Video: Par sankciju ietekmi uz domes priekšsdētāju Aivaru Lembergu un viņa ģimeni (Decembris 2024)
Ja jūs vadāt tipisku mazo un vidējo uzņēmumu (SMB) biroju, ir svarīgi gadu sākt ar labo kāju. MVU ir ātri jāpārceļas, lai reaģētu uz jaunajām iespējām, kad tās rodas, un, lai gūtu panākumus, ir jābūt stabilam biroja pamatam, uz kura veikt šo darbu. Par laimi, lai pārliecinātos, ka jūsu bizness ir labākajā formā, to var paveikt diezgan ātri. Tiesa, tā ir revīziju radzenija; esiet pateicīgi, ka neviens no viņiem nav no IRS. Izpildiet zemāk esošo sešu punktu kontrolsarakstu, un jūsu birojs būs gatavs uzņemties jebkuru 2016. gada izaicinājumu.
1. Gatavojieties nodokļu sezonai
Biznesa pasaulē jūs praktiski vienmēr esat gatavs maksāt nodokļus tā vai citādi. Bet gada sākums (ja tas sakrīt ar jūsu uzņēmuma finanšu gadu) ir īpaši svarīgs. Sāciet sēdēt ar savu finanšu galvu un veikt lielu pagājušā gada grāmatu revīziju.
Protams, jūs varat iekļūt aukstā sviedros, kad vienā un tajā pašā teikumā tiek lietoti vārdi “audits” un “finanses”, bet tiekiet pāri tam: mēs nerunājam par niknu IRS aģentu izvietošanu. Šis ir audits, kas paredzēts, lai dotu jums, jūsu vadībai un visiem pašreizējiem vai potenciālajiem investoriem, ka jūsu finanses un, paplašinot jūsu organizāciju, darbojas tā, kā tām vajadzētu būt. Jūs pārbaudāt pagājušā gada skaitļus, novērtējat biznesa un finanšu procedūras un salīdzinājāt notiekošo gan ar to, ko jūs gaidījāt, gan ar to, par kuru jūs ziņojāt. Revīziju var veikt jūsu iekšējie grāmatvedības vadītāji vai ārēja firma vai CPA. Jūs pat varat izveidot nelielu darba grupu, lai darbu veiktu kā grupa. Jūsu meklējumos ietilpst:
Visi ienākumi, kas gūti iepriekšējā gadā un no kāda avota,
Visi izdevumi, kas veikti iepriekšējā gadā, izmantojot kādas maksāšanas metodes, kādiem saņēmējiem un kuriem budžets piešķirts; īpašu uzmanību pievērst biroja, tehnoloģiju, trešo personu pakalpojumu un biznesa infrastruktūras izdevumiem,
Bankas izrakstu pārskati,
IRS un valsts / pašvaldību nodoklis (ja tāds ir), kas iesniedz pārskatus,
Pārliecinieties, ka tiek ievērotas pareizas grāmatvedības procedūras; ja nē, saprotiet kāpēc, jo tas varētu būt saistīts ar īpašu biznesa procesu, kas varētu būt nepieciešams pārskatīt, un
Ievietojiet revīzijas rezultātus stingrā pārskatā (tas ir rīks, kuru vēlaties faktiski izmantot gada laikā, tāpēc padariet to īsu, organizētu un vērtīgu - ne tik apjomīgu, ka neko nevarat atrast).
Pareizi paveikts, šī revīzija nedrīkst ilgt vairāk kā vienu nedēļu, un tās ziņojums nodrošina pamata instrumentu, ar kuru var izmantot visu - sākot no pirkšanas plāniem un beidzot ar pārdošanas mērķiem.
2. Aparatūras audits
No biroja vadītāja viedokļa, zinot, kur atrodas nauda, kļūst tikai pirmais solis. Tagad jums jāzina, kur atrodas arī viss pārējais. Sāciet ar tehnoloģiju aparatūru. Tas var likties acīmredzami, taču tas strauji kļūst par bīstamu zonu daudziem MVU, it īpaši tiem, kas vairāk sliecas uz vidēja lieluma, nevis mazajiem. Tas ir saistīts ar frāzi Bring Your Own Device (BYOD). Tik daudz IT profesionāļu ienīst un tik daudz lietotāju nodarbina, lai izmantotu visu aparatūru, no kuras viņi var nokļūt - no jebkura avota un par to bieži maksā savādos vai ļaunos veidos. Vismaz ievietojiet šo informāciju organizētā izklājlapā, uz kuru varat atsaukties visu šo gadu un nākamo. Vēl labāk, ievietojiet informāciju īpašā darbvirsmas pārvaldības lietotnē, piemēram, Microsoft System Center Configuration Manager vai MMSoft Pulseway.
Sāciet ar audita ziņojumu, sākot ar 1. darbību, jo tajā vajadzētu būt oficiālam aparatūras pirkumu sarakstam. Pēc tam izsekojiet, kādas ierīces faktiski tiek izmantotas (garantēts, ka atradīsit dažus pārsteigumus). Daži darbinieki izmantos personiskās ierīces, par kurām viņi samaksāja, lai veiktu darbu, savukārt citi patērētājus izmantos gan darbam, gan personiskiem uzdevumiem, par kuriem uzņēmums bija samaksājis. Uzziniet, kam ir kas, vai tas tiek izmantots pareizi, un tas palīdzēs jums izlemt, vai varētu būt labāks veids, kā par to samaksāt.
Kad esat apskatījis šo jauno tehnoloģiju uzmācību, neaizmirstiet veikt tradicionālo aparatūras auditu, lai meklētu personālos datorus, serverus, printerus un citu biroja aparatūru, kas tuvojas dzīves beigām vai beigām nomu, lai jūs zināt, kas un kad būs jāatsvaidzina šogad. Strādājiet ar aparatūras pārdošanas pārstāvjiem un grāmatvedības nodaļu, lai izstrādātu plānu šīs vecākās aparatūras izņemšanai no tirgus un aizstāšanai ar jaunām vienībām.
3. Programmatūras audits
Programmatūras auditiem ir tāds pats pamatmērķis kā aparatūras auditam: uzziniet, ko esat instalējis, kur tas ir instalēts, kā par to ir samaksāts (tas nozīmē, kuram budžetam tas tika piešķirts) un kuras licences vai abonementus gatavojas atjaunot. Noteikti atzīmējiet tos kalendārā.
Tomēr, tāpat kā aparatūras audits, mūsdienās programmatūras audits ir kļuvis nedaudz sarežģītāks. Līdzīgi kā darbinieki, kas darbā izmanto personiskās ierīces, arī daudzi izmanto savus mākoņa pakalpojumus. Tas var notikt tāpēc, ka viens lietotājs nolemj reģistrēties noteiktam pakalpojumam vai pat vesela komanda izvieto mākoņa pakalpojumu tieši savā starpā.
Bieži vien šie pakalpojumi tiek apmaksāti, izmantojot regulāras maksas, kas tiek noteiktas personīgajām vai korporatīvajām kredītkartēm, un grāmatvedībai var būt grūti izdomāt, kas tiek nopirkts. Tas var radīt grāmatvedības kļūdas, taču tās ir maznozīmīgas salīdzinājumā ar iespējamām IT problēmām, kad šie mākoņpakalpojumi prasa lietotājiem lejupielādēt programmatūru (to ne tikai nepārbaudīja IT, bet arī pilnībā apiet tos). Sakņojiet šādu programmatūru, pārliecinieties, ka tā tiek pareizi samaksāta, un pēc tam izlemiet, vai to saglabāt vai aizstāt ar efektīvāku risinājumu.
Tradicionālāk izmantojiet programmatūras auditu, lai īpašu uzmanību pievērstu drošības programmatūrai - trīs piemēri ir pretvīrusu, virtuālais privātais tīkls (VPN) un šifrēšana. Šie ir risinājumu veidojoši bloki, kas var apturēt procesu tā celiņos, ja to licences izslīd, tāpēc pārliecinieties, vai zināt, kad licences un abonementi ir jāatjauno un kuri lietotāji tiem būs nepieciešami.
Aptuveni programmatūras audita laikā ir arī laba ideja pārbaudīt savas datu dublēšanas un datu drošības procedūras. Parasti tas attiecas gan uz aparatūru, gan uz programmatūru, taču tā ir prasība lielākajai daļai programmatūras procesu, tāpēc nedodiet tai īsu brīdi. Veiciet dublēšanas un ārkārtas atkopšanas (DR) plānu izmēģinājumus, lai pārliecinātos, ka tie joprojām darbojas, revidējiet dublētos datus gan lokāli, gan mākonī, lai pārliecinātos, ka tie nav bojāti, un apskatiet, ko jūs par šiem risinājumiem maksājāt iepriekšējā gadā līdz redzēt, ja jūs varat darīt labāk.
4. Tīkla audits
Jums būs nepieciešams savs IT vads, lai palīdzētu šajā. Tīkla audits ļauj:
Ziniet, kādu tīkla infrastruktūru pašlaik izmantojat (gan fizisku, gan mākoņainu),
Pieskaņojiet šo infrastruktūru biznesa procesiem, kas tajā darbojas, lai pārbaudītu jaudu, un
Novērtējiet ne tikai to, ko maksājat, bet arī to, vai saņemat to, par ko esat samaksājis; tas ir īpaši svarīgi visiem interneta un mobilā tīkla pakalpojumu sniedzējiem.
Analizējiet savu interneta savienojumu ne tikai ar biroju, bet arī ar visiem ārējiem Web serveriem, mākoņa pakalpojumiem vai telekomunikatoriem un attālām vietnēm. Vai jūs esat saņēmis izrādi, par kuru samaksājāt? Ja jūsu iekšējais IT departaments nezina, kā pārbaudīt šo informāciju, sazinieties ar trešās puses tīkla konsultantu. Visbeidzot, pārliecinieties, vai IT atjaunina jūsu biroja maršrutētājus, slēdžus un citu tīkla aparatūru, lai viņi darbinātu jaunāko programmaparatūru, un pirms visa tā ieviešanas pārliecinieties, ka tas viss ir pārbaudīts ar jūsu pašreizējo biznesam kritisko lietotņu komplektu. Ja jums ir attālas vietnes vai telekomunikāciju lietotāji, kas pieslēdzas no mājām, pārliecinieties, vai arī viņu tīkla aparatūra ir mirgo un droša.
5. Dodieties pastaigā pa biroju
Tas var likties uzsist, bet tas ir nopietns solis. Izmantojot izklājlapu vai pārvaldības informācijas paneli, nevar uzzināt visu, kas jums jāzina par savu biznesu. Celieties un dodieties ekskursijā. Runājiet ar darbiniekiem par to, kā viņi veic savu darbu, īpaši par komandas un procesu vedējiem. Izpratne par to, kā darbs tiek paveikts, ir būtiska ne tikai pareizā rīka izmantošanai pareizajam darbam, bet arī bieži jaunu iespēju atrašanai ietaupījumiem vai ieņēmumiem.
Ikdienišķākā pusē novērtējiet, kā jūsu birojs izskatās un darbojas fiziskā līmenī. Pievērs uzmanību:
Biroja mēbeles,
Brokastu piederumi un virtuves ierīces,
Konferenču zāles tāfeles, ekrāni, tālruņi un
Kopīga biroja tehnika - smalcinātāji, printeri, faksa aparāti.
Pārliecinieties, ka šīs lietas ir vajadzīgas, labā darba kārtībā un komplektācijā ar nepieciešamajām izejvielām (piemēram, toneri, papīru utt.).
6. Izanalizējiet savus biznesa un mārketinga plānus
Jūs esat tikuši līdz skaitļiem. Tagad ir laiks pacelt galvu uz augšu un apskatīt jūsu organizācijas lielo ainu, un tas vienmēr sākas ar jūsu biznesa plānu. Apsēdieties kopā ar savu vadības personālu un detalizēti iepazīstieties ar savu plānu. Vai jūs atrodaties tur, kur jums vajadzētu būt (tas nozīmē, kur jūsu plāns saka, ka jūs esat)? Vai uzņēmējdarbības veids joprojām ir visefektīvākais? Uzdodiet šo jautājumu neatkarīgi no tā, vai bizness darbojas optimāli; vienmēr var būt labāks veids. Uzskaitiet savus biznesa procesus, konsultējieties ar galvenajiem darbiniekiem par šiem procesiem, soli pa solim tos izplānojiet un pēc tam detalizēti apsveriet tos. Vai ir efektīvāki rīki, programmatūra vai pakalpojumi, kurus jūs varētu izmantot, lai būtu konkurētspējīgāki? Vai šos darbus veic īstie cilvēki? Vai procesi ir efektīvi vai lieki? Mērķis šeit nav cilvēku atlaišana vai mikropārvaldība; tas ir pilnībā saprast, kā jūsu bizness veic uzņēmējdarbību, zupa līdz riekstiem.
Iet uz pagājušā gada mārketinga plānu ar līdzīgu aci. Pārbaudiet rezultātus un jautājiet, vai tiešām atrodaties, kur jums vajadzētu atrasties, kad rezultāti tiek salīdzināti ar izdevumiem. Kur jūs esat vājš un kā jūs varat uzlabot? Īpašu uzmanību pievērsiet:
Tirgus izpēte,
Veicināšana un reklāma,
Notikumi un
Preses attiecības.
Veicot šo vingrinājumu, neaizmirstiet analizēt savus tīmekļa un tiešsaistes sociālo tīklu profilus. Vai viņi sasniedz īstos klientus? Vai viņi ir aktuāli? Vai produktu vai pakalpojumu apraksti, cenas un pat izpildvaras vārdi ir atjaunināti? Stingri pārbaudiet šo informāciju, jo nekas neizslēdz tiešsaistes klientus ātrāk nekā tīmekļa vietnes apmeklēšana, kas, viņuprāt, netiek uzturēta.
Protams, šos sešus soļus ir vieglāk uzrakstīt, nekā ir tos izdarīt. Mēs runājam par ievērojamu darba daudzumu, bez jautājuma. Bet, ja jūs piesienaties un saņemat īstos cilvēkus, lai palīdzētu, to visu var paveikt pāris nedēļu laikā. Šīs divas nedēļas jūsu uzņēmumam var samaksāt ievērojamas izmaksas, izmaksas un pat peļņas dividendes pārējā gada laikā.
