Organizējieties: kā iegūt svarīgus datus, izmantojot skenēšanas un vecās lietotnes

Skenēšanas lietotne ar rakstzīmju optisko atpazīšanu (OCR) ir nepieciešama organizēšanai. Labākās skenēšanas lietotnes palīdz uztvert visa veida informāciju, piemēram, prezentācijas slaidus no sanāksmes, tāfeles piezīmes, vizītkartes, nemaz nerunājot par svarīgiem dokumentiem. Tie ir noderīgi arī citiem lietojumiem, sākot no papīra recepšu digitalizācijas līdz garantiju saglabāšanai.

Pirms dažiem gadiem man vajadzēja saņemt jaunu pasi un tajā pašā dienā to noformēt, lai saņemtu vīzu. Tieši pēc pases paņemšanas es domāju: "Man, iespējams, vajadzētu būt šīs kopijas, pirms es to nodošu." Es izņēmu tālruni un ieskenēju to. Protams, vīza prasīja vairāk nekā divas nedēļas, un pa to laiku man vajadzēja sīkas pases ziņas par ķekars dokumentu. Labi, ka man bija salasāms eksemplārs!

Kā darbojas skenēšanas lietotnes?

Kad izmantojat mobilo skenēšanas lietotni, tas daudz neatšķiras no attēla uzņemšanas. Ideālā situācijā jūs varat atskaņot dokumentu līdzenā kontrastējošā fonā un pavērst tālruņa kameru pret to.

Pēc tam skenēšanas lietotne ved jūs cauri procesam. Parasti tas liek jums dokumenta malas sakārtot ar apgriešanas atzīmēm tālruņa ekrānā. Turieties vienmērīgi, cik varat, bet neuztraucieties. Lietotne pielāgojas nelielām kustībām. Skenēšana notiek sekundi vai divas. Kad tas ir izdarīts, jūs parasti redzat sava dokumenta priekšskatījumu. Pēc tam lietotne parasti jautā, vai vēlaties pievienot vairāk lapu vai sākt jaunu skenēšanu.

Varbūt jūs domājat, ka jūs varētu izlaist skenēšanas lietotni un tā vietā nofotografēt visus dokumentus, kurus vēlaties saglabāt digitāli. Jūs varētu, bet ir divi trūkumi. Pirmkārt, attēls, visticamāk, nebūs tik skaidrs kā skenēšana, tāpēc jūs riskējat, ka jums nebūs salasāma teksta. Otrkārt, jūs nevarat meklēt tekstu, kas vēlāk varētu ārkārtīgi apgrūtināt vajadzīgā atrašanu.

Kas jums vajadzētu skenēt, izmantojot skenēšanas lietotni?

Apskatīsim piemērus, kā skenēšanas lietotni var izmantot, lai uzturētu sakārtotību. Pēc tam es paskaidrošu, kuras funkcijas jums vajadzētu meklēt labākajās skenēšanas lietotnēs, un nosaukšu dažas lietotnes, kurām tās ir.

Vizītkartes

Nākamreiz, kad kāds jums nodos vizītkarti, izmantojiet skenēšanas lietotni, lai iegūtu šīs personas kontaktinformāciju, un pēc tam atgrieziet karti. Jūs parādīsit, cik viegli ir būt bez papīra, vienlaikus vācot arī to informāciju digitālā formātā, lai vēlāk jums nekas nebūtu jāieraksta. Dažas skenēšanas lietotnes var atklāt vizītkartes un kontaktu lietotnē izveidot jaunu ierakstu. Citi meklē LinkedIn, lai ieteiktu tur izveidot savienojumu.

Tāfeles un prezentācijas materiāli

Sanāksmēs vairums no mums vēlas veltīt katram runātājam visu uzmanību. Tas ir grūti izdarāms, ja mēs strīdējamies pie prezentācijas vai tāfeles, cerot nepalaist garām svarīgu detaļu. Lielisks risinājums ir ātri skenēt slaidus vai citus materiālus, jo tie parādās, zinot, ka vēlāk varat tos izskatīt sīkāk.

Dokumenti pa e-pastu vai dublējumi

Lai gan daudzi cilvēki un organizācijas labprāt jums nosūta digitālos dokumentus, joprojām ir daudz gadījumu, kad mēs sastopamies ar papīru. Pieņemsim, ka jūsu banka dod jums parakstīšanai svarīgu papīra dokumentu, bet jūs vēlaties, lai jūsu advokāts to vispirms pārbaudītu. Šis ir lielisks laiks, lai izmantotu skenēšanas lietotni. Noskenējiet dažas lappuses, lai jūs tām varētu nosūtīt e-pastu. Dažās skenēšanas lietotnēs ir iekļauts rīks, kas ļauj arī tos digitāli parakstīt.

Pie citiem svarīgiem dokumentiem, kurus jūs varētu vēlēties skenēt un dublēt, ir imunizācijas ieraksti, nodokļu dokumenti un likumīgas izziņas (dzimšana, laulība, imigrācija utt.).

Ko meklēt skenēšanas lietotnē

Labākās skenēšanas lietotnes skaidri uztver jūsu dokumentus, padara tekstu meklējamu un palīdz saglabāt gatavos failus pareizajās vietās. Lūk, ko meklēt:

Automātiska malu noteikšana

Lieliska skenēšanas un OCR lietotne automātiski atrod dokumentu malas. Norādot kameru uz papīru, ekrānā redzamajām apgriešanas atzīmēm jāmeklē pašas dokumenta malas un jāpielāgojas dažādiem izmēriem. Tātad, neatkarīgi no tā, vai skenējat A4 formāta papīra lapu vai vizītkarti, lietotne to automātiski izdomā.

Saglabāšanas un eksportēšanas opcijas

Labākās skenēšanas lietotnes dod jums iespējas, kur varat saglabāt vai eksportēt tikko skenētos tekstus, piemēram, Google disks, Dropbox vai cits krātuves pakalpojums. Jūs nevēlaties lietotni, kas liek jums saglabāt dokumentus jaunā vietā.

OCR

Es pieminēju OCR šī raksta augšpusē. Ja jums ir OCR, visi skenētie vārdi kļūst par tekstu. Varat arī tekstu nokopēt un ielīmēt vai rediģēt. Pieņemsim, ka jūs skenējat recepti un redzat, ka tajā ir kļūda. Izmantojot patiešām labu skenēšanas un OCR lietotni, jums vajadzētu būt iespējai labot typo. Dažas lietotnes var pārveidot jūsu galīgo tekstu pazīstamā teksta apstrādes formātā, piemēram,.docx. Citi ļauj mainīt tekstu tieši lietotnē, vispirms neatverot dokumentu tekstapstrādē.

OCR ļauj meklēt arī dokumentu tekstos. Tas nozīmē, ka, ja vēlaties atrast savus imunizācijas ierakstus, varat atrast sava ārsta vārdu, lai atrastu failu. Jums nav jāatceras, ko jūs nosaucāt par failu. Ja failu atrašanai izmantojat daudz meklēšanas, tad jums noteikti ir nepieciešams OCR.

Meklēšanas funkcionalitāte

Varbūt jūs neesat pārāk organizēts, kad runa ir par failu eksportēšanu un saglabāšanu citā vietā. Tādā gadījumā jūs vēlaties, lai skenēšanas lietotnes saturā būtu iespējams meklēt jebko, ko reiz esat skenējis un kas jums tagad ir nepieciešams. Lieliskai skenēšanas lietotnei būs sava meklēšanas funkcionalitāte.

Vairāku lappušu atbalsts

Patiešām labas skenēšanas lietotnes var skenēt vairākas lapas pēc kārtas. Pēc tam visām lapām vajadzētu viegli salikt vienā PDF failā. Augstākās klases skenēšanas lietotnes labo arī lapu kropļojumus, piemēram, kad skenējat grāmatas no grāmatas un nevarat tā gluži labi izlīdzināties.

Cena

Daudzām no labākajām skenēšanas un OCR lietotnēm ir bezmaksas pakalpojumu līmenis un maksas premium līmenis. OCR dažreiz tiek uzskatīta par premium funkciju. Skenēšanas un OCR lietotņu cenu noteikšana ir nedaudz niecīga. Kādu laiku jūs varētu gaidīt, ka maksāsiet no USD 4 līdz 7 USD par pienācīgu lietotni. Tagad vienreizējās nodevas ir desmit reizes lielākas. Lai gan abonēšanas likmes ir saprātīgākas, dažiem cilvēkiem ir nepieciešama skenēšanas lietotne tikai dažas reizes gadā.

Labākās skenēšanas lietotnes

Tagad, kad esat sapratis, ko skenēšanas lietotnes var darīt un kāpēc jūs varētu to vēlēties, šeit ir daži no labākajiem, ko varat atrast. Es koncentrējos uz lietotnēm, kas piedāvā skenēšanu un OCR, un padara jūsu tekstu rediģējamu. Ir daudz lietotņu, kas tikai skenē. Evernote skenējami un mobilā lietotne Dropbox ir divi piemēri. Bet tie nedod jums galīgo tekstu, kuru varat kopēt un ielīmēt vai rediģēt. Šīs lietotnes to dara.

Neatkarīgi no tā, kuru lietotni izvēlēsities, jūs atradīsit, ka uzticamā skenēšanas lietotnes izmantošana palīdz digitalizēt dokumentus un uzturēt sakārtotību.

ABBYY FineScanner

Bezmaksas; Pro par 4, 99 USD mēnesī, 19, 99 USD gadā vai 59, 99 USD vienreizēja maksa

ABBYY FineScanner, iespējams, ir labākais un spējīgākais skeneris un OCR lietotne mobilajām ierīcēm. Tas eksportē failus dažādos formātos, ļauj saglabāt failus lielākajā daļā galveno glabāšanas pakalpojumu un pat darbojas OCR vairāk nekā 40 valodās. Lai iegūtu OCR, jums ir nepieciešams Premium konts, kas mēnesī maksā 4, 99 USD, 19, 99 USD gadā vai 59, 99 USD par vienreizēju samaksu.

Pieejams operētājsistēmā Android, iOS

Microsoft Office objektīvs

Bezmaksas

Microsoft Office Lens ir viena no nedaudzajām skenēšanas lietotnēm, kas ir pilnīgi bezmaksas. Tas ir nedaudz lēnāks un sarežģītāks nekā citas lietotnes ar malu noteikšanu un apgriešanu, taču tas ļauj paveikt darbu. Lietotnei ir īpaši režīmi vizītkaršu un tāfeles skenēšanai. Lai rediģētu skenēto tekstu, jums tas jāeksportē, izmantojot Microsoft OneDrive, un pēc tam tas jāatver Word.

Pieejams operētājsistēmās Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Bezmaksas; Pro par USD 4, 49 pirmajā gadā, tad USD 22, 49 gadā; vai 69, 99 USD vienreizējs operētājsistēmā iOS

Scanbot ir lieliska skenēšanas un OCR lietotne. Minētais uzņēmums nesen mainīja savu cenu modeli no lētas vienreizējas maksas uz gada abonementu vai dārgāku vienreizēju maksu (69, 99 USD). Turklāt cenas ir ļoti grūti izsekot. Jebkurā gadījumā ir vērts apsvērt Scanbot Pro versiju, ja gandrīz jebkura veida dokumentam ir nepieciešama ātra un precīza skenēšanas lietotne. Tam ir labi krāsu korekcijas un optimizācijas rīki, kā arī citas skenēšanas iespējas, piemēram, QR koda lasītājs un svītrkodu skeneris. Varat arī to izmantot dokumentu parakstīšanai, izmantojot tikai pirkstu un tālruni vai planšetdatoru.

Pieejams operētājsistēmās Android un iOS