Organizējieties: kā sākt kļūt organizētākam

? wmode = transparent "Ko jūs vēlaties zināt par organizēšanu?"

Tas ir jautājums, kuru es tik bieži uzdodu saviem kolēģiem un draugiem, lai gūtu idejas šai slejai. Pēdējo reizi, kad jautāju, vairāk nekā viena persona atbildēja: "Kā es pat varu sākt?"

Ja es rakstītu iesācēju ceļvedi, kā rīkoties, tas sniegtu vienu absolūti būtisku padomu: Sadaliet savus projektus mazākos gabalos.

Mērķa sadalīšana mazākos mērķos un ikdienas uzdevumos ir izšķirīga veiksmei. Visi organizētie cilvēki to dara, bet ne visos padomos raksti to skaidri norāda. Es domāju, ka tai jābūt skaidrai. Tas ir tik svarīgi, ka jums nevajadzētu to spīdēt.

Organizācijas patiesais noslēpums ir izdomāšana, kā panākt, lai jūs pats rīkotos, lai organizācija notiktu, un turpināt iet uz priekšu. Jums jāspēj noteikt darbības, un tieši tas ir mērķa nojaukšana.

Kur sākt sakārtot

Lai jūs varētu organizēt, jums ir jābūt mērķim.

“Es gribu būt organizētāks” nav mērķis. Mēģiniet nofotografēt to, ko jūs patiesībā vēlaties. Mēģiniet to ievietot vārdos. Un mēģiniet padarīt šos vārdus pozitīvus un izpildāmus, nevis negatīvus.

Pieņemsim, ka jūtaties kā jūsu e-pasts nav kontrolēts. Jūs vēlaties kārtot e-pastu.

Negatīvi definēts mērķis: "Mans e-pasts ir haoss, un es to vairs nevēlos."

Pozitīvi definēts mērķis: "Es vēlos vienmēr ātri atrast e-pastu, kad tas nepieciešams."

Pozitīvais un realizējamais mērķis ir vērsts uz to, ko vēlaties sasniegt (“ātri atrodiet e-pastus”). Mērķis, kas redzams caur negatīvu slīpumu, tikai vēlreiz atkārto problēmu, ka jūsu e-pasts ir nekārtīgs un jūs par to neesat apmierināts.

Šeit ir vēl viens piemērs:

Negatīvi definēts mērķis : "Man ir pārāk daudz dokumentu. Viņi pārblīvē manu galdu un rada uzmanību, un es to ienīstu." (Ņemiet vērā, ka nav skaidra priekšstata par to, kā vēlaties notikt vai kā vēlaties, lai situācija mainītos.)

Pozitīvi definēts mērķis: "Es gribu minimālistisku darba vietu, kas man palīdz koncentrēties. Es vēlos izmantot savu datoru un OCR jaudu, kā arī efektīvāk meklēt svarīgus dokumentus." (Ņemiet vērā, ka uzsvars tiek likts uz pozitīvajiem vārdiem, piemēram, “fokuss” un “efektīvs”.)

Burtiski, jums ir jāattēlo, ko jūs vēlaties, un jāievieto pozitīvajos vārdos, konkrētos, izpildāmos vārdos. (Skatiet citus padomus par mērķu noteikšanu un sasniegšanu.)

Kā dekonstruēt mērķi

Kad jums ir mērķis un esat to ielicis vārdos, jums tas ir jādekonstruē.

Vienkāršs veids, kā dekonstruēt mērķi, ir domāt par to, ko jūs ierakstītu ikdienas uzdevumu sarakstā, lai sasniegtu mērķi.

Jūs nekad neiekļūsit aktīvo darbu sarakstā "Izveidojiet minimālistisku darbvietu, kas veicina fokusēšanu." Drīzāk jūs varētu rakstīt:

• notīriet krūzes un krūzes no galda
• ieskenēto papīru iesūtnē
• sasmalcināti ieskenētie dokumenti
• iztaisnojiet datora vadus

(Ja esat mazliet apmaldījies, kāda veida lietas, pirmkārt, ietilpst aktīvo darbu sarakstā, es varu atsvaidzināties, izveidojot labākus topošo darbu sarakstus.)

Piemērs: fotoattēlu organizācijas makeover

Es vēlos sniegt jums garāku piemēru, kā lielu organizatorisko projektu sadalīt mazākās daļās, lai pilnībā izsmietos, kā tas notiek.

Es esmu strādājis kopā ar kolēģi Stefāniju pie kopējās digitālo fotoattēlu organizācijas pārveidošanas (par ko plaši rakstīšu nākamajā slejā). Viņai ir tūkstošiem fotoattēlu, kas izvietoti vairākos datoros un tiešsaistes glabāšanas pakalpojumos, un viņa vēlas, lai tie tiktu sakārtoti.

1. Nosakiet mērķi. Pirmoreiz, kad sēdējām kopā, lai apspriestu projektu, es viņai pajautāju: "Ko jūs vēlaties? Kāds ir jūsu mērķis?" Es viņu apturēju, pirms viņa pat nespēja atbildēt. "Ļaujiet man to pārfrāzēt. Ko jūs vēlaties darīt ar savām fotogrāfijām, kuras šobrīd nevarat izdarīt?"

Stefānija būtībā teica, ka vēlas, lai viņa varētu viegli atrast fotoattēlus neatkarīgi no tā, kuru ierīci viņa izmantoja.

2. Izprast problēmu. Mans sekojošais jautājums bija šāds: "Kā jūs šobrīd skatāties fotoattēlu? Vai jūs atceraties datumu vai attēlā redzamos cilvēkus vai notikumu, kad fotoattēls tika uzņemts?"

Šis jautājums, ko patiesībā uzdeva, bija šāds: "Kādu risinājumu mums vajadzētu izveidot, lai tas atbilstu jūsu vajadzībām?"

Viņa sacīja, ka parasti savus fotoattēlus atceras aptuveni pēc datuma, piemēram, “koledžā”, bet dažkārt arī tos, kurus redzējuši fotoattēlā esošie cilvēki.

Mēs izskatījām dažus iespējamos risinājumus, bet pagaidām neko neizlēmām. Bieži vien tas palīdz virzīties uz priekšu ar dažiem organizācijas projekta fragmentiem, tāpēc pārbaudiet, vai mērķa definīcija mainās, jo vairāk uzzināsit par problēmu.

3. Uzdodiet sev mazus uzdevumus. Balstoties uz mūsu tikšanos, Stefanija atdeva īsu uzdevumu sarakstu. Tas izskatījās apmēram šādi:

veikt inventāru: uzskaitiet vietas, kur tiek glabāti fotoattēli gan vietējā, gan tiešsaistes režīmā

ieslēdziet Photostream (Stefānija izmanto vairākas Apple ierīces, tāpēc fotoattēlu apvienošana caur Photostream šķita loģisks un vienkāršs solis, kas jāveic agri)

izgūt paroles visām fotoattēlu vietnēm, kuras kādu laiku netiek izmantotas

lejupielādēt Facebook fotoattēlus un datus.

Šie četri uzdevumi bija Stefānijas "nākamo soļu" apjoms. Ievērojiet, ka viņas saraksts ir tikai pāris vienību. Viņa varētu viegli veikt visus šos uzdevumus dienā, ja viņa noliecās, vai mazāk nekā nedēļā, ja viņa to izdarītu dienā.

4. Iestatiet termiņus. Veids, kā sekot vienkāršiem, īsiem uzdevumiem, ir noteikt termiņus. Man patīk izmantot uzdevumu pārvaldības lietotni, piemēram, Awesome Note vai Any.do, lai sekotu maniem uzdevumiem un viņiem noteiktu termiņus. Ar Stephanie projektu es nezinu, vai viņa pati sev nosaka termiņus, bet viņai ir mīksti termiņi, pamatojoties uz to, kad mēs izlemsim, ka tiksimies savā starpā blakus, lai turpinātu projektu. Mans pieņēmums ir tāds, ka mūsu nākamā tikšanās paliek viņas kalendārā un liek justies atbildīgai par darīšanu, ko viņa teica.

Tas ir grūti darīt

Ne visi jūtas atbildīgi par sevi. Es domāju, ka mums visiem ir stratēģijas, kā likt mums justies atbildīgiem, piemēram, kā pastāstīt kādam citam par mūsu plāniem vai likt naudu, ka kaut ko darīsim vai nedarīsim. Atcerēties uzdevumu nav grūti. Vienkārši nosūtiet atgādinājumu viedtālrunī. Tas ir grūti izdarīt . Ja jums ir mazi uzdevumi, kas ir ļoti specifiski, jūs vismaz palielinat savas iespējas, kuras jums sekos.

Teiciens "katrs ceļojums sākas ar vienu soli" ir pilnīgi patiess. Vai arī, ja vēlaties, "Rādīšana ir puse no kaujas" runā ar to pašu nodomu. Jums ir jādod sev skaidras un realizējamas lietas, kas jādara, un saprātīgs laika posms, kurā tās darīt. Pretējā gadījumā jūs nekad tik daudz nedarbosities.