura fails ir resume.doc. Kurš atsāk? Kad tas tika atjaunināts? Vai tā ir garā vai īsā versija? Kur tas tiks nosūtīts? 1102_CV_marketing_digital.doc varētu būt atsākums, kas izceļ jūsu digitālā mārketinga pieredzi, savukārt 1102_CV_short.doc varētu būt vispārējs profesionālais CV, kuru plānojat atjaunināt, kad piesakāties juridiskajā skolā.
Iedomājieties, cik daudz produktīvāka varētu būt jūs un jūsu kolēģi, un jūs ar lielu pārliecību zinājāt, ko katrs fails saturēja pirms tā atvēršanas.
Dabiski sakārtots. Vēl viens iemesls, kāpēc es vēlētos izmantot datumus kā identifikatorus, ir tas, ka viss krīt hronoloģiskā secībā, kad mape šķiro failus pēc nosaukuma, kas parasti ir noklusējums. Kārtošana pēc faktiskā faila datuma norāda tikai to, kad faili tika pēdējo reizi atjaunināti, un tas, visticamāk, nav galvenā lieta, kuru vēlaties vai kas jums jāzina. Ja jūs vienmēr ievietojat YR MO DA faila nosaukuma sākumā, jums vienmēr būs pasūtījums.
Konsekvence. Iepriekš es izteicu analoģiju, ka organizēšana ir tāda kā uzturēšanās formā. Pārmaiņas nenotiek vienas nakts laikā. Atlīdzība nāk ilgtermiņā, nevis īstermiņā. Jums ir jāveic izmaiņas, kas ir piemērotas tieši jums un kuras ilgs, nevis jāiet uz iedoma diētu. Kad rodas sajūta, ka esat atradis risinājumu, ar kuru varat dzīvot, pieturieties pie tā!
Saprātīga darbība ar arhīviem vai vecākiem failiem
Neviens negaida, ka jūs reorganizēsit un pārdēvēsit visu savu datu arhīvu. Tas nav vērtīgs laika pavadīšanas veids, un ir smieklīgi domāt, ka jūs pat varētu to novilkt. Tātad, kas jums jādara ar visiem pagātnes nesakārtotajiem failiem un mapēm?
Pārdomāt visus failus vienlaikus nav iespējams. Tāpēc viņi ir neorganizēti! Vienkāršākais veids, kā sākt risināt savus arhīvus, ir domāt par divām grupām: vecām un tiešām vecām. Tas, kā jūs definējat veco un patiešām veco, ir atkarīgs no jums.
Man tas nozīmē, ka “patiešām vecs” nozīmē, ka esmu vairāk nekā 99 procentus pārliecināts, ka vairs nekad nepiekļušu failam, taču tas var notikt. Man ļoti reālām lietām jābūt vismaz trīs gadus vecām. Faili, kas atbilst šiem diviem kritērijiem, ir gatavi arhivēšanai diskā.
Regulāri “vecie” parasti atsaucas uz failiem, kuros es strādāju pirms viena un trim gadiem. Tie atrodas manā cietajā diskā vai serverī, kur es tiem varu piekļūt, ja man tas ir nepieciešams, bet tiek ievietots gada mapēs. Man ir mapes ar apzīmējumu “2010”, “2009” un “2008.”
Ievietojot vecāku saturu mapēs pēc gada, varat veikt pavasara tīrīšanu. Vai esat kādreiz mēģinājuši rūpīgi iztīrīt savu skapi, to neiztukšojot? Tas nedarbojas. Lai organizētos, jums ir nepieciešams jauns sākums. Visu failu slaucīšana mapēs pa gadu nodrošina tīru sākumu, nenoņemot visu, kas jums varētu būt nepieciešams. Lai jūs varētu kārtot, jums jāredz tīrs un sakopts logs!
Ko jūs darāt ar failu, kas ilgst vairākus gadus? Ievietojiet to pēdējā gada mapē. Vai jūs tajā strādājāt pagājušajā gadā? Tad tam vajadzētu būt pagājušā gada mapēs. Kāpēc jūs uztraucaties, ka to nevarēsit atrast? Jūsu faili jau ir haoss! Droši vien jums tas fails būs jāmeklē, tāpēc kāda nozīme ir tam, ja tas ir ievietots vēl vienā mapē?
Dodieties prom
Svarīgi šī raksta izņemšanas punkti ir:
1. Visiem organizācijas darbiniekiem ir jāsaprot faila nosaukšanas kārtība, kuru izmanto jūsu bizness.
2. Failu nosaukšanas metodēm vajadzētu palīdzēt cilvēkiem ātri atrast informāciju, skenējot vārdus vai meklējot nosaukumā datumus vai citus apzīmējumus.
3. Failus, kas ir “dabiski pasūtīti”, ir vieglāk skenēt un kārtot.
4. Esiet saskanīgs ar nosaukšanas konvencijām.
5. Izvairieties no liela apjoma remonta projekta, vienkārši arhivējot vecākus datus pa gadiem.
