Kļūstiet organizēts: kā es pārgāju uz darbu mākonī

Pēc vairāku gadu darba hibrīdā sistēmā, kur daži faili bija lokāli, bet citi bija mākonī, es nesen pārcēlos uz darbu pilnīgi tiešsaistē. Es izvēlējos izmantot Google disku, taču tikpat viegli tas varēja būt jebkurš līdzīgs pakalpojums, piemēram, Microsoft Office Online.

Lūk, kā es pārcēlos uz jauno vidi, dažus plusus un mīnusus, strādājot tiešsaistē, un padomus, ja domājat arī par maiņu.

Kāpēc es migrēju uz Google disku?

Es jau sen izmantoju Google disku, tostarp Google dokumentus, Izklājlapas un Prezentācijas. Bet vēl nesen es to neizmantoju tikai un vienīgi visiem saviem darbiem.

Iepriekšējā iestatīšanā daži faili tika lokāli glabāti datorā (protams, dublēti) un tikai nedaudz failu, kas saglabājās kā Google dokumenti un citi tiešsaistes faili. Pārsvarā es izmantoju Google disku failiem, kas bija sadarbībā, piemēram, dokumentam, lai plānotu atvaļinājumu ar draugiem.

Viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc es nolēmu pilnībā pāriet uz mākoni, bija tas, ka esmu izmantojis daudz dažādu ierīču, daudz vairāk nekā jebkad agrāk. Jebkurā dienā es varētu vēlēties, lai darbs tiek veikts, izmantojot jebkuru no apmēram piecām dažādām ierīcēm, atkarībā no tā, vai es biju mājās, sapulcē, ceļojumā vai kaut kur citur. Man ir galddators Mac, Chromebook Pixel, kas ir pārnēsājams, bet nav lieliski piemērots sanāksmēm, viedtālrunis un klēpjdators. Un reizēm es strādāju ar kāda cita datoru.

Kad vien iespējams, es dodu priekšroku veikt piezīmes un rediģēt tieši manos failos, nevis veikt atsevišķu piezīmi pierakstu veidošanas lietotnē par to, kas man vēlāk jādara failam. Darbs mākonī apmierina šo vajadzību, un Google Drive apmierināja arī lielāko daļu citu manu vajadzību, piemēram, savietojamību ar Microsoft Office failu formātiem, lielu krātuves vietu un visu man pieejamo ierīču atbalstu.

Kad viss jūsu darbs atrodas mākonī, jums ir piekļuve failiem tieši. Ja vien jums ir interneta savienojums (un dažreiz pat bez tā), failus var rediģēt. Bija vajadzīgi daži gadi, līdz Google disks nokļuva šajā punktā, bet tagad, kad tas ir klāt, es to izmantoju ar lieliskiem rezultātiem.

Padomi, kā migrēt uz mākoni

Izlemjot visu savu darbu glabāt mākonī un neuzglabāt nevienu no tā vietējā mērogā, jūs sagaida viens liels izaicinājums: izdomāt, kā rīkoties ar visiem vecajiem failiem. Mans padoms ir tas, ka pārāk daudz neuztraucieties par vecajiem failiem. Netērējiet laiku, mēģinot perfekti migrēt vai pārkārtot visus savus vecos datus, kurus jūs, iespējams, vairs nekad vairs neskatīsities.

Tā vietā koncentrējieties uz to, kā turpmāk organizēsit vai uzglabājat jaunus datus. Manā gadījumā es nekavējoties sāku izmantot Google disku visiem saviem jaunajiem dokumentiem. Tiešsaistē Google diskā izveidoju jaunas mapes, kas atspoguļoja to pašu organizatorisko sistēmu, kuru izmantoju savā darbvirsmā. Kad es sāku jaunu failu, es izveidoju to par Google dokumentu. Es vairāk uzmanības pievērsu tagadnei nekā pagātnei.

Man bija daži faili, kurus es klasificētu kā ne vecus, ne jaunus, bet gan “esošos”. Notiekošais fails ir tāds, kuru es izveidoju jau sen, bet tas joprojām ir būtisks un tiek izmantots šodien. Manā gadījumā tās mēdz būt izklājlapas, kurās es reģistrēju darbu, kad to pabeidzu. Piemēram, man ir pastāvīgs fails, kurā es sekoju rakstītajiem rakstiem, to publicēšanas datumiem un citiem metadatiem. Es to nepārtraukti papildinu, un tas vienmēr ir noderīgs un būtisks, kaut arī es to izveidoju pirms gadiem.

Lai migrētu šos notiekošos failus, es tos vienkārši pa vienam augšupielādēju Google diskā un konvertēju uz Google formatētiem failiem. Excel faili kļuva par Google izklājlapām. Vienkārši.

Iemesls, kāpēc es tos darīju pa vienam, bija pārbaudīt un pārliecināties, ka tie atveras un vai saturs nav izjaukts. Par laimi viss noritēja raiti. Es tomēr apmēram mēnesi glabāju datorā šīs ļoti vērtīgās datņu oriģinālkopijas, katru gadījumu, un tas man ved pie cita padoma: Saglabājiet savu svarīgo failu oriģinālkopijas pārklāšanās periodā.

Ja ar migrāciju kaut kas noiet greizi, jūs vēlēsities oriģinālus. Tas ir tāpat kā tad, ja no attāluma, izmantojot mobilo lietotni, jūs nododat papīra čeku, un banka jums nosūta ziņojumu ar paziņojumu: “Kāpēc jūs nepakavējaties pie čeka, līdz tas nodzēš?”

Vēl viens padoms ir pārbaudīt, vai pakalpojums darbojas visās jūsu ierīcēs. Atveriet dažādus failus. Tagad izslēdziet Wi-Fi un mēģiniet tos atvērt. Vai tas ir iespējams, ti, vai jums bija bezsaistes failu kopijas, kuras jūs domājāt iegūt (vairāk par piekļuvi bezsaistē pēc brīža)? Vai jūs varat rediģēt? Vai jums jāinstalē kādas lietotnes vai spraudņi, lai veiktu vēlamo darbu? Tas ir grūtāk, nekā jūs varētu domāt, lai atvēlētu laiku šo izmēģinājumu veikšanai, taču tas noteikti pārspēj parādīšanos kaut kur un nespēj izdarīt kaut ko tādu, ko bijāt iecerējis.

Kad es sāku strādāt ar savu jauno sistēmu, kas pilnībā darbojas Google diskā (bet joprojām šajā pārklāšanās periodā, pirms es izdzēsu visus savus lokāli saglabātos datus), es datorā instalēju Google diska sinhronizācijas komponentu un dublēju pēdējos divus gadus ” datu vērts mākonis. Es nepārbaudīju katru failu, lai pārliecinātos, ka tie tiek tīri konvertēti uz Google disku, tāpat kā es to darīju ar saviem svarīgajiem notiekošajiem failiem, taču jutos labāk, zinot, ka esmu ievilcis daudzus no maniem vecajiem datiem, tikai gadījumā, ja man tas kādreiz būs vajadzīgs. Padoms šajā frontē: dublējiet vecos failus, bet tam netērējiet pārāk daudz laika.

Nosverot riskus un ieguvumus, ērtības un neērtības, es jutu, ka man pietika ar manu veco datu dublēšanu, kas man, iespējams, vairs nekad nebūs vajadzīgs, un to sauca par dienu.

Ir arī citi plusi un mīnusi. Ņemiet vērā, ka es neuzskaitu visus profesionāļus un con, bet tikai dažus, kas attiecas uz Google diska izmantošanu tikai darba failiem.

Darbs mākonī: plusi

Automātiskas dublējumkopijas. Es zinu, ka vairums cilvēku, kuri tagad neveic savu datu dublēšanu, drīzumā nesāks darbu. Kad strādājat Google diskā, jums nav jādomā par dublēšanu. Tas notiek automātiski un bieži.

Tik daudz vietas! Google diskā ir daudz vietas. Ikviens, kam ir Google konts, iegūst vismaz 15 GB, bet pirkt vairāk ir lēti. Turklāt ir arī citas nepilnības, kas piešķir vairāk vietas. Piemēram, faili, ko izveidojat Google diskā, piemēram, Google dokumenti, netiek ieskaitīti krātuves ierobežojuma skaitā! Tas ir milzīgi.

Savietojams ar Office. Kamēr es veidoju un rediģēju failus tikai Google diskā, ne visi, ar kuriem sadarbojos, to nedara. Daudzi cilvēki joprojām izmanto Microsoft Office. Izmantojot Google disku, jūs varat eksportēt jebkuru Google failu tipu uz Microsoft formātu. Tikai ar dažiem klikšķiem es varu Google dokumentu pārveidot par Word.docx failu.

Sadarbība. Lai sadarbotos reālajā laikā, nekas nepārspēj Google disku. Varat koplietot failus ar citiem lietotājiem, pārvaldīt, kas tos var apskatīt un rediģēt, kā arī pat tērzēt ar līdzstrādniekiem, strādājot pie faila.

Vietējā sinhronizācija. Kā jau minēju, es varēju ātri dublēt savus vecos failus Google diskā, jo tam ir lokāls sinhronizācijas komponents. Šī funkcija ļauj Google diskam veikt dubultos pienākumus kā tiešsaistes sadarbības biroja komplektam un failu sinhronizācijas un dublēšanas programmai.

Cena. Google disks ir bezmaksas. Microsoft Office gadā maksā apmēram 100 USD. Vai man vajadzētu pateikt vairāk?

Darbs mākonī: mīnusi

Bažas par privātumu un drošību. Cilvēki, kuri vispār nevēlas izmantot mākoņa pakalpojumu, gandrīz vienmēr uztraucas par privātumu un drošību. Kāds cits glabā jūsu datus vietā, kuru jūs, iespējams, nevarat precīzi noteikt. Google šifrē jūsu failus, kas tiek glabāti Diskā pēc noklusējuma, taču uzņēmums arī pārvalda jums atslēgas, kas dažiem ir sarkans karodziņš. Ja neuzticaties uzņēmumam, kurš glabā jūsu failus, vai ja jūsu failos ir ļoti slepena informācija, migrēšana uz mākoni varētu nebūt jums.

Piekļuve bezsaistē. Darbs mākonī nozīmē, ka jums ir nepieciešams interneta savienojums. Pārvietošanās tiešsaistē, salīdzinot ar bezsaistes noteikumiem un konfigurācijām, var sagādāt patiesas sāpes. Dažreiz viss notiek nepareizi vai ne tā, kā jūs gaidījāt.

Izmantojot Google disku, ir iespējams strādāt bezsaistē, kas ir lieliski, izņemot gadījumus, kad ir daudz brīdinājumu, un, atklāti sakot, es tos neaizmirstu. Es zinu, ka tā darbībai ir jāizmanto pārlūks Chrome, taču es bieži aizmirstu sīkāku informāciju. Esmu secinājis, ka labs risinājums ir failu ievietošana, ar kuriem vēlos strādāt, pirms es atstāju teritoriju, kurā ir Wi-Fi, taču tas ir tikai tad, ja es izmantoju pārlūku Chrome. Tad es varu ērti strādāt ar šiem failiem (ja vien nejauši neaizveru cilni).

Bet tas var kļūt netīrs.

Kad rediģēšana ir pabeigta bezsaistē, man joprojām ir jāpieslēdz ierīce internetam, lai izmaiņas nonāktu mākonī. Dažreiz tas rada problēmas. Teiksim, ka es strādāju bezsaistē klēpjdatorā, kamēr esmu lidmašīnā. Lidmašīna nolaižas, es iekāpju taksī, un tad es atceros vēl vienu izmaiņu, kuru vēlos veikt. Ja es atveru tālruni un ielādē failu, izmantojot datu savienojumu, es redzēšu veco kopiju pirms visām lidmašīnā veiktajām izmaiņām, jo ​​vēl neesmu tās sinhronizējis. Teiksim, ka es aizmirstu šo punktu, un es veicu dažas izmaiņas pa tālruni. Kad beidzot pievienošu savu klēpjdatoru internetam, Google man paziņos, ka kaut kas ir pazudis. Ir risinājumi, taču neviens no tiem nav tīrs vai vienkāršs. Gatavojieties kopēšanai un ielīmēšanai.

Meklēšana darbojas, izņemot gadījumus, kad tā nedarbojas. Saglabājot failus Google, kas ir vārds Internet meklētājā, jums ir lielas cerības uz meklēšanas rīku. Failu atrašana Google diskā man ir skārusi vai nokavējusi. Meklējot pēc faila nosaukuma, es droši vien atradīšu to, kas man vajadzīgs, bet ne vienmēr. Šķiet, ka, jo īpaši, ar zemu vērtējumu failu nosaukumos Google tiek mēģināts aizķerties. Man ir fails ar nosaukumu 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, bet, kad meklēju “Sadarbība”, zemāk redzamais attēls parāda, kas parādās.

Google veic meklēšanu jūsu failu saturā, kas palīdz, taču, lai atrastu vajadzīgo, var paiet nedaudz izmēģinājumu un kļūdu. Kad citi līdzstrādnieki kopīgo failus ar jums, tie ir tie, kurus man visbiežāk ir grūtāk atrast, ar meklēšanu vai bez tās. Es galu galā paļaujos uz failiem, kas apzīmēti ar zvaigznīti (izlase), kā arī uz neseno failu sarakstu, ko Google disks piedāvā diezgan daudz.

Izklaidēšanās tiešsaistē. Lai strādātu pakalpojumā Google dokumenti, ir jābūt atvērtam pārlūka logam, un dažiem cilvēkiem tiešsaistes atrašanās ir slidens slīpums. Man tas nerada lielas problēmas. Es izmantoju dažus vairākus rīkus un trikus, lai palielinātu produktivitāti un samazinātu uzmanības novēršanu. Bet citiem - vienkārši atrašanās tiešsaistē ir aicinājums sērfot tīmeklī un nedarīt reālu darbu. Ja jūs labāk gūstat darbu, atvienojoties no interneta, darbs mākonī, iespējams, nav jums.

Vai jums vajadzētu pāriet uz mākoni?

Darbībai tikai mākonī ir savas priekšrocības, taču tā rada arī dažas vilšanās. Kā jau teicu, darbs tiešsaistē nebūt nenozīmē Google diska izmantošanu, taču daudziem plusiem un mīnusiem līdzīgi risinājumi būs vienādi. Daži jautājumi, kas jums jāuzdod sev pirms pārejas uz mākoni:

• Vai man lielākajā daļā laika ir pieejama uzticama piekļuve internetam?
• Vai es vēlos apgūt bezsaistes un tiešsaistes darba noteikumus?
• Vai darbs mākonī man ļaus piekļūt failiem tādā veidā, kāda man tagad nav un ko es faktiski izmantošu?
• Vai es esmu gatavs organizēt savu darbu glabāšanu, lai to varētu viegli atrast?
• Vai es varēšu pretoties kārdinājumiem sērfot tīmeklī, ja vienmēr esmu savienots?

Lai iegūtu vairāk padomu, skatiet 30 Google diska padomus.