Organizējieties: 11 padomi, kā efektīvāk pārvaldīt e-pastu

E-pasts var likt mums justies kā mēs cenšamies noturēt savas galvas virs ūdens. Vai jūsu iesūtnes lapas ir garas? Vai jūs katru dienu sākat lasīt e-pastu, domājot, ka atbildēsit uz vissvarīgākajiem ziņojumiem, tikai lai meklētu un saprastu, ka stunda ir pagājusi, un jūs līdz šim neko neesat izdarījis? Vai jums ik pēc dažām dienām trūkst vietas e-pastam? Vai e-pasts jūtas kā produktivitātes pavairotājs vai produktivitātes samazinātājs?

Ir nepieciešami tikai daži vienkārši triki, kā efektīvāk rīkoties ar e-pastu, lai jūs nejustos nospiests. Daži no šiem padomiem balstās uz funkcijām, kas atrodamas lielākajā daļā e-pasta programmu, bet citi ir veidi, kā mainīt savus ieradumus, lai mazā ikdienas mijiedarbība ar e-pastu palīdzētu jums sekot tā pārvaldīšanai.

Padomājiet par to kā zobu tīrīšanu. Ir atšķirība starp ikdienas zobu higiēnu un došanos pie zobārsta, taču jums tas jādara abos gadījumos. Jums vajadzētu tīrīt divas reizes dienā un diegs vienu reizi dienā, un šie ieradumi ir ārkārtīgi svarīgi, lai būtu veseli zobi. Reizi sešos mēnešos jums vajadzētu arī apmeklēt zobārstu, lai veiktu rūpīgāku tīrīšanu, rentgena starus un citu profilaktisko aprūpi. Ikdienas higiēna neļauj veidot lielākas problēmas. Apmeklējumi pie zobārsta palīdz jums noķert un novērst plaukstošās problēmas, pirms tās nonāk ārpus kontroles.

Protams, pat ar zobiem lietas var noiet greizi. Nelaimes gadījums viņus var izsist, vai arī jūsu gēni var viņus ietekmēt, tāpat kā jauns projekts vai darba vietas maiņa pēkšņi var izraisīt e-pasta eksploziju. Jebkurā gadījumā tas nenozīmē, ka jums jāpārtrauc diegot vai regulāri apmeklēt zobārstu vai katru dienu tīrīt e-pastu. Ja rodas neparedzēta problēma, jums joprojām jāievēro labi ieradumi, lai visu kontrolētu.

Ja maināt īstermiņa mijiedarbības veidu ar e-pastu - kad un kā to pārbaudāt, cik bieži izdzēšat ziņojumus utt., Tas ilgtermiņā atvieglo jūsu dzīvi.

Šeit ir daži padomi, kā padarīt e-pastu mazāk apgrūtinātu. Ļaujiet man jūs brīdināt, ka šie padomi sakņojas veselajā saprātā un nesniedz burvju aizzīmi, kas nozīmē, ka tie neuzpūtīs jūsu prātu vai nekļūs par sensāciju uz nakti. Bet nedz diegs.

1. Dzēst vispirms

Pirmais, kas jādara, atverot iesūtni, ir skenēšana, lai redzētu, ko varat izdzēst. Apskatiet tēmu līniju un sūtītāju. Vai tas ir junk? Vai tas ir reklāmas e-pasts, kuru nekad nelasīsit? Vai tas ir paziņojums no jūsu kolēģa, kurš tēmas rindiņā saka, ka viņi šodien tiks prom, un ir gandrīz neiespējami, ka jebkāda papildu informācija e-pasta adresē jums būs aktuāla? Ja tā, izmetiet to ārā.

Visi ziņojumi, kurus jūs identificējat kā nesvarīgus, ir jāizvēlas un lielapjomā jāpārvieto uz miskasti. Ja jūs nesteidzaties kādā noteiktā rītā, jūs pat varētu mēģināt noteikt vienu vai divus regulārus e-pasta sūtītājus, no kuriem abonēt.

Kāpēc ir svarīgi vispirms veikt šo soli? Nekavējoties izdzēšot neatbilstošus ziņojumus, jums ir vieglāk redzēt atlikušos ziņojumus. Kad redzat atlikušos ziņojumus, varat ātrāk saīsināt svarīgākos. Ja jūs varat identificēt pat piecus vai desmit procentus no jūsu ikdienas ienākošajiem sūtījumiem kā "ļoti iespējams, ka viņiem nav nepieciešama darbība", lai jūs varētu tos nekavējoties izdzēst, jums būs daudz labāka forma, lai produktīvi sāktu savu dienu.

2. Izmantojiet vairāk nekā vienu e-pasta adresi

Es nevaru stāvēt pie mārketinga e-pastiem vai nosūtīšanas apstiprinājumiem, daudz mazāk no bankas atgādinājumiem samaksāt kredītkartes rēķinu, kad tas jau ir iestatīts automātiskai samaksai. (Grr.) Visi šie ziņojumi pārblīvē manu iesūtni un apgrūtina svarīgu e-pasta ziņojumu pamanīšanu, izņemot to, ka man ir stratēģija, kā ar tiem rīkoties.

Visiem šiem mazsvarīgajiem ziņojumiem es izmantoju atsevišķu e-pasta adresi.

Ir daži veidi, kā to izdarīt. Šim nolūkam jūs varat pilnībā izveidot jaunu e-pasta kontu, kā es to daru, vai arī varat izveidot aizstājvārda adresi, izmantojot savu pašreizējo kontu. Lielākā daļa e-pasta pakalpojumu sniedzēju ļauj jums to izdarīt. Pēc tam jūs izveidojat kārtulu vai filtru savā e-pasta kontā, lai visi ziņojumi, kas nosūtīti uz aizstājvārdu, izlaistu iesūtni un nonāktu citā mapē. Sauciet to par 2. iesūtni vai zemu nozīmi, vai kā vien vēlaties.

Viens no ieguvumiem no atsevišķas e-pasta adreses izmantošanas šim mērķim ir tas, ka šo ne visai nevēlamo pastu, ko dažreiz sauc par pelēko pastu, glabājat atsevišķi no svarīgā pasta. Turklāt, ja uzņēmums pārdod jūsu e-pasta adresi citam adresātu sarakstam, visi jaunie un nevēlamie mārketinga ziņojumi neiekļūs arī jūsu galvenajā iesūtnē. Trešais ieguvums ir tas, ka jūs netraucējat šos ziņojumus, ņemot vērā, ka, lai piekļūtu tiem, jums jāpiesakās citā e-pasta programmā vai jāpāriet uz citu iesūtni.

3. Rakstiet īsu

Rakstot e-pastus, sakiet, ko domājat, esiet skaidri un kodolīgi. Kāpēc? Īsa rakstīšana palīdz cilvēkiem, kuri lasa jūsu ziņojumu, nokļūt līdz vietai un efektīvāk apstrādāt e-pastu. Viņi var izvēlēties jūsu balsi un atbildēt natūrā, kas jums atvieglos dzīvi.

Dažās situācijās ir nepieciešami pilnīgi teikumi un oficiāla valoda, taču fragmenti var būt ārkārtīgi efektīvi e-pastā. Izmantojiet tos, kad tam ir jēga. Gramatikas policija jūs negaidīs. Protams, dažreiz jums jābūt ļoti detalizētam un jāizmanto e-pasta ziņojuma papīra izsekošanas aspekts - tur ir viss. Tomēr vispārīgi runājot, noklusējuma, skaidras un saprotamas valodas noklusējuma nav.

Ne visi ir lietpratīgi īsumā, un tas var iznākt kā briesmīgs. Lai neizklausītos nedraudzīgi, varat pievienot emocijzīmes vai izsaukuma punktus. Vai vienkārši dariet cilvēkiem zināmu, ka jūs mēģināt būt kodolīgi e-pastā, un viņiem nevajadzētu to uztvert personīgi.

4. Izmantojiet grupas vai izplatīšanas sarakstus

Ja atkārtoti nosūtāt ziņojumu vienai un tai pašai cilvēku grupai, iestatiet grupas vai e-pasta aizstājvārdu. Programmā Outlook to sauc par adresātu sarakstu. Pakalpojumā Gmail dodieties uz kontaktinformāciju (Contacts.google.com), atlasiet personas, kuras vēlaties pievienot grupai, un noklikšķiniet uz etiķetes ikonas. Piešķiriet savai grupai vārdu. Kad tas ir saglabāts, jūs varat ierakstīt šo vārdu, lai automātiski izveidotu ziņojumu visiem grupas dalībniekiem.

Grupu izmantošana ne tikai ietaupa laiku, novēršot vajadzību rakstīt katras personas vārdu, kad sūtat grupai, bet arī sagatavo jūs ērtai taktikas dzēšanai, kā es paskaidrošu nedaudz vēlāk.

5. Izveidojiet veidnes vai konservētas atbildes

Ja ir kāds ziņojums, kuru sūtāt vairāk un vairāk, katru reizi nerakstiet to no jauna. Atkārtoti izmantojiet to, ko esat jau uzrakstījis, izveidojot veidni vai sagatavotu atbildi, kā to sauc Gmail.

Daži piemēri, kādus ziņojumus cilvēki bieži sūta, ir šādi:

• Paldies, ka uzrunāt, bet mani tas neinteresē,
• Apstiprina saņemšanu. Paldies jums un, lūdzu, dariet man zināmu, ja jums ir nepieciešams kaut kas cits no mana gala, un
• Tas izklausās pēc mūsu juridiskās nodaļas darba. Vislabākais saskares punkts ir…

Kad esat izveidojis dažas veidnes, varat atbildēt uz ziņojumiem, kas parasti prasa nevajadzīgu laiku, pat daudz par to nedomājot, ļaujot jums ķerties pie svarīgāka darba.

6. Objektu līniju atkārtota izmantošana

Nosūtīto ziņojumu atkārtota izmantošana, izmantojot veidnes un konservētas atbildes, palielina efektivitāti, samazinot rakstīšanu. Tēmas rindiņu atkārtota izmantošana ļauj vieglāk un ātrāk izdzēst vai arhivēt vecos ziņojumus. Es paskaidrošu, kā tālāk.

7. Kārtojiet līdz Dzēst

Datu ierobežojumi var parādīties ikvienam, pat ļoti organizētiem cilvēkiem. Vietas atbrīvošanas veids ir izdzēst ziņojumus, kas jums nav nepieciešami lielapjoma formātā. Tas ir tāds sīks darbs, par kuru jūs varat domāt, ka tas ir līdzīgs došanās pie zobārsta. Jums tas nav jādara katru dienu, bet periodiski un regulāri darot, tas palīdzēs novērst lielākas problēmas. Es uzskatu, ka īpaši noderīgas ir trīs svītrošanas metodes.

Vispirms kārtojiet nosūtīto pastu pēc faila lieluma vai pielikuma un izmetiet lielākos, kas jums nav nepieciešami. Iemesls, kāpēc es koncentrējos uz nosūtītajām ziņām, ir tas, ka, ja es nosūtīju pielikumu, pastāv liela iespēja, ka man pieder fails, un tāpēc man ir kaut kas cits, kas saglabāts citur.

Otrā metode ir kārtot nosūtītās vēstules pēc tēmas līnijas un meklēt ziņojumus, kurus regulāri sūtāt. Ja katru nedēļu sūtāt ziņojumu ar tēmu “Ledusskapja tīrīšana šodien plkst. 16.00”, tos ātri varat visus uzreiz redzēt, atlasīt un izdzēst.

Treškārt, kārtojiet ziņojumus pēc adresāta. Jums, iespējams, ir daži kolēģi, draugi vai cilvēku grupas, pa kuriem bieži sūtāt e-pastu. Iespējams, ka daudzi no jums un viņiem nosūtītajiem ziņojumiem nav īpaši svarīgi. Ja jums tie vairs nekad nebūs nepieciešami, atlasiet vairākus ziņojumus vienlaikus un masveidā izdzēsiet tos.

8. Izslēdziet paziņojumus, aizveriet e-pastu, lai fokusētos

Brīdinājuma saņemšana uz ekrāna par katru ienākošo ziņojumu ir neticami traucējoša un satraucoša. Es domāju, ka lielākajai daļai darba ņēmēju būtu labāk, ja e-pasta brīdinājumi būtu pilnībā atspējoti. Tas ir noderīgi tikai retākajos gadījumos. Tātad, izslēdziet paziņojumus.

Līdzīgi aizveriet savu e-pasta lietojumprogrammu vai tās pārlūka cilni, kad vismaz 30 minūtes jādara ļoti koncentrēts darbs. Man ir sāpīgi uzrakstīt šo padomu, apzinoties, ka gandrīz neviens to neievēros. Ļoti maz cilvēku to tiešām dara, bet es vēlos, lai es pārliecinātu vairāk cilvēku izmēģināt. Iedomājieties, cik daudz vieglāk būs atrast savu plūsmu, kad jūs netraucēsit pa e-pastu.

Padomājiet par iepriekšējo reizi, kad strādājāt bezsaistē, neatkarīgi no tā, vai tas notika lidmašīnā bez Wi-Fi vai kad jūsu internets nedarbojās. Vai varbūt jūs esat strādājis no laika zonas, kurā jums nav daudz citu kolēģu, un tāpēc jums nebija e-pasta pārtraukumu ilgā dienas laikā. Slēdzot e-pastu, jūs gandrīz atkārtojat šo pieredzi, ka tā netiek pārtraukta, vienlaikus saglabājot iespēju pēc vajadzības piekļūt citai tiešsaistes informācijai.

9. Co-opt Automātiskās atbildes

Saistībā ar iepriekšējo padomu, pieņemsim, ka neaizvērsit e-pasta logu, jo jūs uztraucaties, ka kāds mēģinās sazināties ar jums steidzamā gadījumā, un jūs to nokavēsit. Risinājums? Iestatiet ārpus biroja vai automātiskas atbildes ziņojumu, kurā teikts: “Ja tas ir ļoti steidzams jautājums, lūdzu, sūtiet īsziņu / zvaniet / sūtiet man ziņojumu…” un norādiet savu tālruņa numuru, pietiekošo rokturi vai vēlamo līnijas līniju. komunikācija.

10. Dzēst! Vai arī iesūtiet mapes mapēs

Neizdzēsts e-pasts bieži ir labs nodoms, kas nav izpildīts. Ziniet, kad atlaist. Neliecieties pie ziņojumiem, ja jūs, iespējams, nekad neko nedarīsit ar tiem. Atstājot iesūtnē nesvarīgus ziņojumus, tas ir ļoti neproduktīvs, novērš uzmanību un tikai atgādina par to, ko jūs vēlētos darīt perfektā pasaulē, bet nevarat.

Atrodoties iesūtnē, viņi jums neko nedara.

Ja ziņojumu dzēšana šķiet smaga, pārvietojiet tos uz jaunu mapi. Zvaniet uz šo mapi Gaidīšana vai Labi nodomi. Svarīgi ir atbrīvot viņus no iesūtnes. Pagaidiet dažus mēnešus. Skatiet, cik jūs kādreiz esat izrakuši vai reaģējuši. Ja atbilde ir nulle, iespējams, vēlreiz apsveriet iespēju tos izdzēst.

11. Periodiski iztukšojiet miskasti

Periodiski iztukšojiet miskasti. Izdzēšot miskasti, tiek atbrīvota vieta. Lielākajai daļai e-pasta programmu, ieskaitot Outlook, ir iestatījums, lai automātiski atmestu miskasti, kad aizverat no lietotnes. Ja jūs nekad neatceraties izmest miskasti, iesaku ieslēgt šo funkciju.

Droši vien lielākajai daļai cilvēku atkritumi nav jāiztukšo biežāk kā reizi mēnesī vai reizi ceturksnī. Pārāk bieži izdzēšot atkritumus, pastāv briesmas, jo atkritnē nonāk glābšanas e-pasta ziņojumi, kuri, jūsuprāt, nebija nepieciešami, taču izrādās, ka to darāt. Esmu izglābis daudz ziņojumu no atkritumu tvertnes, parasti tajā pašā dienā, kad to ievietoju tur.

Kā ievilkt avārijas vadu

Tagad, ja jūs nevēlaties tīru šīfera ar iesūtni, šeit ir viens pēdējais triks, ko varat izmēģināt:

1. Izveidojiet jaunu mapi. Nosauciet to vecajai iesūtnei vai pastam līdz 2019. gada jūlijam (vai kārtējam mēnesim un gadam).

2. Atlasiet visu iesūtnē. Pārvietojiet to uz jauno mapi.

• 38 Gmail padomi, kas palīdzēs iekarot e-pastu. 38 Gmail padomi, kas palīdzēs iekarot e-pastu
• Nospiediet nulles e-pastu Nospiediet nulles e-pastu
• 4 veidi, kā novērst e-pasta pārslodzi birojā 4 veidi, kā novērst e-pasta pārslodzi birojā

Voilà. Jūs atrodaties nulles iesūtnē, un jums pat nevajadzēja izmest vienu ziņojumu.

Neviens negaida, ka jūs vienas nakts laikā pārveidosit haotisko iesūtni. Pielāgojiet dažus pozitīvos ieradumus pamazām. Veiciet dažas no periodiskajām darbībām, piemēram, iztukšojiet miskasti vai izdzēsiet lielapjoma nosūtītās vēstules, lai palīdzētu justies kā progresam.