Organizēšanās: viedāka datu apmaiņa

Komunikācija ir katra biznesa dzīvības spēks. Tomēr pārāk daudz uzņēmumu vadītāju, kas ikdienā saskaras ar izaicinājumiem, neņem vērā nepieciešamību dot darbiniekiem praktiskus informācijas apmaiņas veidus.

Tas, ko es domāju ar "informācijas apmaiņu", ietver mutvārdu komunikāciju, rakstisku dokumentāciju, servera uzturēšanu, e-pasta rakstīšanu un daudz ko citu. Šī raksta nolūkā es pievērsīšos elektroniskajiem dokumentiem, taču ir ārkārtīgi svarīgi apsvērt, kā notiek informācijas apmaiņa visā organizācijā un visos līmeņos.

Koplietošanas nozīme

Kāpēc informācijas apmaiņa ir svarīga? Jo labāka būs jūsu informācijas apmaiņa, jo efektīvāk darbosies jūsu bizness. Sniedzot darbiniekiem nepieciešamo informāciju, lai viņi varētu gūt panākumus darbā un labāk tos paveikt, palielinās arī viņu apmierinātība ar darbu.

Ja informācija netiek labi koplietota, uzņēmumi darbojas mazāk efektīvi un tērē naudu. Katru reizi, kad komandā pievienojas jauns darbinieks - gan kā pastāvīgs aizvietotājs, gan pagaidu (invaliditāte, grūtniecības un dzemdību atvaļinājums, gan sabats), gan arī jauna loma -, šai personai ir jāapgūst milzīgs daudzums par savu darba funkciju, kā arī par to, kā bizness darbojas. Kad darbinieki labi dalās ar informāciju, jaunie komandas locekļi ātrāk apgūst to, kas viņiem jāzina. Un tas, kas viņiem patiešām jāzina, ir tas, kā un kur atrast informāciju, nevis konkrētas atbildes uz jautājumiem. Tas ir princips "iemācīt cilvēkam makšķerēt".

Viena no dārgākajām izmaksām biznesā ir īre, jo tiek zaudēts laiks, lai piesaistītu jaunus darbiniekus. Jo ātrāk darbinieki izdomā, kā atbildēt uz viņu pašu jautājumiem, jo ​​ātrāk viņi var sniegt būtisku ieguldījumu jūsu apakšējā rindā. Jūsu mērķis, uzlabojot informācijas apmaiņu visā uzņēmumā, ir atvieglot cilvēkiem problēmu risināšanu. Vēl viens mērķis ir samazināt to reižu skaitu, cik reizes cilvēki atkārto tās pašas kļūdas. Iedomājieties, cik nevainojami un rentabli varētu darboties jūsu bizness, ja samazinātu šīs izmaksas.

Darbinieku dalītās informācijas veidi

Apsvērsim dažus īpašus informācijas veidus, ar kuriem vajadzētu dalīties: procesuālo dokumentāciju, personāla organizācijas shēmas, darbplūsmas diagrammas, personāla kontaktinformāciju, klienta kontaktinformāciju un cilvēkresursu veidlapas. Visticamāk, jūsu bizness ir padarījis cilvēkresursu formas viegli pieejamas visiem darbiniekiem - parasti tāpēc, ka likumi to pieprasa. Tomēr, runājot par visiem citiem dokumentiem, iespējams, ka tie ir novecojuši vai vispār nepastāv.

Tā vietā liela daļa informācijas, kas būtu jāpieraksta, tiek glabāta kāda cilvēka galvā, un tas ir problemātiski vairāku iemeslu dēļ. Iesācējiem - vienai personai nekad nevajadzētu būt vienīgai jebkurai uzņēmējdarbībai kritiskas informācijas glabātājai. Tas ir pārāk riskanti. Ja šī persona saslimst, aiziet no organizācijas vai nāksies aizvainot cilvēkus vai praksi organizācijas iekšienē, tas varētu likt atpakaļ biznesa gadus! Otrkārt, ja informācija tiek glabāta kāda cilvēka galvā, nevis redzamā vietā, neviens cits to nevar dot. Treškārt, citi cilvēki, kuriem nepieciešama informācija, nekad nav pārliecināti, vai viņiem ir visjaunākā versija. Iemesli turpinās un turpinās.

Viens no pārsteidzošākajiem sākuma līmeņa darbaspēka īpašumiem ir tas, ka viņi zina, kā meklēt lietas. Ja viņiem kaut kas jāzina (piemēram, kā rakstīt formulas programmā Excel) un var izdomāt pamatnoteikumus, ko izmanto tā aprakstīšanai (piemēram, summa, produkts, saistītās izklājlapas), viņi var atbildi atrast tiešsaistē.

Pārāk bieži uzņēmumi nav veidoti tā, lai atbalstītu šāda veida pašpietiekamību. Darba vietā ne vienmēr varat meklēt atbildi. Dažreiz jums ir jāmeklē cilvēki un jāizsvītro no viņiem vajadzīgā informācija, kā es minēju iepriekšējā sadaļā. Atbildes netiek glabātas meklējamā vietā. Bet viņiem vajadzētu būt!

Ļaujiet cilvēkiem dalīties

Ja lasāt šo rakstu un domājat: "Mans bizness ir nezālēs. W nekad nebūs laika vai resursu šāda veida aizmugures žurnāla darbam", nebaidieties. Lūk, kā jūs sadalāt to četrpakāpju pārvaldāmā projektā.

1. Izskaidrojiet dalīšanās nozīmi. 15 minūšu sanāksmē atklāti pasaki savas organizācijas cilvēkiem, kāpēc ir svarīgi koplietot dokumentus.

2. Atvēliet pusi dienas dokumentācijas projektam. Pērciet visiem pusdienas, ja jums ir jāpasaldina darījums.

3. Ja jūsu bizness ir sadalīts komandās, katrai komandai jātiekas, lai pārrunātu, kādi dokumenti ir nepieciešami, lai saliktu vai atjauninātu. Viņi var arī noteikt prioritāti, kurus dokumentus ir vissvarīgāk izveidot, pamatojoties uz to, kādas zināšanas dzīvo tikai vienas personas galvā.

4. Puses dienas projekta laikā katra persona būs atbildīga tikai par vienu dokumentu. Sarežģītos procesos divi vai vairāki cilvēki var būt atbildīgi. Projekta mērķis ir izveidot dokumentus, kas nepieciešami uzņēmējdarbībai, nevis pabeigt visus vienā dienā.

Pēc pus dienas ilgā projekta beigām komandas locekļiem (vai visai organizācijai, ja jūsu bizness ir mazs) vajadzētu savstarpēji dalīties ar to, ko viņi izveidojuši un cik tālu nokļuvuši. Pārliecinieties, ka visi saprot, ka visi dokumenti ir domāti, lai kļūtu par dzīviem dokumentiem.

Šis pēdējais solis ir izšķirīgs, un tas ir pelnījis vārdu vai divus skaidrojumus.

Dzīvie dokumenti

Dzīvs dokuments ir tāds, kas mainās ar laiku, un parasti to var mainīt cilvēku grupa, nevis tikai viens administrators. Ir ārkārtīgi svarīgi, lai ikviens, uz kuru attiecas dokumenti, dotu iespēju noskaidrot, kā ar viņiem rīkojas un kas tajos atrodas, pat jaunākais personāls, kas faktiski varētu būt zinošākie cilvēki par noteiktiem uzdevumiem.

Dzīvu dokumentu galvenais mērķis ir padarīt tos atvērtus un caurspīdīgus visiem cilvēkiem, kuriem tiem ir nepieciešama piekļuve - un ne tikai esošajiem darbiniekiem, bet arī nākamajiem darbiniekiem.

Nesen manam draugam vajadzēja labot izklājlapu, kuru viņa organizācija izmantoja, lai aprēķinātu izmaksas nodaļā. Izklājlapā bija nepareizas formulas, un persona, kas to bija iestatījusi, bija bloķējusi failu - un dažus gadus agrāk bija aizgājusi pensijā. Pēc neliela pastaigas pa koplietojamo serveri, mans draugs atrada dokumentu, kuram varēja piekļūt tikai vecākie darbinieki, un kurā bija parole. Viņam bija ārkārtīgi paveicies, ka iepriekšējais darbinieks bija domājis uz priekšu novietot šo informāciju vietā, kur to varēja atrast īstie cilvēki. Tomēr pat šajā gadījumā būtu bijis labāk, ja mans draugs (un visi vecākie darbinieki) jau laicīgi būtu zinājuši, ka šis dokuments ar paroli pastāv, kur tas atrodas un kā tas tiek nosaukts.

Konsekvence

Dzīvos dokumentus var glabāt koplietotos serveros vai pārvaldīt kā wiki. Ja faili tiek mitināti serverī, jums būs jāizstrādā pamatnostādnes par konvenciju nosaukšanu, lai cilvēki, pievienojot serverim jaunus failus un mapes (vai arhivējot vecākus failus), darītu to konsekventi. Ja visi atrodas vienā lapā, nosaukumi būs konsekventi, un visi varēs ātri atrast nepieciešamo.

Pēdējais informācijas apmaiņas solis ir dzīvu dokumentu pieejamība cilvēkiem, kuriem tie nepieciešami, un šajā nolūkā jums būs jāatgriežas pie failu un mapju nosaukšanas metodēm. Pat ja jūs izveidojat wiki, jūs vēlaties, lai būtu ieviests kaut kāds standarts, kā lapas tiek nosauktas un sakārtotas vietnē.

Noteikti visiem darbiniekiem paskaidrojiet, kādas nosaukšanas metodes tiek izmantotas un kāpēc. Esiet skaidrs, ko vēlaties darīt un kāpēc. Šeit ir daži galvenie punkti, kas jāuzsver:

1. Organizēšana palīdz mums gūt panākumus kā biznesam, tā kā komandai.

2. Izmantojot konsekventus nosaukšanas principus, mēs visi atrodamies vienā lapā un uzlabojam komandas mentalitāti.

3. Ja jums ir sistēma, tas ietaupa jūsu laiku, jo jūs ātri atradīsit lietas.

4. Samazināsit savas kļūdas, piemēram, datu dzēšanu vai failu pārrakstīšanu.

5. Organizācijai augot, mēs varēsim efektīvāk rīkoties ar jauno biznesu.

6. Kad mēs nolīgsim jaunus darbiniekus, viņu apmācīšana prasīs mazāk laika, un viņu iesaistīšana mūsu domāšanas modelī notiks ātrāk.

Dodieties prom

Svarīgas idejas, kas jāizņem no šī raksta:

1. Informācijas apmaiņai ir izšķiroša nozīme, lai gūtu panākumus uzņēmējdarbībā, un tai nepieciešama ikviena līdzdalība.

2. Dzīvi dokumenti laika gaitā var mainīties; dzīvajiem dokumentiem jābūt pieejamiem vairākiem cilvēkiem, kuri tos spēj mainīt, kā arī redzamiem visiem cilvēkiem, kuri uz tiem paļaujas, bet tagadnei un nākotnei.

3. Dokumentus, kas ir marķēti un saglabāti konsekventi, ir viegli atrodami, tāpēc tie tiks faktiski izmantoti.