Organizēšanās: izmantojiet mapes, lai netraucētu darbvirsmu

Organizēšanās un uzturēšanās tajā ir tāda pati kā svara zaudēšana. Īstermiņa risinājumi nedarbojas. Jums ir jāmaina dzīvesveids, pie kura jūs un jūsu darbinieki vai biznesa partneri var pieturēties ilgtermiņā.

Šajā sērijā es sniegšu padomus, kā sakārtot gan jūsu biznesu, gan savus personiskos datus. Iepriekšējā rakstā tika paskaidrots, cik svarīgi ir saprast, kā jūsu bizness domā par informāciju. Tagad es jums parādīšu, kā praktiski izmantot šo pamatu, izmantojot datoru mapju nosaukšanas konvencijas un struktūras. Lielākā daļa uzņēmumu ievieš šīs mapes struktūras vai nu savos serveros, vai projekta vadības komplektā, taču tās ir vienlīdz piemērojamas tieši uz jūsu pašu darbvirsmas vai e-pasta klienta.

Kas patiesībā ir mapes?

Mapes ir jūsu biznesa skelets. Tāpat kā ēkas konstrukcija, tie atbalsta visu pārējo, kas ap tiem notiek, sākot ar radošu dizainu un beidzot ar vienkāršu funkcionalitāti.

Savas karjeras laikā esmu strādājis septiņos dažādos birojos. Komandas, kurām bija tīra un vesela saprāta mapju struktūra, vienmēr bija vislabākās, lai nodrošinātu panākumus un izaugsmi.

Īpaši mazajiem uzņēmumiem ir jāņem vērā šis fakts: organizēts uzņēmums ir tas, kas ir paredzēts izaugsmei. Var domāt, ka tāpēc, ka uzņēmumā tagad ir tikai divi cilvēki, jūs varat glabāt daudz informācijas galvā un nevis to kartēt mapes struktūrā. Diemžēl, kad ir pienācis laiks pieņemt darbā jaunus darbiniekus un attīstīt savu biznesu, jūs tērēsiet daudz laika, lai iemācītu viņiem savu sarežģīto sistēmu. Jūs tērēsit vēl vairāk laika un naudas, lai labotu kļūdas, laiku un naudu, kas jums jāpavada izaugsmei.

Jūsu mapes struktūra atspoguļo jūsu biznesa struktūru. Mapes ir ligzdotas citās mapēs hierarhiskā sistēmā, kurai jāatbilst jūsu darba hierarhiskajai kārtībai.

Pārrunājot, kā jūs un citi jūsu biznesa cilvēki domā par informāciju (jūs to izdarījāt, vai ne?), Jūs, iespējams, sākat redzēt sava veida hierarhiju. Es iesaku ieskicēt šo struktūru. Nav svarīgi, vai jūs to ieskicējat uz papīra, aizzīmju punktos vai piezīmju veidošanas lietojumprogrammā, piemēram, Evernote for Windows (bez maksas līdz 45 USD gadā, 4, 5 zvaigznes), vai izmantojot prāta kartēšanas programmatūru. Ievietojot to rakstiski, jūs varēsit redzēt, vai pastāv neatbilstības vai pārklāšanās.

Struktūras piemērs

Jūsu dizaina struktūra būs unikāla, bet, tā kā tā ārkārtīgi palīdz redzēt piemēru, es jums parādīšu pamata modeli, kuru izmantoju uz darbvirsmas.

Kā rakstnieks es galvenokārt strādāju ar produktu pārskatiem. Domājot par pārskatiem, es prātā redzu trīs kategorijas: 1) idejas produktu pārskatīšanai, 2) nepabeigti raksti un 3) pabeigtās atsauksmes. Kategorijā "pabeigts" man ir tendence atcerēties pārskatus pēc to publicēšanas datuma, kurus es vienkāršoju uz mēnesi un gadu, jo viena mēneša laikā nekad nav par daudz, lai es tos aizmirstu. Kategorijā "idejas" lietas ir nedaudz mainīgas. Dažas idejas aptver vairāk nekā vienu produktu, bet citas attiecas uz vienu lietu. Bet tikai tāpēc, ka tie ir mainīgi, nenozīmē, ka man nevarētu būt sistēma, kā tos organizēt. Kategorijā “nepabeigts” es domāju produkta nosaukumu, kuru pārskatīšu. Tagad, kā tas tiek tulkots mapēs?

Šī sistēma darbojas, jo man ir svarīgi redzēt ideju un notiekošo lietu momentuzņēmumu. Viņiem ir taisnība mapju nosaukumos, tāpēc es tos uzreiz redzu, atverot mapi “REVIEW”. Man nav jāredz visi to produktu nosaukumi, kurus esmu pabeidzis pārskatīšanu, tāpēc es tos salieku mapēs atbilstoši to publicēšanas datumam. Visi mapju nosaukumi ir saskaņoti. Kad projekta statuss mainās no tā, ka tas tiek iesākts uz pabeigtu, es to velku un nometu attiecīgajā mapē, un tā nosaukšanas kārtība ir tāda pati kā visām pārējām mapēm, kas ir ar to saistītās. Piemēram, es varu vilkt romiešu ciparu mapi, piemēram, ii, līdz c un d līmenim, nepārdēvējot to, un tā labi iederēsies sistēmā.

Padomi un viltības

Cipari. Ievērojiet, kā mēneša mapes sākas ar četriem cipariem. Pirmie divi cipari ir norādīti uz gadu, bet otrais attiecas uz mēnesi. Man patīk redzēt arī mēnešu nosaukumus, tāpēc es tos ievietoju beigās pēc pasvītrojuma. Es ļoti atbalstu vairāku iemeslu dēļ datumiem izmantot četrciparu vai sešciparu skaitli. Pirmkārt, man personīgi ir tendence atcerēties, kad lietas notika, tāpēc man ir viegli atrast lietas, ja varu tās meklēt pēc datuma. Otrkārt, mapes vienmēr tiek parādītas secībā pēc datuma, kad es tās šķirotu pēc nosaukuma, jo alfabēta secībā 1101 nāk pirms 1102 nāk pirms 1103 utt.

Datumu izmantošana ir ārkārtīgi noderīga, ja jums ir jāveic arhivēšana, par kuru es runāšu gaidāmajā rakstā par e-pasta pārvaldību.

Tagi. Šajā piemērā mapēm, kas sākas ar “IDEAS_”, es izmantoju visus lielos burtus, jo es vēlos, lai “idejas” sakristu, kad šķiroju pēc nosaukuma. Es tos domāju kā tagus. Pārskatos, kas tiek izstrādāti, es neuztraucos. Es vienkārši nosaucu mapi pēc produkta nosaukuma. Ja man būtu vairāk nekā 20 produktu pārskatu vienlaikus, es, iespējams, mainītu savu mapju nosaukšanas kārtību un pievienotu tagu, lai visi nepabeigtie materiāli varētu pakārties. "IN-PROGRESS_", iespējams, būtu pārāk garš, bet varbūt darbosies kaut kas tik vienkāršs kā "IN_".

Izrādās, ka it īpaši "IN_" nedarbosies, un tas ir iemesls, kāpēc: Kad es ieskicēju visas savas mapes struktūras, es citur lietoju vārdu "in", lai apzīmētu kaut ko ļoti specifisku. Uzziniet, cik svarīgi vispirms ir ieskicēt visu lietu?

Unikāls. Viens no tagu un numuru izmantošanas iemesliem ir tas, ka tas palīdz saglabāt failu nosaukumus unikālus. Jūs nekad nevēlaties, lai divi faili vai mapes nosauktu vienu un to pašu, jo, ja nejauši velciet un nometiet tos tajā pašā vietā, viens var pārrakstīt otru. Un, protams, tas mulsina.

Īpašās rakstzīmes. Rezultāti ar zemu punktu skaitu ir mans labākais draugs mapju nosaukšanas konvencijās. Tie ir tīri un padara tekstu viegli lasāmu. Daži cilvēki mapju nosaukumos izmanto atstarpes un defises - tas ir atkarīgs no jums. Lai ko jūs izvēlētos, vienmēr apzinieties, kā rakstzīmes ietekmē vārdu kārtošanu alfabētiskā secībā. Dažreiz es izmantoju pasvītrojumu mapes nosaukuma sākumā, kad es vienmēr gribu, lai šī mape parādās augšpusē, piemēram, “_DONE”. Tad es varu viegli pārvilkt un nomest visu pabeigto mapē. Alternatīvi, ja es to vēlētos apakšā, es to varētu nosaukt par “z_DONE”.

Krāsa. Mac OS ir fantastisks, ļaujot ātri noklikšķināt uz krāsu koda mapēm, noklikšķinot ar peles labo pogu. To var izdarīt datorā, taču tas ir sarežģīti. Kad es strādāju pie ļoti sadarbības projektēšanas projektiem, es paļāvos uz krāsu kodēšanu - kolēģi un es koplietotā servera mapes apzīmēja kā dzeltenas, kad saturs bija jauns un vēl nebija noslīpēts, oranžu, pēc tam, kad faili bija pagājuši pirmajā projektēšanas posmā, un tā ieslēgts cauri purpursarkanai krāsai, kas norādīja, ka darbs ir paveikts.

Neatkarīgi no tā, kādu sistēmu jūs ieviesīsit, pieturieties pie tā! Konsekvence ir atslēga, lai uzturētu sakārtotību. Atcerieties, ka organizēšanai, piemēram, uzturēšanai formā, ir vajadzīgas ilglaicīgas dzīvesveida izmaiņas, nevis ātras korekcijas. Cik vien iespējams un ciktāl tas ir jēga, mēģiniet izmantot vienādus pamatprincipus visiem projektiem, komandām un nodaļām visā biznesā.

Dodieties prom

No šī raksta atcerieties šādas darbības:

1. Pirms tās ieviešanas ieskicējiet mapes struktūru.

2. Organizējiet informāciju hierarhiski, domājot par to, kas jums būs jāredz un jāzina momentuzņēmuma skatā, apskatot mapi.

3. Izmantojiet burtus, ciparus un speciālās rakstzīmes mapju nosaukumos, lai tās parādītos inteliģentā secībā.

4. Veidojot jaunas mapes, ievērojiet nosaukšanas konvencijas.