Organizējieties: kā izvairīties no e-pasta laika sūkšanas

E-pasts grauj produktivitāti, un gandrīz neviens neapzinās, cik slikti. Laiks, ko cilvēki pavada e-pasta programmās, ir satriecošs - katru dienu tiek pavadīts gandrīz 30 procenti. Tomēr ir veids, kā to dabūt. Un jūs faktiski varat pārspēt e-pasta problēmu, obligāti nesamazinot e-pastā pavadīto laiku. Risinājums, par kuru es turpinu dalīties, ir atkarīgs no tā, kā vispirms labāk izprast problēmu.

E-pasts ir sliktāks nekā Facebook

Saskaņā ar pētījumu e-pasts jūsu produktivitātei ir sliktāks nekā Facebook, un problēma ir tā, ka cilvēki neapzinās, cik daudz laika viņi pavada e-pastā.

Robijs Makdonels, uzņēmuma RescueTime produktu attīstības viceprezidents, piekrīt, pamatojoties uz to, ko viņš redz un dzird no lietotājiem. RescueTime ir laika pārvaldības rīks, kas izseko lietotnes un vietnes, kuras izmantojat, atrodoties datorā un mobilajā ierīcē. Pēc tam tiek ģenerēti pārskati, kas parāda, kā jūs pavadāt laiku.

Es jautāju Makdonellam, kādas produktivitātes tendences viņš un viņa kolēģi vietnē RescueTime redz, apskatot datus, kas apkopoti no lietotājiem kopumā. "Lielākā tendence, ko mēs redzam, ir tas, ka cilvēku laikā parasti dominē saziņas lietotnes. Īpaši e-pasts ir tas, kas mūsu rīcībā esošajos datos vienmēr atrodas augšpusē."

"Viena lieta, ko dzirdam no cilvēkiem, kuri reģistrējas vietnē RescueTime, ir:" Man ir bail redzēt datus, jo es nevēlos redzēt, cik daudz laika es pavadu Facebook vai Reddit. " Bieži vien pēc nedēļas viņi saka: 'Tas nebija tik slikti, kā es domāju, bet ak, dievs, es daudz laika pavadu e-pastā, ' 'piebilda Makdonels.

Kāpēc e-pasts ir slikts?

Kāpēc tieši e-pasts ir slikts? Daži produktivitātes eksperti apgalvo, ka tas notiek tāpēc, ka e-pasts ir "darbs par darbu", nevis pats darbs. Vēl viens arguments, kas, iespējams, ir precīzāks, ir tas, ka e-pasts mūs nepārtraukti traucē. Laiks, ko pavadām e-pastā, nav problēma. Tas ir tas, ka laiks tiek sadalīts visu dienu.

Īpaši zināšanu darbiniekiem parasti ir nepieciešams nepārtraukts fokuss, lai paveiktu patiešām svarīgo darbu. "Lielākā daļa cilvēku spīd par faktu, ka e-pasts ir tā darbība, kas visas dienas garumā vairākkārt atvilks jūs no šīs radošās domas, " sacīja Makdonels.

Lasot e-pastu vairāk nekā vienu reizi, rodas pārslodze un jūs nogurdina, saka Mikaels Berners, programmas EasilyDo izpilddirektors, kas automatizē mazus jūsu dzīves aspektus, lai palīdzētu jums atbrīvot laiku. Pārbaudot e-pastu visas dienas garumā, mēs faktiski neapstrādājam e-pastu un nerūpējamies par to, un šīs sekundes veido lieko laiku. "Ja plānojat atvērt e-pastu, rīkojieties kaut kā ar to, piemēram, atbildiet uz to, dzēsiet to vai nosūtiet failu. Pat neatveriet e-pastu, ja vien toreiz nevarat to apstrādāt."

Turklāt sakaru sistēmas ir paredzētas, lai jūs brīdinātu, kad pienāk jauns ziņojums. "Viņi visu laiku pingo ar paziņojumiem, " sacīja Makdonels. "Arvien retāk notiek tas, ka jūs saņemat vairāk nekā dažas minūtes, pirms jūs esat iesaistīts kādā citā darbībā." Pat ja jūs pilnībā neizlasāt katru e-pastu, kas nonāk iesūtnē, jūsu uzmanība tiek sadalīta, kad saņemat paziņojumu par jauna e-pasta saņemšanu. Un pat ja jums nav iespējoti paziņojumi, jūs joprojām koncentrējaties uz sevi, katru reizi pārbaudot iesūtni, lai redzētu, vai kāds mēģina jums nosūtīt e-pastu par kādu aktuālu lietu.

"Nav tā, ka 30 procenti no kāda laika dienas sākumā tiek pavadīti pa e-pastu un pēc tam pārējā diena tiek pavadīta, darot citas lietas, " viņš sacīja. "Tas ir ļoti izkliedēts, kas liek domāt, ka jūs pastāvīgi pārtraucat."

Kā apkarot e-pastu

Varat izkļūt no e-pasta un atgriezties pie reālā, smagā darba. To var izdarīt tikai dažās nedēļās un piecās vienkāršās darbībās.

1. Instalējiet laika uzskaites programmu, piemēram, RescueTime vai Toggl, un ļaujiet tai izsekot, cik daudz laika katru dienu un kad pavadāt pa e-pastu. Pārliecinieties, vai visas jūsu e-pasta un tērzēšanas lietotnes ir precīzi klasificētas kā saziņa.

2. Pagaidiet apmēram divas nedēļas, lai jums būtu pietiekami daudz datu. Pēc tam nejauši izvēlieties datumu un apskatiet stundas pārskatu. Jūs esat labā stāvoklī, ja komunikāciju lietojat tikai vienu vai divas reizes dienā. Jūs esat sliktā stāvoklī un jums jāveic izmaiņas, ja jūsu komunikāciju lietotņu izmantošana visas dienas garumā tiek sadalīta nelielās šķēlītēs, kā parādīts attēlā zemāk.

Mērķim nav obligāti jāsamazina stundu skaits, ko pavadāt e-pastā. Mērķis ir padarīt e-pasta izmantošanu mazāk izkliedētu un koncentrētāku, lai pārskati izskatās vairāk šādi:

3. Balstoties uz modeļiem, identificējiet vienu vai divas reizes dienā, kad jūs nepārbaudīsit e-pastu. Daudziem cilvēkiem ideāls laiks ir rīts līdz aptuveni stundai pirms dienas pārtraukuma un pēcpusdiena, kas sākas apmēram stundu pēc dienas pārtraukuma. Šajos periodos aizveriet e-pasta lietotnes un bloķējiet tīmekļa e-pastu, instalējot traucējummeklēšanas rīku, piemēram, StayFocusd. Ja jums ir RescueTime Premium konts, varat izmantot tā rīkus, lai bloķētu piekļuvi tīmekļa pastam.

4. Tāpat izvēlieties laiku, kad pārbaudīsit e-pastu. Pieņemsim, ka jūsu uzmanības centrālais periods, kas nav e-pasts, būs no plkst. 9:00 līdz 11:30, bet jūsu e-pasta sesija notiks no plkst. 11:30 līdz pusdienlaikam. Ja ir pulksten 11:10 un jūtaties kārdinājums pārbaudīt e-pastu, to būs vieglāk apturēt, ja jums būs iepriekš noteikts laiks, kad atvērsit šo iesūtni.

5. Ja esat paranoiķis, ka, mēģinot strādāt, pienāks steidzams un svarīgs ziņojums, izveidojiet VIP trauksmes sistēmu. iOS lietotājiem jau ir iebūvēts savā lietotnē Mail. Ja jūs neizmantojat iOS vai vēlaties VIP brīdināšanas sistēmu, kurai ir vairāk iespēju un pielāgojumu, izmēģiniet AwayFind. Abos gadījumos jūs varat saņemt brīdinājumu, piemēram, push paziņojumu savā tālrunī vai pat īsziņu, kad kāda svarīga persona jums sūta e-pastu. Tas nozīmē, ka jūs varat pārbaudīt e-pastu tikai tad, ja saņemat paziņojumu, kurš, cerams, būs reti. Visu pārējo e-pastu var gaidīt.

Vēl viens triks, ko es personīgi izmantoju, ir aizkavēt savu e-pasta programmu atvēršanu, tiklīdz es sāku strādāt. Man patīk pirmo reizi no rīta pa tālruni izskaidrot darba e-pastu, lai pārbaudītu, vai nav kaut kas patiesi steidzams. Es izmantoju tālruni tāpēc, ka man ir vieglāk izslēgt nekā klēpjdatoru vai galddatoru, ja tur nav kaut kas, kam nepieciešama mana tūlītēja uzmanība. Ja redzu e-pastu, kas ir svarīgs, bet nav steidzams, es varētu pievienot zvaigznīti. Ja tas ir patiešām steidzami, es atbildu tieši pa tālruni. Bet, tā kā man nepatīk lasīt vai rakstīt pa tālruni, man nav kārdinājuma iedziļināties citos e-pastos, kas nav īsti steidzami.

Šādi mazu triku veidi rada lielus ieguvumus, lai neļautu jums atrast e-pastu un atgrieztos pie svarīgā darba.