Organizējieties: kā koncentrēties uz personīgo kanbanu

Iedomājieties savas dzīves pārvaldības sistēmu - kaut ko viegli iemācīties lietot, tas visu sakārto, neļauj veikt daudzuzdevumus un palīdz sasniegt mērķus. Tas ir personīgais kanban.

Kaut arī kanbans gūst arvien lielāku popularitāti projektu vadībā biroja vidē, cilvēki no tā arī aizņemas pamatidejas, lai organizētu personīgās dzīves aspektus, sākot no kāzu plānošanas un beidzot ar ģimenes darbu pārvaldīšanu. Kas ir personīgais kanbans, kā tas darbojas, un ko tas var darīt jūsu labā?

Kas ir Kanban?

Kanban ir darba stils, kas aizsākās Japānas automašīnu ražošanas uzņēmumos un mūsdienās ir populārs programmatūras izstrādātāju un profesionālu pakalpojumu sniedzēju vidū.

Tas ir atkarīgs no kartēm, uz kurām jūs rakstāt informāciju, un tāfeles, uz kurām jūs kārtojat savas kartes. Daļa no tā popularitātes programmatūras un pakalpojumu nozarē ir tāpēc, ka tas rada vizuālu attēlojumu kaut kam, kas citādi nemaz nav vizuāls.

Kanban programmatūra sākas ar tāfeli. Padomājiet par to kā dēli, kurā sakārtojat piezīmju lapiņas. Šīs piezīmes sauc par kartēm. Jūs varat pārvietot kartes apkārt, cik vēlaties, lai gan virtuālās kartes vienmēr glīti iedalās kolonnās. Parasti kolonnas tiek marķētas no kreisās uz labo, lai izdarītu, izdarītu un izdarītu. Dažos rīkos varat pielāgot kolonnu mērķi vai etiķeti.

Kanban rīki parasti darbojas sadarbībā; tik daudziem cilvēkiem visiem ir pieeja tam pašam tāfelei un kartēm. Kārtīs kādā dzīves posmā parasti ir norīkojums, kura pienākums ir pabeigt uz tām noteikto uzdevumu. Ikviens komandas loceklis var redzēt visas kārtis vai uzdevumus, kur viņi atrodas dzīves ciklā un kas par tām ir atbildīgs.

Personīgā kanban ņem dažas no galvenajām kanban idejām, bet izslēdz vai padara izvēles iespējamu daudzus noteikumus, kas raksturīgi profesionālajai produktivitātei un biroja darbam. Atkarībā no tā, ko jūs ievietojāt savā kanban padomē, jūs to varētu kopīgot ar ģimenes locekļiem, draugiem, aprūpētājiem, pasniedzējiem vai kāzu plānotāju.

Starp dažām kanban lietotnēm tirgū ir SwiftKanban un Trello, lai gan Trello izpilddirektors Maikls Pjērs man teica, ka viņa uzņēmuma rīks tehniski nav kanban dēlis, bet gan viņu iedvesma.

Cik darbojas personīgais Kanbans

Personīgā kanbana centrā ir vizualizācija neatkarīgi no tā, kas jums jāpārvalda, un kā tas tiks paveikts.

"Pastāv dažādas vizuālās pārvaldības formas, un viena priekšrocība, ko piešķir kanbans, ir tā, ka tā ierobežo iesākto darbu, " sacīja Janice Linden-Reed, LeanKanban universitātes, organizācijas, kas māca kanbanu profesionāļiem un veicina tās izmantošanu, prezidente. "Tas ir veids, kā risināt jautājumus, kas saistīti ar vairākuzdevumu veikšanu, un tas palīdz cilvēkiem koncentrēties, lai viņi netiktu satriekti. Lieta, kas padara to kanban pretstatā tikai uzdevumu dēlim, ierobežo iesākto darbu un plūsmu."

Lindens-Reds paskaidroja, ka kanbāns ir drīzāk pull, nevis push sistēma. "Jūs uzņematies tikai tik daudz darba, cik jūs varat rīkoties jebkurā brīdī, " viņa sacīja. "Ja jūs vēlaties, lai vienā laikā būtu tikai trīs uzdevumi, jums ir savi trīs, un, pabeidzot vienu, varat vilkt nākamo. Izmantojot ierobežotu vilkšanas sistēmu, tas var palīdzēt jums koncentrēties un organizēt." Citiem vārdiem sakot, ja jums ir iestatīšana “Darīšana, darīšana”, “Gatavs”, kolonnā “Darīšana” nekad nebūtu vairāk par trim kartēm.

Kad es runāju ar Pryor par kanbanu un personīgo kanbanu, viņš paskaidroja, ka viņa uzņēmuma Trello rīka mērķis bija "destilēt līdz kaut kam ļoti vienkāršam, kas ir tikai sarakstu saraksts, tādā pašā veidā kā izklājlapa ir numuru grupa, un, ja maināt vienu šūnu, mainās cita šūna. Tas ir tikai veids, kā vizuāli sakārtot visu, par ko jūs domājat. " Šajā ziņā Trello ir lielisks, lai pārvaldītu jūsu personīgo dzīvi, jo tas neliecina par struktūras un lingo izmantošanu, ko atradīsit kanban lietotnēs, kas izveidotas biznesa projektu vadībai.

Kāpēc darbojas personīgais Kanbans

Galvenais iemesls, kāpēc kanban ir efektīvs līdzeklis, lai palīdzētu cilvēkiem uzturēties organizācijā, ir tas, ka viņi piespiež pārdomāt visu, ko viņi vēlas pārvaldīt, lai kartētu to kanban dēlim.

Ņemsim piemēru, kā personīgo kanbanu izmantot ģimenes darbu organizēšanai. Pirmkārt, jums ir jāizdomā, kādas būs kolonnas. Tie varētu būt To-Do, Doing, Done, bet tie varētu būt arī sarežģītāki. Vienas slejas “Darāmā” vietā jums, iespējams, būs “Darījumi katru dienu”, “Darījumi katru nedēļu” un “Darāmie mēnesī”. Iespējams, mēneša pirmajā svētdienā, jūsu mazulis ir atbildīgs par viena sīko darbu izraušanu no mēneša kolonnas. Varbūt katru sestdienu jūsu partneris ir atbildīgs par divu iknedēļas darbu veikšanu. Lai ko jūs nolemtu, procesa pierakstīšana, iekļaujot to kanban padomē, liek jums padomāt, kā darbs notiek dabiski, kā arī to, kā vēlaties, lai tas tiktu pārvaldīts.

Linden-Reds izmantoja personīgo kanbanu, lai vadītu darbus, kad viņas meitai bija tikai seši gadi. Tas sniedza meitai aģentūru un arī iemācīja, kā vienlaikus rīkoties tikai ar vienu uzdevumu.

Tonianne DeMaria Barry ir grāmatas Person Kanban: Mapping Work 'Navigating Life' autore. Viņa saka, ka personīgais kanbans rada darba stāstījumu. "Personīgais Kanbans pārveido mūsu darbu stāstā, sistēmā. Tas veic pat vismocīgākos uzdevumus un pārvērš tos par spēli, kas ir piemērota un saistoša visiem vecumiem, " viņa man pastāstīja pa e-pastu. Kad kāds uz tāfeles izliek savu uzdevumu sarakstu, "darbs vairs nav nesaistītu uzdevumu krājums un tā vietā kļūst par notikumu un iespēju sēriju, kas ietekmē viens otru un plūst no viena uz otru."

Personīgais Kanban darbībā

Viens no labākajiem veidiem, kā iegūt izpratni par to, kā kanbanu var izmantot, lai organizētu un pārvaldītu personīgās dzīves aspektus, ir dzirdēt par to, kā citi cilvēki to lieto. Zemāk jūs atradīsit dažus piemērus, kā arī saites, kas sīkāk izskaidro, kā viņi darbojas kanban sistēmā:

• kāzu plānošana un organizēšana
• vīna pagraba inventāra pārvaldīšana
• mājsaimniecības darbu pārvaldīšana (skat. iepriekš)
• fantāzijas sporta komandas sastādīšana
• ietaupot idejas brīvdienām un ceļojumiem (skat. attēlu zemāk).

Kurš var gūt labumu no personīgā kanbana lietošanas?

Dažāda veida cilvēki piesaista dažādu veidu programmatūru, lai palīdzētu to organizēt. Es jautāju Linden-Reed un Pryor viņu viedoklim par cilvēkiem, kuriem kanbans ir vispiemērotākais. Viņi abi teica, ka vizuāli orientēti cilvēki labi pārvalda kanbanu, pēc tam piebilda vēl dažas domas.

"Ikviens, kurš cīnās ar pārslodzēm vai ar darbu saistītām kvalitātes problēmām, cilvēkiem, kuri nokavē termiņus, cilvēkiem, kuriem ir problēmas izpildīt cerības", visi var gūt labumu no kanbanas, norāda Lindena-Rīda.

DeMaria Barry atzīmēja, ka bērniem ar Aspergeru bieži veicas labi, ja viņi lieto personīgo kanbanu. "Kinestētiskā atgriezeniskā saite un serotonīna palielinājums, ko viņi gūst, ievelkot un redzot savu darbu Gatavās kolonnā, liek viņiem pabeigt, nevis intensīvi pievērsties vai ruminēt tikai vienu uzdevumu, " viņa sacīja. Viņa arī sacīja, ka bērni ar ADHD bieži gūst panākumus, jo "nepabeigta darba ierobežojuma ieviešana liek viņiem koncentrēties uz attiecīgajiem uzdevumiem, nevis novērst uzmanību, sākot daudzus, bet nepabeidzot nevienu".

Pryor teica, ka gandrīz visi ir labi piemēroti kanbanam, jo ​​tas ir veidots tā, lai tas atbilstu tam, kā mēs jau domājam.

"Ja jūs skatāties uz to, kā cilvēki cenšas organizēt savu dzīvi, ja skatāties uz datoru, kurā atrodas Post-It piezīmes, ledusskapis ar piezīmēm uz durvīm, cilvēki, kas izgatavo indeksa kartes un izliek tos priekšā - mums ir ļoti telpiska atmiņa, "sacīja Pjors. "Ideju vizuālā organizācija cilvēkiem var būt ļoti noderīga."

Lai iegūtu vairāk padomu, izlasiet šos padomus par rakstnieka piezīmju organizēšanu, kā organizēt brīvdienu iepirkšanos un padomus, kā sevi motivēt.