Organizējieties: kā sadarboties microsoft birojā, veicot 5 vienkāršas darbības

Lielākā jaunā Microsoft Office 2016 funkcija ir tā, ka tā ļauj reāllaika sadarbības rediģēšanu. Ļaujot vairāk nekā vienai personai vienlaikus strādāt ar failu un panākt, lai visas puses redz izmaiņas, jo līdzstrādnieki tās izdara, jau sen ir konkurējošo biroju komplektu pārdošanas punkts, proti, Google disks ar tā dokumentiem, izklājlapām un citām tiešsaistē produktivitātes lietotnes. Tiešsaistes līdzautorizācija Office ir apsveicams, ja nokavēts, papildinājums Office lietotnēm. Kopīgās rediģēšanas funkciju izmantošana prasa nedaudz iestatīšanas un zināšanu. Šīs piecas darbības palīdzēs jums sākt.

1. Pārbaudiet savu vārdu

Kā cilvēki uzzinās, kas jūs esat, kad pierakstāties viņu failos un sākat rediģēt? Atveriet lietotni, piemēram, Word vai Excel, dodieties uz Fails> Opcijas un cilnē Vispārīgi redzēsit virsrakstu “Personalizējiet Microsoft Office kopiju”. Mac lietotāji šo iespēju atradīs sadaļā Preferences> User. Šeit jūs varat atjaunināt savu vārdu, iniciāļus un citu identifikācijas informāciju. Jūs, visticamāk, redzēsit kādu informāciju, kas jau ir aizpildīta, pamatojoties uz jūsu Microsoft kontu, vai jebkādu informāciju, ko sniedza jūsu uzņēmuma konta administrators.

Jebkurā gadījumā vārda un iniciāļu atjaunināšana ir noderīga, ja cilvēki jūs pazīst ar kaut ko citu, nevis jūsu oficiālo vārdu vai ievadīto vārdu. Identificējamu iniciāļu izvēle palīdz arī tad, ja kopīgojat iniciāļu komplektu ar saviem līdzstrādniekiem. Piemēram, es nomainīju ļoti bieži lietotos iniciāļus JD uz JED.

2. Saglabājiet failus mākonī

Neviens nevar strādāt ar jums, ja fails nav saglabāts koplietotā telpā. Jums būs vieglāk laiku izsekot failiem, ja tos saglabāsit koplietotā telpā no sākuma, nevis gaidīsit, kamēr Office 2016 liks jums izveidot kopiju koplietotā telpā (ko tā darīs ikreiz, kad mēģiniet koplietot failu, kas ir saglabāts lokāli).

Atveriet File> Save As un izvēlieties atrašanās vietu OneDrive (mājas lietotāji izvēlēsies šo pirmo iespēju), OneDrive for Business vai SharePoint.

3. Uzaiciniet līdzstrādniekus

Lai uzaicinātu līdzstrādniekus, jums būs nepieciešama izvēlne Sharing Options, kas atrodas augšējā labajā stūrī. Meklējiet ikonu “persona ar plus zīmi”. Šeit jūs varat izvēlēties “Uzaicināt cilvēkus”.

Uzaicināt cilvēkus tajā pašā logā atver lodziņu, kurā ievadāt e-pasta adreses, pievienojat izvēles ziņojumu un kopīgojat failu pa e-pastu. Office 2016 operētājsistēmai Mac paredzētajā Mac versijā poga Kopīgot piedāvā arī opciju Kopēt saiti un Sūtīt pielikumu, kuru Windows lietotāji var atrast failā> Koplietot. Koplietošanas paneļa apakšā ir izvēle “Iegūt koplietošanas saiti”, kas kopē saiti uz failu uz jūsu starpliktuvi un kuru varat ielīmēt jebkurā jums vēlamajā saziņas vai sadarbības platformā.

4. Kad reāllaika labojumi neparādās, atsvaidziniet, lai redzētu izmaiņas

Ja jūs un visi jūsu līdzstrādnieki failu saglabāšanai izmanto to pašu OneDrive for Business vai SharePoint atrašanās vietu un visi izmantojat to pašu Office 2016 versiju, jums vajadzētu būt iespējai redzēt izmaiņas failā, kad tās notiek, un katras personas mašīnrakstīšana ir atzīmēta ar krāsa un identificējošs iniciāļu komplekts vai attēls.

Bet, ja jūsu līdzstrādnieki piekļūst failam, kuru esat kopīgojuši, citādā veidā, piemēram, izmantojot Word tiešsaistes versiju, kā to darīja mans līdzstrādnieks testēšanas laikā, iespējams, ka izmaiņas neredzēsit reāllaikā. Man vajadzēja manuāli atsvaidzināt vai atjaunināt failu.

Loga pašā apakšā atrodiet rindiņu, kurā teikts: “Pieejami atjauninājumi”.

Atsvaidziniet dokumentu, noklikšķinot uz šī teksta, un parādīsies jūsu līdzstrādnieku veiktās izmaiņas.

5. Bloķējiet saturu, lai novērstu izmaiņas

Dažreiz jūs uzaicināt līdzstrādniekus, lai palīdzētu rediģēt dokumentu, taču ir kāds saturs, kuru viņiem nevajadzētu mainīt. To var bloķēt, izmantojot rīku Bloķēt autorus, kurš nav tik intuitīvi nosaukts. Izklausās, ka tas atsauks rediģēšanas privilēģijas, kad faktiski tas vienkārši bloķē saturu, kuru jūs izvēlaties rediģēt.

Iezīmējiet saturu, kuru vēlaties bloķēt. Atveriet pārskatu> Bloķēt autorus. Izceltajā sadaļā tagad blakus būs ikona, kas norāda, ka neviens, bet jūs to varat mainīt.