Organizēšanās: domājiet par datiem savādāk

Organizēšanās un uzturēšanās tajā ir tāda pati kā svara zaudēšana. Īstermiņa risinājumi nedarbojas. Jums ir jāmaina dzīvesveids, pie kura jūs un jūsu darbinieki vai biznesa partneri var pieturēties ilgtermiņā.

Šajā sērijā es sniegšu padomus, kā sakārtot gan jūsu biznesu, gan savus personiskos datus, adresējot:

1. Kā jūsu bizness domā par informāciju.

2. Mapes nosaukšanas konvencijas un to domāšana.

3. Failu nosaukšanas konvencijas.

4. Informācijas apmaiņa.

5. Kā pārvaldīt e-pastu.

Diēta, lai jūs varētu organizēt

Kad runa ir par svara zaudēšanu, daži cilvēki uzskata, ka piecu vai sešu mazu ēdienreizes uzturā visu dienu viņi strādā, savukārt citiem ir vajadzīgas trīs regulāras ēdienreizes un absolūti nekādas uzkodas starp tām. Daži cilvēki iegādājas dalību sporta zālē (stimuls reāli doties no iztērētās naudas), savukārt citi labāk ikdienas gaitās iekļauj mazus vingrinājumus, piemēram, lifta vietā ved uz kāpnēm vai brauc ar velosipēdu uz darbu.

Lieta ir tāda, ka vieni un tie paši risinājumi nedarbojas visiem. Tas pats ar organizēšanu.

Informācijas domāšanas veidi

Organizācijai un uzturēšanai ir jābūt saistītām ar dzīvesveidu jūsu biznesā. Ikvienam darbiniekam un ieinteresētajām personām ikdienas darbībās jāspēj pieturēties pie programmas. Jūsu organizējamai sistēmai jāsastāv no prakses, kas iekļaujas ikviena ikdienas gaitās, neatkarīgi no tā, vai tas nozīmē konsekventi veikt mazus soļus, piemēram, izdzēst nevajadzīgos failus, kā jums iet, vai veikt lielākas darbības regulētā grafikā, piemēram, katru piektdienas pēcpusdienu rezervēt tīrīšanai ārpus iesūtnēm.

Tāpēc, pirms jūs uzdodat sev un saviem kolēģiem jaunu diētu, lai tos organizētu, veltiet laiku pārdomām, kā jūsu bizness uzskata informācijas organizāciju. Dažas iespējas ir šādas:

• pēc datuma vai mēneša, piemēram, kad kaut kas pirmo reizi notika vai ir plānots pabeigt

• pēc projekta nosaukuma

• ar atbildīgās personas vārdu

• pa fiskālajiem ceturkšņiem

Prakses saskaņošana ar realitāti

Ir svarīgi nemēģināt kādu no šīm organizatoriskajām sistēmām ievietot savā biznesā, ja tas neatspoguļo to, kā jūsu komanda faktiski darbojas. Jautājiet saviem kolēģiem, ja viņiem vajadzēja atrast konkrētu dokumentu, varbūt rēķinu vai līgumu, kur viņi vispirms izskatās? Vēl svarīgāk ir tas, kā viņi izskatās? Vai viņi meklē datoru vai uzņēmuma tīklu pēc pārdevēja nosaukuma, datuma, produkta apraksta? Vai viņi atver mapi un izlasa failu nosaukumus, vai šķirot pēc datuma, vai kārtot pēc faila veida? Cik ilgs laiks nepieciešams informācijas atrašanai? Vai viņi tērē laiku tāpēc, ka viņi meklē veidā, kas viņiem nepalīdz ātri sašaurināt rezultātus?

Lai to izdarītu, nav nepieciešama oficiāla sapulce. Vienkārši aizej un pajautā. Tas jums prasīs divas minūtes.

Var būt vairākas atbildes. Reizēm jūs varētu atcerēties mēnesi un gadu, kurā projekts tika uzsākts, savukārt jūsu kolēģis varētu fiksēt projekta nosaukumu. Abos gadījumos informācijai nav obligāti jābūt statiskai. Varbūt projektam tā izstrādes laikā bija kods, un varbūt tas tika palaists vēlu. Nākamajā rakstā par mapju nosaukšanas konvencijām es paskaidrošu, kā ieviest sistēmu, kas var apstrādāt šāda veida neatbilstības.

Guli uz tā

Šim vingrinājumam vajadzētu palīdzēt veidot izpratni par to, kā jūsu uzņēmumam vajadzētu strukturēt savu informāciju, bet gulējiet uz tā dienu vai divas un pēc tam mēģiniet vēlreiz, pirms pieņemat lēmumus vai mainat esošo struktūru. Dažreiz mēs aizmirstam, kāpēc pastāv noteikta prakse, un, pēkšņi mainot tos, var netīšām iznīcināt kādu citu biznesa pamatojumu.

Piemēram, es kādreiz strādāju birojā, kur ārštata līgumi tika sadalīti divās faktiskās piekārto failu mapēs: viena rēķiniem un otra nodokļu veidlapām. Man šķita, ka ir daudz jēgas tos apvienot vienā. Kāpēc gan diviem failu skapjiem, gan divām mapēm ir uzraksts "Doe, Jane?" Ikreiz, kad man vajadzēja piekļūt rēķiniem, parasti bija jāmeklē arī brīvmākslinieka nodokļu informācija. Kāpēc ne tikai vienkāršot sistēmu? Viens no iemesliem, kas man šobrīd ir acīmredzams, bet tolaik vēl nebija, ir tas, ka daudziem organizācijas darbiniekiem bija nepieciešama piekļuve rēķiniem, bet maziem cilvēkiem vajadzētu būt piekļuvei personas datiem, piemēram, sociālās apdrošināšanas numuriem. Ir laba lieta, ka mans menedžeris saprata šo pamatojumu un spēja man to izskaidrot, pirms es reorganizēju visu sistēmu.

Dodieties prom

Pirmie soļi no šī raksta ir šādi:

1. Pajautājiet kolēģiem un sev: "Kā es domāju par mūsu informāciju?"

2. Ļaujiet atbildēm mijoties pa galvu dienu vai divas, pirms nonākat pie secinājumiem.

3. Vajadzētu sākt veidoties kāda veida struktūrai. Kad jūs to varat redzēt, neuztraucieties, ja uz to pagaidām reaģēsit.

Atcerieties, ka organizēšanās ir kā pareiza. Nekas nemainīsies vienas nakts laikā, un daudz svarīgāk ir veikt pareizas dzīvesveida izmaiņas gan jums, gan jūsu organizācijai - pārmaiņas, kas paliks.