Organizējieties: 10 stratēģijas labākiem, efektīvākiem aktīvo darbu sarakstiem

Cik efektīvs ir jūsu aktīvo darbu saraksts? Vai tas palīdz plānot savu dienu? Vai tas palīdz jums noteikt prioritātes? Vai arī tas ir nebeidzams to lietu saraksts, kurās jūtaties vainīgs par to, ka vēl neesat izdarījis, un tagad jūs, visticamāk, to nedarīsit?

Labu darāmo darbu sarakstam ir spēks ne tikai veidot savu dienu, bet arī koncentrēt uzmanību uz to, kas jums ir visnozīmīgākais. Pierakstot savus uzdevumus, jūs efektīvi sadalāt lielākus mērķus vieglāk vadāmās daļās. Iknedēļas uzkopšanas papīrs, kas ir uzkrāts uz jūsu galda, var palīdzēt sasniegt lielāku mērķi - palikt organizētam un iziet bez papīra. Pat pārtikas preču iepirkumu saraksts var norādīt uz lielāku mērķi labi ēst vai gatavot mājās vairāk.

Uzzinot, kā izveidot efektīvu aktīvo uzdevumu sarakstu, varat labāk pielāgot prātu saviem patiesajiem mērķiem. Labam darāmo darbu sarakstam vajadzētu dot jums norādījumus, nevis piepildīt jūs ar bailēm. Šeit ir daži padomi, kā izveidot labākos aktīvo darbu sarakstus.

1. Izvēlieties jums piemērotu lietotni

Pirmais solis, kurā izveidot labāk veicamo darbu sarakstu, ir izlemt, kur to saglabāt. Nav nekas nepareizs ar to, ka ir papīra saraksts. Ja tas darbojas jūsu labā, lieliski. Tomēr ir daudz iemeslu, kāpēc patiešām laba to-do app lietotne ir labāka:

• “To-do” lietotnēm ir iebūvēti atgādinājumi.
• Digitālos sarakstus ir vieglāk rediģēt nekā papīra, tāpēc jūs varat pielāgot savas prioritātes un pēc vajadzības precizēt uzdevumus.
• Nevar pazaudēt digitālo sarakstu, kas tiek saglabāts mākonī. Ja jūs neesat dabiski organizēts cilvēks, tas var būt galvenais ieguvums.
• Atšķirīgi skati aktīvās lietotnes skatā ļauj redzēt tikai tos uzdevumus, kas ir svarīgi pašlaik.
• Uzdevumu saraksta lietotnes var būt sadarbīgas; varat uzticēt uzdevumus citiem cilvēkiem un saņemt paziņojumu, kad viņi tos izpilda.
• Jūs varat izvēlēties aktīvo darbu saraksta lietotni ar funkcijām, kas jūs motivē, neatkarīgi no tā, vai tas ir skaists dizains vai izklaidējoša pieredze.

Ir ārkārtīgi daudz aktīvo darbu saraksta lietotņu. Izpētot visas uzdevumu pārvaldības lietotnes, kas parādās meklēšanas rezultātos jebkurā lietotņu veikalā, jūs varat zaudēt visu dienu produktivitāti. Pārbaudot daudzus no tiem, visvairāk iesaku šādus:

• Todists
• Any.do
• Asana
• Lietas

Dažas citas lietotnes, kas noteiktos apstākļos ir lieliskas, ir Google uzdevumi (integrēšanai ar G Suite lietotnēm), Microsoft To-Do (ja izmantojat Microsoft Office vai Windows 10), Habitica (ja jums patīk gamification) un Omnifocus (tiem kas saviem uzdevumiem pievieno daudz detaļu). Tomēr ir tik daudz citu. Ja neviens no šiem neveicina jūsu izdomu, jautājiet draugiem (īpaši jūsu organizētajiem), ko viņi izmanto. Izmēģiniet dažus un izvēlieties vienu, kas jums patīk, un tas dublē jūsu informāciju mākonī, lai jūs nekad neko nepazaudētu.

Ja jums nepieciešama palīdzība, lai sekotu uzdevumiem, jo ​​tie vienmēr šķiet notiekoši vai aizturēti, kanban dēļa lietotne, piemēram, Trello, var kalpot jums labāk nekā tradicionāls aktīvo darbu saraksts.

2. Izveidojiet vairāk nekā vienu sarakstu

Ļoti nedaudziem cilvēkiem ir tikai viens veicamo darbu saraksts. Izveidojiet uzdevumu sarakstu darbam un atsevišķu sarakstu personīgajiem uzdevumiem. Jums varētu būt kopīgs mājsaimniecības darbu saraksts, kādu dienu saraksts, kurā pierakstīsit lietas, kuras vēlaties darīt, bet kas nav steidzami, un vēl ko citu.

Ja jums ir vairāk nekā viens saraksts, tas palīdz jums koncentrēties. Kad esat darbā un esat gatavs uzņemties dažus ar darbu saistītus uzdevumus, jūs nevēlaties novērst uzmanību no tā, ka jūsu brīvdienā jums ir jācep dzimšanas dienas kūka.

Visas lieliskās aktīvās lietotnes ļauj jums izveidot vairākus sarakstus. Sāciet ar dažiem vienkāršiem un acīmredzamiem, piemēram:

• Darbs
• Personīga
• Mājsaimniecība

Varbūt jums ir saprātīgāk izmantot A projektu un B projektu, nevis vispārēju darba sarakstu. Kas jums vēl vajadzīgs? Sarakstu sarakstu vienmēr var mainīt vēlāk.

3. Pēc iespējas ātrāk pievienojiet jaunus uzdevumus

Kad galvā parādās jauns uzdevums, pēc iespējas ātrāk ierakstiet to uzdevumu sarakstā. Ja jūsu lietojumprogrammā ir sava veida īsinājumtaustiņi jauna uzdevuma pievienošanai, apgūstiet to. Ja jūsu lietotnei ir mobilā tālruņa saīsne, iestatiet to.

Kad pievienojat uzdevumus savam uzdevumu sarakstam, tiklīdz par tiem domājat, varat neļaut viņiem pakavēties pie tiem. Kad tas ir pierakstīts, jums tas vairs nav jāatceras.

4. Piešķirt termiņus

Kad uzdevumam ir noteikts termiņš, pievienojiet to uzdevumu sarakstam. Termiņi palīdz noteikt prioritātes.

Ne katram uzdevumam ir vajadzīgs grūts un ātrs izpildes termiņš reālajā dzīvē, lai to saņemtu savā aktīvo darbu sarakstā. Piešķiriet datumu uzdevumiem ikreiz, kad aptuveni zināt, kad domājat, ka varat to paveikt.

Tas ir efektīvs divu iemeslu dēļ: pirmkārt, lielākā daļa aktīvo lietotņu ļauj jums redzēt, kas pienāk šodien "šodien", "rīt" un "šonedēļ" neatkarīgi no tā, kurā sarakstā viņi atrodas. Tātad, jūs varat redzēt visu, kas pienāk " šodien ”visā jūsu darba sarakstā, personālajā sarakstā utt. Otrkārt, norādot uzdevumu izpildes termiņus, jūs efektīvi plānojat savu nedēļu, kas ir lieliska laika pārvaldības stratēģija.

5. Pārskatiet katru dienu

Sāciet katru dienu, pārmetot acis pār dienas uzdevumu sarakstu un novērtējot, vai tas ir saprātīgi. Tad pārskatiet to. Ja jums šodien ir pārāk daudz uzdevumu un jūs zināt, ka netiksit pie tiem visiem, jūs pats gatavojaties neveiksmēm.

6. Ierobežojiet sevi no trim līdz pieciem ikdienas uzdevumiem

Vidēji dienā es pārbaudu no trim līdz pieciem uzdevumiem. Ja es netīšām esmu ieplānojis 12 uzdevumus dienā, es zinu, ka nedabūšu tos visus, kas nozīmē, ka man tie ir jāpārskata atkārtoti un jāmaina to izpildes termiņi. Ja es pamanu šo iespējamo problēmu pirms manas dienas sākuma, es varu pielāgoties, nevis justies stresa stāvoklī ar visiem tiem uzdevumiem, kurus es gribēju darīt un ko neveicu.

Kāds ir jūsu ikdienas uzdevumu limits? Tas ir atkarīgs no tā, kādus uzdevumus jūs pierakstāt, un cik grūti tos ir izpildīt. Laika gaitā, ja izsekosit, cik daudz uzdevumu jūs katru dienu pārbaudāt, - labākās lietotnes to dara jūsu vietā - jūs uzzināsit maksimālo. Kad esat zinājis savu maksimālo summu, ikdienas uzdevumus varat ierobežot līdz saprātīgam skaitam.

7. Pierakstiet uzdevumus, nevis mērķus vai uzdevumus

Svarīgi ir tas, ko jūs rakstāt uzdevumu sarakstā. Aizpildiet sarakstus ar uzdevumiem, nevis mērķiem un mērķiem. Lai to izdarītu, jums jāzina atšķirība starp abiem.

Mērķi ir sasniegumi vai vēlami rezultāti. Parasti tos ir grūti noteikt. Piemērs ir "brīvi pārvalda hindi valodu". Tas nebūtu ļoti efektīvi.

Mērķi ir marķieri ceļā uz mērķa sasniegšanu. Tos ir daudz vieglāk sajaukt ar uzdevumiem, jo ​​mērķi ir konkrētāki un skaitliski nosakāmi. Mērķa piemērs varētu būt "saruna hindi valodā par manām iecienītākajām filmām".

Kas tad ir uzdevumi? Uzdevumi ir darbības, kuras veicat mērķa sasniegšanai. Sadaliet mērķi un jums ir savi uzdevumi. Ļoti bieži tie ir atsevišķi notikumi, kaut arī tie var atkārtoties. Iespējams, ka uzdevums būs "iemācīties trīs jaunus hindi valodas darbības vārdus" vai "mācīties 30 minūtes".

Uzdevumu sarakstā ietilpst uzdevumi, nevis mērķi vai uzdevumi.

8. Glabājiet mērķus un uzdevumus atsevišķi

Mērķu un uzdevumu noteikšana ir svarīga, lai izveidotu labākus un efektīvākus uzdevumu sarakstus. Ideālā pasaulē uzdevumi, kurus veicat, galvenokārt ir jūsu mērķu sasniegšana. Ja nē, kāpēc jūs tērējat laiku to darot? Jums jāzina, kādi ir jūsu mērķi, taču tie nav nepieciešami to uzdevumu sarakstā.

Pierakstiet savus mērķus un uzdevumus kaut kur citur. Ja jūsu darāmo darbu sarakstā ir piezīmju sadaļa, ielieciet tos tur. Ja jums ir žurnāls, jūs varat pierakstīt savus mērķus un pārskatīt tos reizi ceturksnī vai katru gadu. Laiku pa laikam atsaucieties uz saviem mērķiem, bet neļaujiet viņiem novērst uzmanību no konkrētām lietām, kas jums šodien jādara.

9. Bieži apskatiet savu uzdevumu sarakstu

Efektīvs aktīvo darbu saraksts palīdzēs jums visu dienu. Paskatieties uz to nedēļas sākumā, lai plānotu savu laiku. Apskatiet to dienas sākumā, lai pārskatītu savu dienas plānu. Apskatiet to pēc pusdienām, lai jūs zināt, uz ko jums vēl jāpievērš uzmanība atlikušajā dienas daļā. Kad jūtaties apmaldījies kādā uzdevumā vai jums ir nepieciešams pārtraukums no tā, apskatiet savu uzdevumu sarakstu, lai atrastu kaut ko mazu un vieglu, ko pa to laiku varat risināt.

Jo vairāk jūs apskatīsit savu sarakstu, jo vairāk tam uzticēsities. Jo vairāk tam uzticaties, jo mazāk jums būs jāatceras, kādi uzdevumi jums jāveic. Jo mazāk jums būs jāatceras, jo vairāk jūs atbrīvojat prātu, lai koncentrētos uz konkrēto uzdevumu.

10. Padariet savu skenējamo uzdevumu sarakstu

Ja jūs bieži skatāt veicamo darbu sarakstu - un es domāju, ka jums tas būtu jādara -, jūs ātri sapratīsit, cik noderīgi ir redzēt to, kas jums nepieciešams īsumā, nevis padziļināti lasot.

Izmantojiet stingru valodu vai saīsinājumus, lai rakstītu savus uzdevumus. Daudzām lietotnēm ir prioritārie vērtējumi vai zvaigznes, kuras varat pievienot, lai jūs varētu izcelt svarīgākos uzdevumus. Krāsu kods jūsu uzdevumiem, ja tas palīdz. Izmantojiet ikonas, kas sniedz jums vairāk informācijas par uzdevumu, piemēram, vai tas prasa tālruņa zvanu vai ir saistīts ar veselības aprūpi. Neatkarīgi no tā, cik ātri jūs apskatāt savu uzdevumu sarakstu, jums vajadzētu būt iespējai gūt daudz informācijas par to, kas jādara.

Produktivitātes sirds

Personīgās produktivitātes pamatā ir liels darāmo darbu saraksts. Tas ir tik liels prieks atrast uzdevumu pārvaldības lietotni un procesu, kas darbojas jūsu labā. Pārbaudot sarakstā esošos priekšmetus, rodas sajūta par paveikto un tas ir galvenais elements, lai sakārtotos. Uzticama veicamā sistēma padara dzīvi vieglāku un mazāk stresa.