Kā nogalināt e-pastu, izmantojot pareizo projekta vadības programmatūru

E-pasts palielina stresu, rada nevajadzīgu darbu un liek cilvēkiem satraukties. Šajos apstākļos darbā neviens nevar būt labākā versija. Dažos pēdējos gados organizācijas ir sākušas atkāpties no e-pasta adreses par labu komandas ziņojumapmaiņas lietotnēm, piemēram, Slack un citiem darba vietas saziņas rīkiem. Pareiza rīka vai rīku komplekta atrašana ietekmē to, vai jūsu komanda spēs atteikties no tradicionālajām iesūtnēm. Daudzām komandām projekta vadības programmatūrai vajadzētu būt daļai no risinājuma.

Kas ir projekta vadības programmatūra?

Projektu pārvaldības programmatūra, ko sauc arī par projektu pārvaldības lietotnēm, ir tiešsaistes rīki, kurus komandas izmanto, lai izsekotu darbam. Plašākā nozīmē projekta vadības lietotne var būt jebkas, sākot no sarežģītas programmatūras, kas paredzēta darba pārvaldīšanai, piemēram, Microsoft Project, līdz pamata darāmajai lietotnei. Jaunākās lietotnes ietver arī citus biznesa rīkus resursu pārvaldībai, uzdevumam patērētā laika uzskaitei vai pat rēķinu izrakstīšanai.

Bieži vien mēs atšķir dažādus sadarbības rīku veidus no projektu pārvaldības lietotnēm, lai būtu vieglāk ieteikt pareizo lietotni pareizajam mērķim. Tomēr šīs divas kategorijas un dažas citas (piemēram, kanban paneļa lietotnes un darba vadības lietotnes) ievērojami pārklājas. Tāpēc, kaut arī es dažkārt uzskatu, ka tādas lietotnes kā Asana, Trello, Airtable un Basecamp nav stingri projektu pārvaldības lietotnes, mēs tās varam iekļaut šeit.

Ko jūs darāt projektu vadības programmatūrā?

Katra projekta vadības lietotne ir nedaudz atšķirīga, taču lielākā daļa no tām ļauj jums redzēt dažādus komandas darba aspektus, nepieprasot, lai jūs par viņiem jautātu kolēģiem.

Piesakoties, tiek parādīti visi uzdevumi, kas jāizpilda jūsu komandai, un termiņi. Jūs redzat, kam tika uzticēts kāds uzdevums, kad un kad viņi to izpildīja, un vai viņiem bija kādi komentāri par to. Ja kāds no jūsu kolēģiem negaidīti dodas prom, varat pieteikties projekta pārvaldības lietotnē un pārbaudīt, vai viņiem šodien nebija iecelts kaut kas steidzams, ko vajadzētu uzņemt citam komandas loceklim. Ja jūs pašlaik izmantojat e-pastu, lai kādam pateiktu, ka uzdevums ir paveikts, uzdodiet jautājumus par uzdevumu vai nosūtiet kaut ko apstiprināšanai, jūs, iespējams, gūtu labumu no projekta pārvaldības lietotnes.

Tajā ir kas vairāk. Kad jūs un jūsu kolēģi izmantojat projektu pārvaldības lietotni, šī lietotne uzskaita paveikto darbu. Cik uzdevumu tika izpildīti laikā? Vai vispār projekts joprojām tiek plānots līdz tā termiņa beigām? Izturīgām projektu vadības lietotnēm ir visu veidu diagrammas un diagrammas, kas palīdzēs jums sekot līdzi šāda veida lietām. Tādā veidā, ja projekts sāk slīdēt, varat to agri atklāt un strādāt, lai to novērstu. Bet neiesim garām. Pieturēsimies pie tā, kā projektu vadības lietotnes palīdz cilvēkiem sazināties.

Ko dara projekta vadītājs?

Projekts ir virkne uzdevumu. Projekta vadītājs ir persona, kas zina, kādi ir visi šie uzdevumi, vai vismaz tos pārrauga. Dažreiz projekta vadītājs izdara uzdevumus vai saliek tos baseinā, lai cilvēki varētu pieprasīt. Projekta vadītājs pēc tam seko līdzi uzdevumiem un cilvēkiem, kas tos veic, līdz visi ir paveikti.

Ne katrai komandai ir projekta vadītājs pats par sevi, bet lielākajai daļai ir kāds, kurš ir atbildīgs. Tas varētu būt uzņēmuma īpašnieks, vadītājs vai komandas vadītājs. Kurš ir jūsu personīgais cilvēks vai ikdienas lēmumu pieņēmējs, tas ir jūsu projekta vadītājs.

Kāpēc e-pasts ir slikts projektiem?

E-pasts ir elektroniskais pasts, kas, manuprāt, izklausās acīmredzami, bet palieciet šeit. Pasts ir briesmīgs ceļš darba norīkošanai. Iedomājieties, ja uzdevumi jums tika nosūtīti pa gliemežu pastu. Tas ir gandrīz smieklīgi. Tomēr e-pasts neatšķiras no parastā pasta, izņemot to, ka tas ir ātrāks.

Padomājiet par to, kādu e-pastu var sniegt:

• asinhrona komunikācija ar papīra taku
• dokumentu piegāde

Tagad padomājiet par to, kas jāzina projekta vadītājam, pārvaldot virkni uzdevumu:

• kurš ir pieejams
• cik daudz darba katrs strādnieks viņiem šobrīd ir uzticējis un kad tas pienākas
• jau norīkotā darba gaita (piemēram, "Jānim ir divi uzdevumi, un abi ir paveikti 90 procentos")
• termiņu kalendārs
• spēja noteikt prioritātes un pārkārtot uzdevumus, pamatojoties uz projekta vajadzībām

Smieklīgi ir darīt šādu darbu pa pastu.

Vēl svarīgāk ir tas, ka tas, kā vairums biroja darbinieku izmanto e-pastu, rada traucējumus. Kad pienāk jaunas e-pasta ziņas ar datumiem vai uznirstošajiem paziņojumiem, darbinieki parasti pārbauda, ​​vai ienākošais ziņojums nav steidzams. Tad viņi atgriežas pie tā, ko mēs darījām, līdz nākamajam pārtraukumam. Cilvēki to dara visas dienas garumā, pārbaudot un skenējot savu e-pastu. Vairāki pētījumi liecina, ka e-pasta lietošana aizņem apmēram 30 procentus no zināšanu darbinieka dienas un ka laiks tiek sadalīts vienmērīgi visas dienas garumā, nevis atrasties atsevišķos gabalos. Citiem vārdiem sakot, e-pasts mūs nepārtraukti pārtrauc.

Pārtraukumiem parasti ir tīra negatīva ietekme, lai gan tas varētu nebūt tādā veidā, kā jūs pieņemat. Pārtraukumi liek cilvēkiem justies vairāk stresa un, piemēram, viņiem ir lielāka darba slodze nekā patiesībā. Cilvēki arī izjūt lielāku neapmierinātību un laika spiedienu.

Tas, kā cilvēki mijiedarbojas ar e-pastu, noved arī pie laika tērēšanas. Mēs pazaudējam laiku, kad mums ir atkārtoti jāizlasa tas pats e-pasts, ko dienas laikā skenējām, jo ​​esam aizmirsuši tā teikto. Ja aizmirstat, kāds ir atslēgas piegādājamā datums, tā izņemšana no e-pasta prasa laiku. Un ko darīt, ja jūsu izraudzītais e-pasts ir vecs un datums kopš tā laika ir pārvietots uz nedēļu?

Tas viss nozīmē, ka e-pasts nebija paredzēts uzdevumu pārvaldībai. Tas ir nepareizs šī darba rīks.

Saziņa ar projektu vadības dienestu

Projekta vadība ietver cilvēku un resursu žonglēšanu, rūpīgu laika uzraudzību un uzdevumu pārdali vai prioritāšu maiņu situācijas izmaiņām. Projektu vadības programmatūra tika izstrādāta, lai apstrādātu tos un citus jautājumus, kas parasti rodas projekta laikā.

Kā tas ir sazināties ar projekta vadības lietotni, salīdzinot ar e-pastu? Tā ir atšķirība starp redzēšanu kaut ko savām acīm un tā lasīšanu. Pirmajā scenārijā jūs varat kontrolēt, ko un kad vēlaties redzēt. Otrajā gadījumā jūs paļaujaties uz citiem cilvēkiem, lai izrakstītu ziņojumus, kuros teikts, kas, viņuprāt, ir vissvarīgākais vai, vēl sliktāk, tas, ko viņi domā, ka vēlaties dzirdēt.

Dažādām projektu pārvaldības lietotnēm ir dažādi saziņas rīki. Gandrīz visi no tiem, piemēram, atbalsta @ pieminējumus. Tā kā Slack un citas komandas ziņojumapmaiņas lietotnes ir kļuvušas tik populāras, jūs bieži varat tās savienot ar savu projekta pārvaldības lietotni, tādējādi racionalizējot sarunas vienā vietā. Ja jums vēl nav komandas tērzēšanas lietotnes, varat to izlaist un tā vietā meklēt projekta pārvaldības lietotni, kurā ir iekļauts lietotnes tērzēšanas lodziņš. Gan Zoho Projects, gan ProofHub to piedāvā.

Teiksim, ka attiecīgajam projektam ir daudz vizuālo elementu, un komandai, kas strādā pie tā, ir nepieciešams tos apspriest. Jūsu dzīve būs daudz vieglāka, ja projekta vadības lietotnē būs attēlu iezīmēšanas rīki. Tādā veidā jūs varat elektroniski uzrakstīt attēlu un pievienot komentārus, padarot ikvienu jūsu komandas locekli vieglāku gan sniegt, gan saprast atsauksmes. Volerro ir viens piemērs projektu pārvaldības lietotnei ar iezīmēšanas rīkiem.

Kā minēts, projektu vadības lietotnes apstrādā visas pamata lietas, kas jums ir nepieciešamas, lai žonglēt un izsekot, piemēram, uzdevumus, termiņus, progresu un pilnvarotos. Visa šī informācija ir redzama tiem, kam tā nepieciešama. Šajā ziņā par šādiem jautājumiem ir mazāk jāsazinās. Jums nekad nav jāsūta e-pasts kādam un CC pusduci cilvēku, lai zinātu, vai viņi gandrīz ir paveikuši uzdevumu, kad varat pieteikties sistēmā un redzēt, ka tas ir atzīmēts kā 75% paveikts. Liela daļa lietu, kas, lietojot e-pastu uzdevumu pārvaldībai, ir jālasa starp rindiņām, pēkšņi kļūst pilnīgi skaidrs, kad izmantojat projektu pārvaldības programmatūru.

Mazāks laika sūtīšana pa e-pastu nozīmē vairāk laika darbam

Priekšrocības, kas saistītas ar komandas izslēgšanu no e-pasta un projekta vadības lietotnes saziņai, ir milzīgas. Tikai e-pasta ziņojumu skaita samazināšana noteikti padara visus laimīgus, taču tas ir palēnināts salīdzinājumā ar pievienoto vērtību, jo ir lielāka redzamība par to, kas ko dara, ko vēl viņi dara, un par katra uzdevuma statusu. Jums ir daudz vieglāk iegūt precīzu informāciju, kad strādājat, lai lēmumu pieņēmēji varētu pieņemt labus lēmumus.

Konkrētākus padomus darbam ar projektu pārvaldības lietotni skatiet sadaļā 7 veidi, kā vienkāršot projektu vadību komandas darba projektos, un 5 Zoho projektu iespējas, kā organizēt savu biznesu.