Sāciet jauno gadu pa labi: smb it checklist

Gada sākšana tieši no IT perspektīvas nozīmē panākt haosu pēc iespējas vairāk pasūtījuma. Nedēļas starp Ziemassvētkiem un Jauno gadu mēdz būt niecīgas attiecībā uz IT palīdzības pieprasījumiem, izvietošanu un citiem nejaušinātiem pārvaldības uzdevumiem. Janvāra lielāko daļu seko šim piemēram, jo ​​pārējā organizācija atgriežas no brīvdienām un lēnām turpina attīstīties. Šīs nedēļas ir noderīgas IT vadītājiem, kuriem vajadzīgs laiks, lai sakārtotu savas mājas un nodrošinātu stingru tehnoloģiju pamatu visu atlikušo gadu. Šie ir seši galvenie soļi, kas IT vadītājiem jāveic pēc iespējas ātrāk 2016. gadā.

1. Plānojiet atsvaidzināt aparatūras nomu

Cerams, ka jūs uzturējāt precīzu aparatūras audita žurnālu, kas aptver visu jūsu vietnes infrastruktūru, ieskaitot ne tikai personālos datorus un piezīmjdatorus, bet arī tīkla aparatūru, printerus un šo aizvien paplašinošo mobilo ierīču kategoriju. Kam ir kas; kur tas atrodas; identificējošā pamatinformācija, piemēram, sērijas numuri, un, pats galvenais, nomas atsvaidzināšanas datumi. Pierakstiet, kāda aparatūra tiks atsvaidzināta šogad un kad, un pārliecinieties, ka ņemt to vērā jūsu projekta plānos. Pievērsiet īpašu uzmanību tam, kādas mobilās ierīces izmanto jūsu darbinieki, jo arvien vairāk cilvēku darbā izmanto personiskās mobilās ierīces (kas var radīt nevajadzīgu maksājumu apgrūtinājumu un drošības riskus).

2. Veiciet rūpīgu programmatūras licenču auditu

Ja pagājušajā gadā ievērojāt pareizu procedūru, tad jums jau vajadzēja pabeigt programmatūras auditu. Bet, ja jūs to nedarītu, jūs noteikti nevēlaties tagad izlaist šo soli.

Tomēr tāpat kā aparatūras auditā jūs atradīsit, ka lietotāji arī personīgi izvēlas savus programmatūras portfeļus. Līdzīgi kā darbinieki, kas darbā izmanto personiskās ierīces, arī daudzi izmanto savus mākoņa pakalpojumus. Tas var notikt tāpēc, ka viens lietotājs nolemj reģistrēties noteiktam pakalpojumam vai pat vesela komanda izvieto mākoņa pakalpojumu tieši savā starpā.

Bieži vien šie pakalpojumi tiek apmaksāti, izmantojot regulāras maksas, kas tiek noteiktas personīgajām vai korporatīvajām kredītkartēm, un grāmatvedībai var būt grūti noteikt, kurš par ko maksā. Viņiem tās ir sliktas ziņas, bet tas var arī iekost IT budžeta laikā, tāpēc dodieties pēc iespējas ātrāk. Šī tendence var izraisīt arī lielas galvassāpes no drošības viedokļa, jo daudzi tā dēvētie mākoņa pakalpojumi faktiski liek lietotājiem lejupielādēt klienta puses moduļus, kas obligāti izlaiž jūsu parasto pārbaudes procesu. Ja nezināt, kas darbojas jūsu lietotāju ierīcēs, nevarat viņus pienācīgi aizsargāt.

Tradicionālākā nozīmē pārliecinieties, ka arī jūsu programmatūras audits aptver parastās bāzes, kas nozīmē precīzu programmatūras instalēšanas, tās darbības vietas, piekļuves, kam ir licenču un kad šo licenču derīguma termiņš, precīzu novērtējumu. Īpašu uzmanību pievērsiet drošības programmatūrai - trīs piemēri ir pretvīrusu, virtuālie privātie tīkli (VPN) un šifrēšana.

3. Cieš caur šo drošības auditu

Protams, IT drošības auditi ir tikai nedaudz patīkamāki nekā IRS apmeklējums, taču labā ziņa ir tā, ka tie ir absolūti kritiski un ļoti specializēti. Tas nozīmē, ka jums ir lielisks gadījums, kad varat nolīgt konsultantu, lai jūs varētu izmantot šo procesu. Bet neatkarīgi no tā, vai jūs to darāt, vai kāds ārējs eksperts, pārliecinieties, ka detalizēti ir apskatīts:

Pievienojiet auditus. Piesaistiet procesu aparatūras un programmatūras audita datiem.

Identitātes aizsardzības analīze - kā jūs kontrolējat piekļuvi korporatīvajiem IT resursiem un datiem gan uz vietas, gan mākonī.

Mākoņu drošības analīze - atsevišķi analizējiet visas mākoņa operācijas neatkarīgi no tā, vai tās ir tikai dažas glabāšanas vietas ārpus vietnes vai pilnībā ieslēgta programma “programmatūra kā pakalpojums” (SaaS), kas darbina galveno biznesa procesu.

Datu aizsardzība un ārkārtas atkopšanas (DR) analīze - kā tika izstrādāts pagājušā gada risinājums un vai bija vājās vietas vai neparedzēti scenāriji, kuriem jums vajadzētu pievērsties šogad?

Kopējā audita analīze - to nevar dot nevienam konsultantam; izmantojiet drošības audita ziņojumu, lai novērtētu IT operāciju drošības līmeni, un noskaidrojiet ne tikai to, kur jāveic uzlabojumi, bet arī to, kur varat ietaupīt naudu, izmantojot dažādus drošības risinājumus vai taktiku.

4. Uzziniet savus biznesa procesus

Nelielā uzņēmumā to var izdarīt dažās sēdvietās “viens pret vienu”. Vidēja lieluma uzņēmumā jūs, iespējams, iegūsit iespēju samaksāt dažas pusdienas. Spēles nosaukums šeit ir "Kā tas īsti darbojas?" Ideja ir vispirms noskaidrot, kādi ir galvenie procesi jūsu biznesā, kas liek tam darboties (tas nozīmē, kas ļauj tam nopelnīt naudu un funkcionēt) un kas šos procesus vada vai kam tie pieder. Pēc tam izklaidējieties ar šiem ļaudīm un ļaujiet viņiem detalizēti izzināt, kā šie procesi notiek; kas ir patiešām svarīgi, lai viņi notiktu; kādi instrumenti tiek izmantoti šodien, lai panāktu šo darbu; un tas, ko šie ļaudis gribētu redzēt, kas vēlētos, notiktu vai vienkārši vispār gribētos pievērsties.

Tikai ar šo informāciju jūs patiešām varat radīt pievienoto vērtību. Jūsu kompetence nav tikai zināt, kas notiek tehnoloģijās; tā spēja radoši pielietot tehnoloģiju, lai šos naudas pelnīšanas procesus veiktu ātrāk, lētāk vai konkurētspējīgāk. Tikai tad, kad tiešām zināt, kā lietas darbojas, jūs varat to paveikt efektīvi, pat viegli. Tāpēc atvēliet kādu laiku prom no ekrāna un iepazīstieties ar kolēģiem. Jūs būsiet pārsteigts, cik priecīgs viņiem ir šīs sarunas un cik daudz jūsu iekšējais krājums var palielināties.

5. Runājiet ar mārketingu

IT un mārketings parasti ir divi departamenti, kuriem nav daudz sakara viens ar otru, izņemot virszemes mijiedarbību. Bet, uzliesmojot ap sociālo mediju mārketingu, tehnoloģijai ir arvien lielāka nozīme jūsu uzņēmuma vispārējā mārketinga plānā. Tātad, tērzējot gada sākumā, pārējā gada laikā jūs varat maksāt lielas dividendes. Galvenās lietas, par kurām mārketings, iespējams, vēlēsies diskutēt, ir:

Tiešsaistes un sociālo mediju klātbūtnes vadība - daudziem mārketinga departamentiem nav ne jausmas par viņiem pieejamo sarežģītības līmeni tiešsaistes mārketinga kampaņu pārvaldībā; Pievienojot šeit savu kompetenci, jūs varat uzreiz izveidot gadu ilgu tehnoloģiju plānu abām pusēm.

Datu apkopošana un glabāšana - mārketinga ļaudis mēdz lūgt visu ar nolūku izdomāt, kā to vēlāk izmantot. Tas būtu labi, ja tajā “viss” nebūtu iekļauti arī potenciālie tīmekļa, darījumu un klientu izsekošanas datu petatabāti. Izpratne par to, ko šie ļaudis šodien pulcē un ko viņi plāno gūt rīt, var diktēt jūsu glabāšanas stratēģiju visam gadam.

Datu analīze - ja datu bāzu administratori (DBA) līdz šim ir atbildējuši uz biznesa informācijas (BI) jautājumiem, sagatavojieties izmaiņām. Ja datu vākšanā būs izteikts apzīmējums, pieaugs tāds pats ieguves apjoms kā šiem datiem pēc vērtības. Iekraušana uz viena vai divu pārstrādātu DBA pleciem, iespējams, ir kļūda. Tā vietā pārbaudiet, vai pašapkalpošanās biznesa informācijas (BI) pakalpojumu rīki (piemēram, Microsoft Power BI vai Tableau Desktop) var palīdzēt jūsu organizācijai. Runājiet ar Mārketinga, finanšu un citām datu ietilpīgām nodaļām par to, kādas atziņas viņi meklē, un pēc tam noskaidrojiet, vai varat izvietot rīkus, lai viņi paši varētu meklēt šos tīrradņus.

6. Nokļūstiet plānošanā

Ja esat izpildījis jau aprakstītās darbības, jums tagad ir precīzs priekšstats par to, kādu tehnoloģiju jūsu uzņēmums izmanto, kā tā tiek izmantota un cik tā maksā. Jums ir arī labs ieskats caurumos, kas perforē šo situāciju - kur jūs maksājat pārāk daudz; kur slēpjas potenciālie drošības riski; kas būs jāatjaunina vai jāatsvaidzina šogad, un vēl kas cits.

Izmantojiet šos secinājumus, lai sāktu plānot savu IT gadu. Jums jāaprēķina, cik daudz projektu jūsu nodaļa var izskatīt papildus tiem, kuriem jānotiek (piemēram, licenču atjaunošana, jaunas aparatūras ieviešana nomas atsvaidzināšanas dēļ un tamlīdzīgi). Tikai pēc tam, kad būsit izplānojis šos neobligātos projektus, varat sākt pievienotās vērtības plānošanu.

Bet, nonākot šajā posmā, ir jāveic daži galvenie soļi:

Jūs esat tikusies ar frontes līniju vadītājiem; tagad tikties ar augstākā līmeņa vadību. Front-line ļaudis ir devuši jums ieskatu par to, kā lietas darbojas un kur jūs varat palīdzēt, bet tikai augstākā līmeņa vadība var dot jums plašāku priekšstatu. Lai nākt klajā ar efektīvu tehnoloģiju plānu, jums ir vajadzīgas abas perspektīvas.

Strādājiet pie tā, lai "pārdotu" projektus, pirms tērējat laiku novērtēšanai un testēšanai. Izdomāt, kuri rīki vislabāk darbosies jūsu organizācijā, var būt nogurdinošs un laikietilpīgs uzdevums. Neuzņemieties to, kamēr neesat saņēmis akciju no abām vadošajām pusēm un augstākās vadības. Citiem vārdiem sakot, pārdodiet savu projekta ideju ļaudīm, kuri gūs labumu, pirms tērēsit viņiem ievērojamas cilvēkstundas.

Pārdodot savus projektus, nekoncentrējieties tikai uz izmaksu ietaupījumu. Daudzi IT vadītāji noklusē, lai atrastu lētākus risinājumus visiem mūsdienās izmantotajiem rīkiem. Dažreiz tas ir labs leņķis - īpaši tādām lietām kā mobilie zvani un datu plāni. Bet uz uzdevumiem orientētai programmatūrai un mākoņa pakalpojumiem labāk ir koncentrēties uz palielinātu funkcionalitāti. Iestatiet ieinteresēto pušu piedāvāto risinājumu demonstrācijas, lai viņi varētu redzēt, ko jūsu plāns var viņiem palīdzēt, un jūs saņemsit daudz vairāk uzmanības nekā pat ar fantastiskāko budžeta izklājlapu.

Nepārspīlējiet to. Kad esat piesaistījis augstākās vadības uzmanību un procesa dalībnieku iesaistīšanos, ir viegli atbrīvoties no impulsa un aizrautības. Tas var novest pie pārāk daudzsološām, kas savukārt noved pie projekta izgāšanās un Advil atkarības. Esiet ļoti uzmanīgs, plānojot projektu. Nodrošiniet buferi ne tikai laika, bet arī budžeta ziņā, ja jums ir nepieciešams nolīgt ārēju palīdzību, lai kaut ko savlaicīgi pabeigtu. Atcerieties, ka IT ir jāreaģē arī uz neparedzētām situācijām, tāpēc ir svarīgi pārliecināties, ka varat izvietot rīt, vienlaikus efektīvi strādājot ar šodienu.