Satura rādītājs:
Uzņēmumi ļoti regulētās nozarēs, piemēram, finansēs un veselības aprūpē, pastāvīgi saskaras ar mainīgiem atbilstības noteikumiem, tāpat kā uzņēmumi, kas cieši sadarbojas ar vietējām un štatu valdībām. Jaunās politikas un noteikumi ir jāsaskaņo visos organizācijas daudzos līmeņos, un "ētikas un atbilstības speciālista" loma bieži ir jāuzņemas cilvēkresursu (HR) vadītājiem un informācijas tehnoloģiju (IT) departamentiem. Šie speciālisti bieži ir atbildīgi par tādām lietām kā infrastruktūras pārvaldība un tīkla drošība, kas ietver virtuālo privāto tīklu (VPN) izmantošanu, lai aizsargātu sensitīvus korporatīvos datus, ja tiem piekļūst attālināti darbinieki. HR un IT speciālistiem ir jāuztur šīs sistēmas, pārliecinoties, ka bizness joprojām ir saskaņā ar datiem, privātumu un citiem noteikumiem.
Bet kā uzņēmumi var saglabāt atbilstību? Saskaņā ar NAVEX Global veiktajiem pētījumiem atbilde varētu būt, izmantojot labāk automatizētu politikas pārvaldības programmatūru. Uzņēmuma 2016. gada ētikas un atbilstības trešās puses politikas vadības etalonu ziņojumā tika aptaujāti 1 075 respondenti visā pasaulē (75 procenti ASV) plašā nozaru klāstā. Šīs nozares ietvēra veselības aprūpi, ražošanu un banku darbību, kā arī bezpeļņas organizācijām paredzētās finanses, apdrošināšanu, enerģētiku un komunālos pakalpojumus, valdību un administrāciju, kā arī tehnoloģiju uzņēmumus. Ziņojumā tika aptaujāti vecākie vadītāji un vadītāji, kas atbild par ētiku un atbilstību viņu pašreizējiem izaicinājumiem politikas pārvaldībā, un kādas stratēģijas un risinājumi varētu uzlabot procesu viņu organizācijā. (Skatiet 2018. gada pārskatu ar tādu pašu vārdu šeit.)
Mēs runājām ar Randy Stephens, NAVEX Global padomdevēju pakalpojumu viceprezidentu (un 2016. gada ziņojuma līdzautoru) par galvenajiem pētījumu rezultātiem un to, kā uzņēmumi var novērst proaktīvu atbilstību gan no tehnoloģijas, gan no organizācijas viedokļa.
"Tas, ko mēs esam atraduši, parasti ir, un tas nebija pārsteigums, daudzi cilvēki nav apmierināti ar savām politikas pārvaldības programmām, kad runa ir par atbilstību. Pat ar tiem, kas ir laimīgi, vienmēr ir iespējami uzlabojumi, " sacīja Stephens. "Mēs redzējām, ka gan budžets, gan atbildība par politikas pārvaldību var tikt sadalīta lielā biznesa vienību grupā un ka izkliedētā atbildība organizācijā var veicināt efektivitātes trūkumu."
Ziņojuma sadalīšana
NAVEX globālais pētījumu paraugs aptvēra respondentus mazos (25 procenti), vidēja lieluma (31 procenti) un uzņēmumu (43 procenti) uzņēmumos ar ieņēmumiem no mazāk nekā 50 miljoniem USD līdz vairāk nekā 1 miljardam USD, kā arī valdības un bezpeļņas organizācijās. Visizplatītākie respondentu veidi bija specializēti ētikas un atbilstības speciālisti, taču pētījumā tika iekļauti arī tādi respondenti kā biznesa analītiķi un cilvēkresursi, IT, iekšējais audits, juridiskie, riska pārvaldības un drošības speciālisti, kas pārvaldīja atbilstību viņu organizācijā.
Tālāk ir minēti daži galvenie ziņojuma fragmenti. Respondenti varēja izvēlēties vairākas atbildes:
- Gandrīz puse organizāciju (47 procenti) sacīja, ka viņu galvenais politikas pārvaldības izaicinājums ir politikas atjaunināšana ar jauniem un mainīgiem noteikumiem.
- Citas augstākās politikas vadības problēmas bija darbinieku apmācība par politikām (40 procenti), politikas atlaišana un neprecizitāte (32 procenti), prasības, kas īpaši saistītas ar tiesību aktu ievērošanu (31 procenti), ērta pieeja pašreizējām politikām un procedūrām (28 procenti) un dokumentu pārvaldība (DM) (23 procenti).
- Vairāk nekā 50 procentiem organizāciju ir septiņi vai vairāk departamenti, kas ir atbildīgi par politikas pārvaldību un budžeta veidošanu, un gandrīz 50 procenti sacīja, ka viņiem vai nu nav finansējuma politikas pārvaldībai, vai arī, ka tas ir daļa no visa uzņēmuma budžeta.
- 57 procenti respondentu izmanto tiešsaistes apmācību, lai nodrošinātu politikas izpratni, un cieši seko 55 procenti, kas izmanto personāla apmācību.
- Ziņojumā tika konstatēts, ka automatizēta programmatūra uzlaboja politikas pārvaldības izpildi par 16 procentiem, īpaši uzlabojot politikas kvalitātes, komunikācijas, darbplūsmas un piekļuves efektivitāti.
NAVEX Global nodrošina atbilstības un politikas pārvaldības programmatūru, pakalpojumus un konsultācijas. Stefans atzina, ka uzņēmumam ir patiesa interese par automatizētas programmatūras izmantošanu, taču uzsvēra, ka ziņojums ir pārdevēju agnostisks.
"Viens no galvenajiem izaicinājumiem ir sekot līdzi mainīgajiem likumiem un noteikumiem, " sacīja Stefens. "Tā ir viena no jomām, kurā cilvēki patiešām cīnījās. Automātiskā procesa spēlēšana ir tāda, ka efektīvas programmas politikas tiek regulāri pārskatītas - atjaunināšana, tulkošana, versiju kontrole - viss nepieciešamais, lai pārliecinātos, ka cilvēkiem ir pieejams jaunākais. Galu galā visskaidrākais ziņojumā bija tas, ka cilvēki ar automatizētu politikas pārvaldības procesu - uz programmatūru balstītu stratēģiju - bija tie, kuri uzskatīja, ka viņu programmas ir visefektīvākās, un tas attiecās uz visiem kritērijiem."
5 politikas pārvaldības pasākumi, kurus jūsu bizness var veikt
Politikas pārvaldības programmatūra var ievērojami atšķirties atkarībā no nozares. Sākot no tiešsaistes veselības apdrošināšanas apmācības programmatūras, piemēram, Accountable, līdz specializētiem risinājumiem esošai sadarbībai un DM programmatūrai, piemēram, Microsoft SharePoint Online, risinājumiem ir dažādas formas un izmēri, un tie atšķiras atkarībā no tā, cik dziļi tie ir integrēti esošajās sistēmās.
Bet neatkarīgi no sistēmas, kuru jūsu bizness izmanto, lai pārvaldītu atbilstību un politikas, Stefans sacīja, ka ir vairākas galvenās organizatoriskās darbības, kuras varat veikt, lai uzlabotu politikas pārvaldību un atbildību, vienlaikus nodrošinot, ka visi organizācijas darbinieki ir atjaunināti. Šie ir viņa pieci ieteikumi:
1. Specializēti politikas īpašnieki
Stefans sacīja, ka neatbilstības neatbilstībai bieži var izrietēt no tā, ka neviens nepārbauda politiku vairākus mēnešus vai gadus pēc tās ieviešanas. Uzņēmumi var nonākt nepatikšanās, kad runa ir par pārskatatbildību vai disciplinārām darbībām, ja darbinieks pārkāpj politiku, bet atbilstības amatpersona pat nevar uzlikt pirkstu uz to, kāda politika tika pārkāpta.
"Politikām ir jābūt īpašniekam, " sacīja Stefans. "Dažreiz var būt vairākas partijas, kuras piedalās, taču kādai ir jāpieņem šī politika un jāpārliecinās, ka tā atspoguļo izmaiņas likumos, noteikumos un uzņēmuma praksē.
2. Viegla piekļuve un pieejamība
Stefans sacīja, ka politikas virzieni bieži tiek izplatīti visā organizācijā, sākot no personāla un IT politikas līdz veselības un drošības politikai. Tāpēc uzņēmumiem ir jāpārliecinās, ka politikas ir viegli pieejamas, vai nu izmantojot politikas pārvaldības programmatūru, uzņēmuma iekštīklu vai HR portālu vai DM platformu.
"Kad darbiniekiem ir jautājums, viņiem jāspēj apskatīt politika. Ja viņi to nevar atrast, viņus nevar apmācīt, " sacīja Stefens. "Tieši tur automatizēti risinājumi ir ieguvēji, kas nodarbojas ar tiešo darbību, jo šīs politikas ir izvietotas centrālā vietā. SharePoint vietnes un iekštīkla vietnes var darboties, taču tajās, kuras bieži atrodat, joprojām trūkst centralizētas kontroles. Ja nevarat izveidot šī politika ir viegli pieejama un saprotama lielai daļai lietotāju, jūs nevarat to labi ievērot."
3. Starpresoru komunikācija
Pienākumu deleģēšana un politikas pārvaldība starp uzņēmuma vai lielas organizācijas departamentiem prasa atklātu komunikāciju, lai pārliecinātos, ka viss paliek sinhronizēts. Stefans sacīja, ka neatkarīgi no tā, vai tas notiek ar kaut kādu politikas komiteju vai regulāru pārskatu, uzņēmumiem ir nepieciešami atbilstības amatpersonas, kas sadarbojas visā organizācijā un vienojas par kopīgiem jautājumiem, piemēram, par disciplināro rīcību.
"Padomājiet par to, vai juridiskajam departamentam ir jāaplūko politika no normatīvā viedokļa, un pēc tam attīstības grupa vai cilvēkresursu komanda izskata politikas, lai pārliecinātos, ka tās ir viegli lasāmas un saprotamas, " sacīja Stefens. "Regulāri sapulciniet šos cilvēkus, lai nodrošinātu atbildību un pārliecinātos, ka politika tiek atjaunināta un pieejama visiem."
4. Tiešsaistes apmācība
Stefans sacīja, ka viens no galvenajiem aptaujas rezultātiem ir tāds, ka tiešsaistes apmācība ir visefektīvākais veids, kā sniegt atjauninājumus politikas izmaiņās un nodrošināt izpratni visā organizācijā. PCMag ir pārskatījis vairākas lieliskas tiešsaistes mācību platformas un mācību vadības sistēmas (LMS), kas var sniegt šāda veida apmācības informāciju darbiniekiem, tostarp Editors 'Choice Docebo.
"Runa ir par politikas sasaistīšanu un vienotu apmācību kopā, " sacīja Stefans. "To darot, izmantojot automatizētu sistēmu, ir viegli izsekot, kurš redzēja politikas e-pastu vai apmācību par jaunu vai atjauninātu politiku, kurš to izlasīja, kurš to atzina un kurš pabeidza sertifikāciju."
5. Automatizācija un incidentu pārvaldība
Stefans paskaidroja, ka automatizēta programmatūra ir vieglākais veids, kā kontrolēt politikas veidošanas, atjaunināšanas, pārskatīšanas un ievietošanas procesu. Svarīga ir arī versiju kontrole, ļaujot uzņēmumiem izsekot, kurš ir pārskatījis vai atjauninājis politiku un neatkarīgi no tā, vai viņi nodarbojas ar jaunāko versiju. Šajā sakarā Stefans sacīja, ka ir svarīgi ierobežot piekļuvi politikai un sasaistīt politikas atjauninājumus ar negadījumu pārvaldību, lai proaktīvāk ievērotu noteikumus.
"Īpaši, ja jūs nodarbojaties ar politiku dažādās nodaļās un vairākās valstīs daudznacionālām organizācijām, šī pieeja un redzamība nodrošina, ka politika patiešām tiek piemērota, teiksim, jūsu darbiniekiem Apvienotajā Karalistē, " skaidroja Stephens. "Un tad jums ir versijas kontrole, lai redzētu, kādas izmaiņas tika veiktas un kas tās pārskatīja, un ātri nosūtītu atjauninājumu lietotājam, paziņojot viņam, ka esat mainījis viņu ceļošanas politiku."
"Tad, kamēr jūs pārvaldāt to, ko esat kopīgojis ar lietotājiem, un uzraugāt, kā jūs viņus apmācījāt, varat to arī saistīt ar negadījumu pārvaldības pārskatiem, " viņš piebilda. "Ja kādam lietotājam ir jautājums vai jautājums, varat to izvirzīt un automātiski pārveidot par ziņojumu, lai panāktu lielāku efektivitātes pakāpi jebkurai politikai, ar kuru jūs nodarbojaties. Jūs nevarat gaidīt, ka cilvēki ievēro politika, ja viņiem nav ne mazākās nojausmas, kādas ir cerības."
