Organizējieties: jasons shah, do.com dibinātājs, lai padarītu sanāksmes produktīvākas

Cik daudz laika jūs tērējat sanāksmēs, jo cilvēki, kas tās vada, nav sagatavoti? Nav darba kārtības. Kolēģi ierodas vēlu. Tas, kas tika apspriests, ir kaut kas saistīts ar jums vai jūsu darbu. Stundu vēlāk jūs neko neesat izdarījis, neko nemācījies un neko nav devis. Kāda bija jēga?

Do.com mērķis ir palīdzēt cilvēkiem labākas tikšanās, piešķirot resursus viņu plānošanai un izpildei. Daudzos veidos tas ir kā to lietu saraksts, kuras jādara pirms sanāksmes, tās laikā un pēc tās, lai pārliecinātos, ka tas ir produktīvs visiem iesaistītajiem.

Pirms es tikos ar Džeisonu Šahu, Do.com dibinātāju un izpilddirektoru, mēs nosūtījām e-pastu, lai atrastu piemērotu datumu un laiku sarunai. Kad mēs vienojāmies, viņš atbildēja: "Es plānoju piezvanīt jums Skype, un drīz es nosūtīšu kalendāra ielūgumu." Pēc brīža, pietiekami droši, ieradās kalendāra ielūgums.

Mūsu tikšanās dienā es saņēmu e-pastu no Do.com caur Šahu. Es atradu darba kārtību, skaidrus sanāksmes sākuma un beigu laikus, to cilvēku sarakstu, kuri apmeklēs zvanu, un viņu kontaktinformāciju (šajā gadījumā tikai mēs divi) un saites uz pamatinformāciju. Tas viss mums palīdzēja sarunas laikā ķerties pie pakaļdzīšanās, jo Šahs paskaidroja, kas padara sapulci produktīvu, viņa motivāciju sākt Do.com un kā mainās zināšanu darbinieku sanāksmju raksturs.

Džils Duffijs: Parunāsim par sanāksmēm un to, kāpēc cilvēki tās ienīst.

Džeisons Šahs: No tā, ko mēs esam noskaidrojuši, lielākā daļa cilvēku apmeklē sapulces, kurās viņi nav gatavi. Tikšanās nav pamatota iemesla. Iepriekš nav izplatīta darba kārtība. Cilvēki parādās novēloti, un kādam ir jāpārkārto lietas. Cilvēki, kas tos organizē, ne vienmēr domā par to, kam tur jābūt, un tāpēc jūs rīkojat lielas sanāksmes, kurās puse cilvēku nav obligāta, un varbūt puse cilvēku ir kodols, tāpēc dinamika ir izslēgta un kavē produktivitāti.

Tas nozīmē, ka aizņemts laiks tiek tērēts aizņemtiem cilvēkiem.

Ja jūs palūgt kādu 30 minūtes sēdēt istabā un neko nedarīt, viņi domā, ka esat traks. Bet to cilvēki dara miljoniem reižu dienā darba vietā.

JD: Kā jūs raksturotu produktīvu tikšanos?

JS: Jums ir jābūt dažām galvenajām sastāvdaļām. Pirmkārt, tam faktiski ir jānotiek. Ja kaut ko var ātri nodot pa e-pastu, dariet to. Bet, ja tai ir jābūt sapulcei, tad labi.

Sagatavošanās ir galvenais: izvērst to, kas tiks apspriests, kurš par ko atbildīgs, tādas lietas, kas ved uz koncentrētu sarunu. Tikšanās laikā: pieturēšanās pie laika, laika saglabāšana, piezīmju veikšana un laika beigšana.

Arī sanāksmes laikam ir liela nozīme. Daudzi cilvēki noklusē stundu. Es pamanīju, ka esat ļoti apzināti un teicu 25 minūtes šai sarunai. Es domāju, ka tā ir laba prakse.

Svarīgi ir arī tas, kas notiek pēc sanāksmes. Ja Bobs un Steisija paziņo, ka viņi gatavojas sekot jaunai slaidrādes versijai, un Marks saka, ka viņš jums nosūtīs pārdošanas numurus, viņiem tas faktiski jādara! Mēs atklājam, ka vairums cilvēku saka: "Lieliski! Laba tikšanās!" un viņi aiziet, un nav nekādu turpinājumu. Un pat ja tas notiek, tas notiek nepareizajā laikā, kas izsauc vēl vienu tikšanos vai lieku darbu.

Tāpēc sagatavošanās, sanāksmes veiksmīga vadīšana, veiksmīga sekošana pēc tam ir labas sanāksmes galvenās sastāvdaļas.

JD: Projektu vadības rīki un citi darba pārvaldības rīki ir paredzēti darba pilnveidošanai. Ideja ir, lai būtu mazāk sanāksmju un (un mazāk e-pastu). Jūs varat uzticēt viens otram uzdevumus un termiņus, nesaskaņojot tos. Pēc jūsu domām, vai šie rīki ir mainījuši sanāksmes zināšanu darbaspēkā?

JS: Jā. Makro līmenī, cerams, ka šo rīku rezultātā mums būs mazāk sanāksmju.

Piemēram, ja es redzu, ka Dropbox tika atjaunināti maketi, un es domāju, ka tie ir labi, man nav jātiekas ar dizaineru, lai tos apspriestu. Viņai pat nav jāpaziņo man. Es varu vienkārši atbrīvot ziņojumu, kurā teikts: "Ei, es redzēju atjauninātos failus." Ar kaut ko līdzīgu Slack, es ātri varu kādam uzdot jautājumu, nesatiekoties, lai apspriestu jautājuma būtību.

Iepriekš cilvēki vēlējās mazāk tehnoloģiju, jo, piemēram, bija grūti iegūt monitoram paredzēto dongu vai arī tas traucēja cilvēku uzmanību.

Es ceru, ka šo instrumentu skaita dēļ notiek mazāk sanāksmju, bet es nezinu, vai vēl ir konkrēti dati, kas to atbalstītu, izņemot propagandu, ko tur izliek atsevišķi uzņēmumi. Un pašā sanāksmē es domāju, ka mainās to būtība, jo mēs esam vairāk orientēti uz tehnoloģijām. Ja pakalpojumus izmantojam ārpus sapulces, tad arī pašām sapulcēm tas ir jāatsakās.

JD: Man patīk rīkot darba tikšanās. Man tie mēdz būt visproduktīvākie. Es tiekos kopā ar cilvēku grupu, mēs apsēžamies un veicam darbu, kas mums jādara turpat, varbūt, izmantojot mūsu ekrānā projicētos rīkus.

JS: Tas man liek domāt par pārvērtēto klases modeli. Klase ir vieta, kur veikt darbu, nevis tikai skatīties prezentāciju, līdzīgi kā sapulci nevajadzētu saukt tikai par to, lai pārlapotu klāju, pa kuru kāds jums varētu viegli nosūtīt e-pastu.

JD: Parunāsim nedaudz par Do.com. Sniedziet man 30 sekunžu skaidrojumu par to, kas ir Do.com, un tad mēs sīkāk runāsim par to, kā jūs to izmantojat.

JS: Do.com ir sadarbības programmatūra sanāksmēm. Tam nav nekā kopīga ar video un audio. Tas viss ir saistīts ar sanāksmju produktivitāti.

Izmantojot Do, cilvēki var iestatīt darba kārtību, lai viņi zinātu, par ko runāt. Viņi var reāllaikā veikt piezīmes un piešķirt uzdevumus, kas mijiedarbojas ar citām viņu darbplūsmām. Mēs esam integrēti Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce u.c.

Mums ir bijuši vairāk nekā 1, 5 miljoni cilvēku, kas piedalās sanāksmēs vairāk nekā 20 000 uzņēmumos. Būtībā mēs palīdzam cilvēkiem sarīkot mazāk tikšanās, labākas tikšanās, un, cerams, darbā būsim priecīgāki un produktīvāki.

JD: Un tas ir freemium modelis.

JS: Tā ir. Jūs varat reģistrēties bez maksas, un mums ir daudz bezmaksas lietotāju.

JD: Viena no lietām, kas mani pārsteidza saistībā ar Do.com, ir tā, ka tas patiešām mudina cilvēkus rīkoties pareizi, nevis ir risinājums pats par sevi. Es daudz domāju par lietām, piemēram, motivāciju un to, kā mēs ne vienmēr uzvedamies mūsu interesēs. Tāpēc es domāju, ka tas ir veikls, ja atrodu rīkus, kas vairāk vērsti uz mums, nevis kaut ko dod. Man radās sajūta, ka tas ir tas, par ko ir domāts Do.com.

JS: Jā, es piekrītu. Mēs uzskatām, ka sanāksmes ir ne tikai cilvēku, bet arī tehnoloģiju problēma. Piemēram, mums nav nepieciešama e-pasta lietotne, lai neļautu Bobam grāmatvedībā sūtīt ļoti garu ziņojumu, kuru ir grūti saprast. Tam, iespējams, ir sakars ar uzņēmuma politiku, Boba spēju būt profesionālam, komandas dinamiku, tādām lietām. Daži tīmekļa pārlūkprogrammā iestrēguši lietotāja interfeiss Bobu nemainīs.

Tas ir kaut kas, par ko es daudz domāju, kad iepriekš strādāju Jammerā. Yammer mēģināja padarīt uzņēmumus pārredzamākus. Bet ja godīgi, Yammer bija caurspīdīgu uzņēmumu rīks, jo ir ļoti grūti mainīt organizācijas kultūru.

Do.com ļoti daudz ir produkts, kas cenšas palīdzēt cilvēkiem būt labākiem un dod viņiem tehnoloģiju, kas viņiem ļauj to izdarīt, nevis dara to jūsu labā. Atklāti sakot, es pat nezinu, vai mēs varētu uzsist slēdzi un padarīt sanāksmi produktīvāku. Tas būtu diezgan maģiski!

Mēs patiešām ticam, ka tam būs paliekoša vara. Ja tas darbosies, tam ir jābūt no cilvēkiem, un mēs viņiem ļaujam kļūt par labāko.

JD: Pastāstiet man Do.com pirmsākumu stāstu un kāpēc jūs aizraujaties ar šo projektu un uzņēmumu.

JS: Es strādāju Yammer pirms Microsoft nopirka Yammer. Un, kā jūs droši vien varat iedomāties, pēc tam, kad Microsoft nopirka uzņēmumu, kultūra sāka daudz mainīties, ieskaitot daudz birokrātijas un sanāksmju pievienošanu.

Apmēram gadu pēc šīs iegādes es atklāju, ka lietas paveikt ir patiešām grūti. Man tas bija nenormāli, jo īpaši tāpēc, ka mēs sākotnēji bijām uzbūvēti, lai cilvēki varētu strādāt labāk!

Īsi sakot, es vienu dienu sēdēju šausmīgā tikšanās reizē ar 10 cilvēkiem un man aizgāja prātā domāt: "Ko es šeit daru?" Tā ārprāts mani tikai pārsteidza.

Ja es jūs uzaicināju uz vakariņu ballīti un es iepriekš negatavojos, lai iegūtu sastāvdaļas un būtu kāda koncepcija, kuru es gribēju, lai viesi izbauda, ​​viņi parādās un es saku: “Ei, ejam uz pārtikas veikalu un darām šo vakariņu ballīti, "viņi teiktu:" Tas ir traki! Mēs ar jums to negribēsim izdomāt. Mēs ieradāmies šeit uz vakariņu ballīti! " Bet tieši tā ir sapulces!

Man likās, ka tas ir traki, un man bija nieze pamest un dibināt jaunu uzņēmumu.

JD: Kādas citas produktivitātes lietotnes vai pakalpojumus jūs izmantojat? Vai jums ir kāda labākā prakse, kā palikt produktīvam?

JS: Vai es varu sniegt netradicionālu atbildi? Es domāju, ka dažas no labākajām produktivitātes lietotnēm nav īsti produktivitātes lietotnes. Piemēram, Uber man dod daudz lielāku produktivitāti nekā tāda lietotne kā Asana. Vietas tieku ātrāk un mazāk laika tērēju lietus laikā, gaidot automašīnu.

Ir vēl viens rīks, kuru izmantoju un kuru sauc par BetterSnapTool, un atkal tas nav klasisks produktivitātes rīks. Es uzstādīju monitoru ar trim kolonnām, un, izmantojot Windows Snap, es nospiedu īsinājumtaustiņu, un visi mani logi nofiksējas savā vietā.

Mēs šeit izmantojam arī Trello un Slack. Mēs izmantojam Instacart savām pārtikas precēm birojā. Tas, ka nevienam nav jāuztraucas, ir noderīgs un kaut kā rezultātā to padara produktīvāku.

JD: Un kā ir ar labāko praksi vai personīgās produktivitātes ieradumiem?

JS: Es esmu sācis bloķēt laika pārtraukšanu kalendāra dienā, lai pārliecinātos, ka sīkumi netiek sabojāti. Esmu no rīta izvēlējusies meditāciju, lai palīdzētu man iestatīt nulli un saprast, kas ir svarīgi.

Vēl viens netradicionāls ir lietu deleģēšana. Tas nav četru stundu darba nedēļas skanējums, bet man ir personība, kas liek man gribēt visu darīt pats. Paturot prātā vajadzību pēc noklusējuma deleģēt, nevis nolemjot rīkoties pats, ir bijis ļoti liela ietekme.

Manuprāt, tas ir sajaukums, kas saistīts ar pārdomātāku rīcību, laika boksa lietām un deleģēšanu. Esmu daudz mierīgāks un koncentrējos uz divām vai trim lietām, kurām katru dienu ir nozīme. Kā dibinātājs jūs varat atraut uzmanību no visa, kas saistīts ar uzņēmumu, neatkarīgi no tā, vai tās ir investoru attiecības vai PR iespējas, un tāpēc deleģēšana ir padarījusi mani produktīvāku.

JD: Cik liels ir jūsu personāls?

JS: Desmit cilvēki. Deleģēšana kļūst vienkāršāka, bet tas, protams, ir ļoti mazs uzņēmumam.

JD: Jā, bet citiem uzņēmējiem ir svarīgi zināt, ka pat tad, ja strādājat ar ļoti mazu komandu, deleģēšana joprojām ir svarīga.