Expensebot apskats un vērtējums

Darbinieki vēlas, lai izdevumu uzskaites programmatūras process būtu tik vienkāršs, ka viņiem nav jāizlasa rokasgrāmata. Tomēr administratori un grāmatveži vēlas precīzi kontrolēt biznesa politikas un apstiprināšanas darbplūsmu. Lielākajai daļai tehnoloģiju šajā situācijā jūs varētu teikt: "Nekad dvēsele nesatiksies", bet gan ar ExpenseBot (kas sākas ar 9 USD mēnesī), kas, iespējams, netiek turēts. Izdevumu uzskaites lietojumprogramma nepārslogo darbiniekus ar izvēli, tomēr grāmatvedības darbiniekiem tā piedāvā unikālas pielāgošanas iespējas. Tikai nedaudz neveikls eksporta process un pašapkalpošanās iepirkuma procesa trūkums to aizkavē mūsu Redaktoru izvēles uzvarētāji “Certified Now” un “Expensify”.

Cenas un iespējas

ExpenseBot abonements maksā 9 USD mēnesī vienam aktīvam lietotājam, vismaz 99 USD mēnesī. Gada līgumam vai uzņēmumiem ar vairāk nekā 1000 lietotājiem ir neizpaužamas atlaides. Jūs nevarat eksperimentēt, lai uzzinātu, vai ExpenseBot ir jums piemērota programmatūra, jo tam nav bezmaksas versijas vai bezmaksas izmēģinājuma versijas. Lai sāktu, nepieciešama e-pasta saruna ar uzņēmumu; tas nav pašapkalpošanās.

Darbinieki neatradīs nevienu iedomātu geju-geju, un lielākā daļa no viņiem būs pateicīgi. Izdevumu datus jūs ievadāt ExpenseBot, izmantojot tīmekļa pārlūku, izmantojot mobilo lietotni, pārsūtot kvīti uz speciālu e-pasta ID vai tieši, izmantojot kredītkartes darījumu (izmantojot reģistrētu uzņēmumu vai personīgu kredītkarti). Katrs uztver attiecīgos grāmatvedības datus, piemēram, pārdevēja vārdu, izdevumu kategoriju un darījuma datumu, pirms jūs piešķirat izdevumus pārskatam. Izdevumus var atzīmēt kā apmaksājamus, tāpēc jūs varat nodot izmaksas klientam.

Tāpat kā visās citās lietotnēs, vairums cilvēku vispirms vēršas pie mobilās lietotnes, lai iegūtu ieņēmumus. Ja ne tirdzniecības vietā, tad katras dienas beigās, kamēr jūs joprojām varat kabatā atrast saburzīto papīru un atcerēties, kam tas bija domāts. Mobilā lietotne ir diezgan vienkārša, tajā ir pārskatu, izdevumu, kvīšu un iestatījumu kategorijas. Kamēr citi (piemēram, Expensify) mēģina dot jums visus rīkus, kas atrodas rokas stiepiena attālumā, ExpenseBot neievieto visu lietotnē.

Tomēr nav pamata sūdzēties par tā saņemšanas skenēšanas iespējām. ExpenseBot precīzi parsēja vairākas kvītis, ieskaitot ieskicētus padomus, un atcerējās iepriekš izmantotās kategorijas un pārdevēju nosaukumus. Process ir brīvs un lēmumu pieņemšanu samazina līdz minimumam. Ja sasaistāt personisko vai korporatīvo kredītkarti, pēc tam, kad ExpenseBot ir skenējis un pārrakstījis kvīti, tā mēģina kvīti saskaņot ar kredītkartes darījumiem.

Nobraukuma izmaksas var iesniegt manuāli. Vai arī, ierakstot sākuma un beigu adresi, ExpenseBot aicina Google Maps, lai noskaidrotu faktisko attālumu (funkcija, kuru koplieto ExpensePoint). Tas noteikti ir parocīgs braucienam vienā virzienā, lai gan būtu jaukāk, ja jūs varētu pateikt: "Tagad divkāršojiet nobraukuma aprēķinu, jo es satiku kādu cilvēku pilsētas centrā un pēc tam atgriezos birojā." Labāka atbilde var būt meklējama ceļā: Līdz gada beigām uzņēmums saka, ka ExpenseBot būs GPS un kalendāra integrācija. Tādējādi, ja jums ir ieplānota sapulce, tā saka: "Jūs dodaties uz klientu A-53 jūdžu attālumā; vai vēlaties to pievienot savam ziņojumam?"

Viena neparasta niecība: jebkurš darbinieks var iecelt delegātu, dodot šai personai iespēju izveidot izdevumus un atskaites. Ja jums ir paveicies, ka ir biroja atbalsta personāls, kas pārvalda savus izdevumus, tas ir liels ieguvums.

Vienkāršs nenozīmē vienkāršs

ExpenseBot darbiniekiem var piemērot principu “saglabāt to vienkārši muļķīgi” (KISS), taču tas administratoriem un grāmatvežiem dod daudz pielāgojamu iespēju. Apstiprinātāji var noraidīt atsevišķus izdevumus un apstiprināt pārējo pārskatu, lai 5 ASV dolāriem, par kuriem jūs strīdējaties, nebūtu jāatliek atmaksa pārējiem 2500 ASV dolāriem, kurus jūs pavadījāt ceļojumā uz Sanfrancisko. Izdevumus var apstiprināt pa e-pastu, tāpēc nodaļas vadītājam nav jāpavada daudz laika tīmekļa klientam. ExpenseBot pārbauda iespējamos izdevumu dublējumus un piedāvā tos apvienot. ("Divas vizītes Starbucks tajā pašā dienā par tādu pašu summu? Vai jūs dzērāt daudz kafijas vai iesniedzāt šo divreiz?")

ExpenseBot komplektācijā ietilpst iepriekš konfigurētas grāmatvedības pamatkategorijas, un, protams, jūs varat pievienot vairāk. Katru izdevumu kategoriju var piesaistīt virsgrāmatai vai konta kodam, pieprasīt datumu diapazonus vai dalībnieku sarakstu un atbalstīt pielāgotos laukus (piemēram, “Veikala numurs”). Jūs varat arī loģiski organizēt lietas, lai aviobiļetes un aviobiļešu maksas tiktu izsekotas gan atsevišķi, gan ar saviem noteikumiem un politiku.

Politikas pārvaldība ļauj jums kontrolēt, cik daudz lietotājs iztērē noteiktā kategorijā, piemēram, ikmēneša limits USD 40 mājas mājas izmaksām. Jūs kontrolējat, vai lietotāji var iesniegt izdevumus, kas pārsniedz politiku (un parādīt brīdinātājam apstiprinājumu), vai arī novērst ziņojuma iesniegšanu ar pārkāpumu vietā. Pielāgojumi attiecas ne tikai uz izdevumiem, bet arī uz pārskatiem; piemēram, ātrās ēdināšanas ķēdei var būt nepieciešams veikala numurs katrā pārskatā.

Tas ir tikai paraugs. ExpenseBot atbalsta vairākus apstiprinātājus, departamentu un lietotāju profilus (priekšniekiem tiek piemērota atšķirīga attieksme), izdevumu novecošanu (“Jums jāiesniedz ziņojums 30 dienu laikā”, kas ir tikai vienkāršs attēls), kā arī visai daudz valūtu.

Diemžēl, ņemot vērā visas pielāgošanas iespējas, ExpenseBot ir vāji integrēts trešo personu grāmatvedības sistēmās. Izdevumu pārskata pārvaldība ir diskrēts process, taču tā rezultāti ir jāreģistrē citās sistēmās, parasti vismaz grāmatvedības sistēmā un dažreiz vairāk. Izmantojot ExpenseBot, jūs tomēr varat integrēties Intuit QuickBooks tikai tad, kad ir pienācis laiks faktiski atlīdzināt darbiniekam. Vēl žēl, salīdzinot ar dažiem citiem produktiem, kurus es pārskatīju, uzņēmums atzīst, ka tā QuickBooks integrācija "prasa izmantot Intuit tīmekļa savienotāju un nelielu smalkumu, lai iestatītu". Vienīgā cita iespēja ir eksportēt datus CSV formātā un pēc tam atvērt tos ar citu lietojumprogrammu, piemēram, Microsoft Excel.

Pretstatā tam ar ExpenseBot konkurentiem, piemēram, Expensify integrāciju ne tikai ar QuickBooks, bet arī ar Xero, NetSuite un Intacct. Izmantojot visas šīs iespējas, jūs no uzņēmuma iegūstat daudz rokturu. Faktiski no tā nevar izvairīties; ExpenseBot sadarbojas ar katru klientu personīgi, lai iestatītu lietas.

Rakstīšanas laikā ExpenseBot ir kombinācija no "Oh cik forši" un "Kāpēc tas tā nav izdarīts?" Tā ir laba izvēle ikvienam, kurš vēlas vienkārši izmantot lietas lietotājiem, nemazinot administratīvo kontroli. Bet tas, ka trūkst pašapkalpošanās saskarnes, atbalsta tikai QuickBooks integrāciju un cena, kas nešķiet tik draudzīga, kā vajadzētu, visi apvieno, lai saglabātu to tikai pakāpienu zem mūsu redaktoru izvēlētajiem rīkiem Certified Now un Expensify. Tomēr, ja negatīvie uzreiz neveicina jūs, es aicinu apsvērt ExpenseBot jūsu biznesam. Tā vienkāršības un spēka līdzsvars ir patiesi jauks.