Organizējieties: 5 veidi, kā sabotēt savu produktivitāti

Es pavadu daudz laika, lasot pētījumu par organizāciju un produktivitāti, un daudz laika pavadu Hangout ar tehnoloģiju entuziastiem. Tā kā esmu atradis teorijas un paraugpraksi par produktivitātes palielināšanu un organizēšanu, esmu pamanījis arī izplatītus ieradumus to cilvēku vidū, kuriem patīk tehnoloģija, kas tieši sabotē viņu spēju darboties vislabākajā veidā.

Cilvēki daudz runā par produktivitāti, bet reti pavada daudz laika, lai pārrunātu, kas tā ir. Man šķiet, ka produktivitāte ir ļoti personiska, bet galu galā tā ir mērķu sasniegšana.

Mērķis varētu būt jebkas, sākot no peļņas palielināšanas biznesā un beidzot ar deviņu līdz piecu darbu paveikšanu ātrāk, lai jums būtu palikuši kādi garīgi un fiziski resursi personīgo interešu sasniegšanai. Daži cilvēki katru dienu vēlas ātrāk iziet no biroja, lai vairāk laika pavadītu kopā ar ģimeni. Daži cilvēki katru vakaru vēlas ieguldīt divas darba stundas, rakstot filmas scenāriju.

Neatkarīgi no tā, ko vēlaties darīt, būt visražīgākajam pašam nozīmē:

1. domāt par to, ko jūs tiecaties paveikt, 2. izdomāt, ko jūs varat darīt, ja izveidojat optimālu vidi, un

3. optimālās vides radīšanas un uzdevumu izpildes vai mērķu sasniegšanas sekošana.

Protams, parasti problēma ir sekošana. Ļaujiet man norādīt dažus no izplatītākajiem veidiem, kā es redzu tehnikas entuziastus, it īpaši, sabotējot viņu produktivitāti.

1. App-Hopping

Ja jums patīk tehnoloģijas, jūs, iespējams, mīl arī lietotnes. Jūs vienmēr lejupielādējat jaunāko lietotni. Jūs lepojaties ar to, ka esat agrīns adoptētājs. Jūs taču sabotējat sevi, ja izmantojat produktivitātes lietotnes. Produktivitātes lietotnes ir jebkuras lietotnes un pakalpojumi, kas palīdz paveikt darbu, tostarp uzdevumu saraksti, uzdevumu pārvaldības lietotnes, failu sinhronizācijas pakalpojumi, piezīmju veikšanas lietotnes, kalendāri un biroja komplekti.

Izmantojot jebkuru jaunu lietotni, būs nepieciešams laika ieguldījums migrācijai un sistēmas lietošanas apguvei. Pievienojiet pielāgošanu, un jūs tērējat daudz laika, ko jūs varētu būt pavadījis, lai būtu produktīvs. Turklāt būs nepieciešams laiks, lai attīstītu jaunus ieradumus, izmantojot šīs lietotnes, kuras jūs, iespējams, izmantojat katru dienu. Tas ir vairāk zaudēts laiks, un bieži vien vairāk "darbs par darbu".

Tomēr jums vajadzētu atbrīvoties no jebkuras lietotnes vai pakalpojuma, kas neatbilst jūsu vajadzībām. Bet šī lēmuma pamatā jābūt tam, vai jūsu esošie rīki dara to, kas jums nepieciešams, nevis tam, vai jūs domājat, ka zāle varētu būt zaļāka ar citu lietotni.

Padoms. Katrā no jūsu produktivitātes vajadzībām izvēlieties vienu lietotni un izmantojiet to.

2. Iekritiens e-pasta melnajā caurumā

Lielākā daļa tehnoloģiju entuziastu zina, ka nevajadzētu tērēt pārāk daudz laika e-pastā, un tomēr viņi tajā tiek iesūkti stundām ilgi. Cik slikta ir jūsu e-pasta problēma? Vai jūs pat zināt, cik daudz laika jūs tērējat?

Viens veids, kā to izmērīt, ir izmantot RescueTime - freemium rīku, kas nemanāmi darbojas fonā, lai ierakstītu, cik daudz laika jūs pavadāt katrā izmantotajā lietotnē un vietnē, ieskaitot e-pastu.

RescueTime var atvērt acis uz jūsu e-pasta problēmas nopietnību, taču tas nevar jūs apturēt to izmantot. Stayfocusd spraudni var izmantot, ja izmantojat tīmekļa e-pastu. Pievienojiet savu e-pasta vietni to domēnu sarakstam, kurām jums nevarēs piekļūt, un pēc tam iestatiet ierobežojumu izpildes laikus. StayFocusd bloķēs jūs no vietnes.

Runājot par laiku, vēl viens veids, kā ierobežot e-pasta problēmu, ir jaunu ieradumu izveidošana, pārbaudot e-pastu. Eksperti parasti ir vienisprātis, ka viens no vissliktākajiem veidiem, kā cilvēki sabotē savu produktivitāti, ir e-pasta atvēršana, tiklīdz viņi nonāk pie darba galdiem. Labāk dienu sākt ar ļoti produktīvu uzdevumu un saglabāt e-pastu vēlākai lietošanai.

"Bet, " jūs protestējat, "ko darīt, ja ir svarīgs e-pasts, uz kuru man steidzami jārīkojas?" Ja e-pasts ir suņa kaklasiksna ap kaklu, tad pārbaudiet darba e-pastu savā viedtālrunī un rīkojieties tikai steidzamos gadījumos. Izveidojiet ieradumu to pārbaudīt tikai pa tālruni, kas atvieglos e-pasta lietotnes aizvēršanu un reālu darbu. Veiciet vismaz 45 minūtes reāla darba, pirms beidzot palaižat e-pastu datorā. Jūs, iespējams, atradīsit sevi iesūcināšanā šajā svarīgajā uzdevumā un ignorējot e-pastu vēl daudz vēlāk, un tas ir lielisks ieradums attīstīties.

Kad viss pārējais neizdodas, man patīk atkārtot šo mantru: man nav jāmaksā par atbildi uz e-pastu.

Piezīme: jums, iespējams, būs jāmaina mantra, ja jūs faktiski saņemat samaksu par atbildi uz e-pastu.

Padoms. Izmantojiet RescueTime, lai kvantitatīvi noteiktu e-pasta problēmu. Nekad neatveriet savu e-pasta lietotni savā darbstacijā. Mēģiniet veikt vismaz 45 minūtes reāla darba pirms nokļūšanas e-pastā.

3. Uzskata, ka daudzuzdevumu veikšana nav produktīva

Cilvēki, kas lasa par tehnoloģijām, tehnoloģiju kultūru un produktivitāti, zina, ka vairākuzdevumu veikšana nav produktīva.

Nu, piedodiet, bet tā vienkārši nav taisnība.

Pētījumi par vairākuzdevumu veikšanu rāda, ka tas ir ļoti produktīvs, taču tikai līdz punktam (sk., Piemēram, Diwas KC un Narayan darbu). Grafikā daudzuzdevumu vērtībai ir apgriezta U forma. Mazliet ir labi, bet pārāk daudz ir tikpat slikti, kā vispār.

Pētījumi arī liecina, ka daudzuzdevumu vērtība mainās atkarībā no individuālā darba un veicamā darba veida. Atklāti sakot, es uzskatu, ka vairums cilvēku zina, kurš no viņiem

uzdevumi ir piemēroti un nepiemēroti daudzuzdevumu veikšanai. Iestrēdzis sanāksmē, kas tev nemaz nav īsti aktuāla? Dodieties uz priekšu un saņemiet e-pastu! Vai jūs izstrādājat miljonu dolāru lielu priekšlikumu? Jūs labāk koncentrētos tikai uz šo uzdevumu.

Padoms: pārtrauciet sev teikt, ka daudzuzdevumu veikšana ir slikta, un apņemieties to piemērotiem uzdevumiem. Nespiediet to, lai gan.

4. Negribīgi izveidojot dublikātu kontus

Cik reizes esat reģistrējies tiešsaistes kontam, lai tikai vēlāk saprastu, ka jums tas jau ir piesaistīts citai e-pasta adresei? Tā ir izplatīta problēma starp pirmajiem lietotājiem, kuri lepojas ar reģistrēšanos jaunām tiešsaistes vietnēm un pakalpojumiem, tiklīdz tie kļūst pieejami.

Vairāk nekā viena konta izveidošana var būt problēma, ja jūs neizmantojat laiku sākotnējā konta iestatīšanai. Tā ir arī problēma, ja šajā pirmajā kontā esat saglabājis kādus datus, kas jums varētu būt nepieciešami vēlreiz.

Vienkāršākais veids, kā izvairīties no kontu dublikātu izveidošanas, ir paroļu pārvaldnieka izmantošana. Paroļu pārvaldnieki pārvalda jūsu lietotājvārdus un paroles, un kā papildu ieguvumu viņi arī izseko, vai jums jau ir konts kādā lietotnē, vietnē vai pakalpojumā.

Es personīgi pārbaudu programmatūru un tiešsaistes pakalpojumus kā daļu no sava darba, un tā rezultātā man ir vairāk nekā 450 tiešsaistes kontu. Es nekad nevarētu sekot līdzi reģistrācijai tiešsaistē bez paroļu pārvaldnieka. Es izmantoju Dašlānu, kas ir PCMag redaktoru izvēle. Ir vēl divas redaktoru izvēles: LastPass Premium un Sticky Password Premium.

Padoms: izmantojiet paroļu pārvaldnieku, lai neļautu sev negribot izveidot kontu dublikātus.

5. Sanāksmju plānošana, kad esat asākais

Jums patīk būt asiem sapulču laikā, vai ne? Diemžēl, ja sapulces nav jūsu darba pamatā, tikšanās plānošana, kad esat visstingrākais, ir ļoti neproduktīva.

Tāpat kā e-pasts, arī sanāksmes tiek uzskatītas par “darbu par darbu”. Īstais darbs ir tas, ko jūs darāt pēc sanāksmes. Tāpēc vislabāk ir ieplānot sanāksmes dienas laikā, kad parasti apstāties, parasti pēcpusdienā, un sargāt svarīgās stundas laikā, kad varat tikt galā ar sarežģītajām lietām.

Kāds tam sakars ar to, ka esi tehnikas entuziasts? Labi, mani kolēģi geeks, ja jūs esat super savienots un izmantojat visus jaunākos savienotos kalendāra risinājumus un plānošanas rīkus, piemēram, Doodle, iespējams, ka jūsu kolēģi un partneri var redzēt, kad esat brīvs un kad esat aizņemts. Ikvienam ir viegli ieteikt tikšanos no rīta, ja tas ir pirmais dienas laiks, hronoloģiski runājot, kad visi ir brīvi.

Tāpēc bloķējiet kalendāru jebkurā diennakts laikā. Lielākajai daļai cilvēku tas ir pirmās pāris darba dienas stundas. Šoreiz atzīmējiet "koncentrējiet darbu" vai atzīmējiet to kā privātu, lai cilvēki redzētu, ka esat aizņemts, bet nezina, ko jūs darāt. Produktīvu stundu bloķēšana arī novērš iespēju šajā laikā plānot citas neproduktīvas lietas, piemēram, ārsta tikšanās. Saglabājiet šo saturu diennakts laikā, kad esat nodedzis.

Padoms. Neplānojiet sanāksmes vai tikšanās tajās stundās, kad ir visaugstākais produktivitātes laiks. Bloķējiet šo brīvo laiku kalendārā darbam.